Verpflegungsmehraufwand im Lohnausweis: Ziffer 13, Steuerfreiheit und Deklaration
Verpflegungsmehraufwand erscheint im Schweizer Lohnausweis unter Ziffer 13, wenn die Entschädigung die gesetzlichen Voraussetzungen für steuerfreie Spesen erfüllt. Entscheidend ist, ob der Arbeitgeber über ein von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigtes Spesenreglement verfügt oder ob die Auslagen mit Einzelbelegen nachgewiesen werden. Fehlt beides, wird die Verpflegungsentschädigung als Lohnbestandteil in Ziffer 1 aufgeführt und unterliegt der vollen Besteuerung.
Die korrekte Deklaration betrifft nicht nur die Steuerpflicht der Mitarbeitenden, sondern auch die Sozialversicherungsabrechnung des Arbeitgebers. Fehler bei der Zuordnung führen regelmässig zu Nachforderungen bei Lohnsteuerrevisionen. Besonders bei Aussendienstmitarbeitenden mit regelmässigen Tagesdienstreisen lohnt sich eine saubere Abgrenzung zwischen steuerfreier Spesenvergütung und lohnrelevantem Zuschuss.
01.Ziffer 13 im Lohnausweis: Wo Verpflegungsmehraufwand hingehört
Die Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises der ESTV unterscheidet bei Spesenentschädigungen drei Unterziffern innerhalb von Ziffer 13. Für den Verpflegungsmehraufwand sind zwei davon relevant: Ziffer 13.1.1 für effektive Spesen mit Einzelbelegen und Ziffer 13.1.2 für Pauschalspesen auf Basis eines genehmigten Reglements. Die dritte Unterziffer 13.2 betrifft Repräsentationsspesen und ist für reine Verpflegungsentschädigungen nicht einschlägig.
Deklaration von Verpflegungsmehraufwand im Lohnausweis
Das Kreuz in Feld G signalisiert der Steuerbehörde, dass ein genehmigtes Spesenreglement vorliegt. Fehlt dieses Kreuz bei gleichzeitiger Deklaration in Ziffer 13.1.2, löst dies bei der Veranlagung regelmässig Rückfragen aus. Arbeitgeber sollten deshalb sicherstellen, dass Lohnbuchhaltung und Spesenreglement aufeinander abgestimmt sind.
02.Voraussetzungen für steuerfreien Verpflegungsmehraufwand
Damit Verpflegungsentschädigungen im Lohnausweis steuerfrei unter Ziffer 13 deklariert werden dürfen, müssen mehrere Bedingungen gleichzeitig erfüllt sein. Die Grundlage bildet Art. 327a OR, wonach der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen hat. Steuerlich steuerfrei sind diese Entschädigungen jedoch nur, wenn sie den tatsächlichen Mehraufwand abdecken und die formellen Anforderungen eingehalten werden.
- Auswärtige Tätigkeit: Der Mitarbeitende muss sich für die Arbeit ausserhalb des üblichen Arbeitsortes verpflegen. Wer täglich am selben Arbeitsort isst, hat keinen Verpflegungsmehraufwand im steuerlichen Sinn.
- Genehmigtes Spesenreglement oder Einzelbelege: Pauschalentschädigungen setzen ein von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigtes Spesenreglement voraus. Alternativ können effektive Auslagen mit Originalbelegen nachgewiesen werden. Ab 2026 müssen Spesenreglemente inhaltlich den SSK-Mustervorlagen entsprechen.
- Einhaltung der Höchstansätze: Die steuerfreie Verpflegungspauschale beträgt 2026 CHF 30.00 pro Mahlzeit. Beträge darüber gelten als überhöht und werden anteilig als Lohn qualifiziert.
- Keine Doppelvergütung: Erhält der Mitarbeitende bereits eine Mahlzeit vom Arbeitgeber (z. B. Kantine, Geschäftsessen), darf für dieselbe Mahlzeit keine zusätzliche Pauschale ausbezahlt werden.
- Dokumentation der Reisetätigkeit: Der Arbeitgeber muss nachweisen können, dass die Reisetage tatsächlich stattgefunden haben. Ein Reisejournal oder eine digitale Spesenerfassung mit Datum, Ort und Zweck genügt als Nachweis.
Fehlt auch nur eine dieser Voraussetzungen, stuft die Steuerbehörde die gesamte Verpflegungsentschädigung als Lohnbestandteil ein. Bei Lohnsteuerrevisionen wird besonders geprüft, ob die auswärtige Tätigkeit tatsächlich vorlag und ob das Spesenreglement zum Zeitpunkt der Auszahlung bereits genehmigt war.
Verpflegungsspesen korrekt erfassen und im Lohnausweis abbilden mit der Spesen App → Spesenbelege erfassen, einreichen, prüfen und freigeben.
Mehr erfahren →03.Praxisbeispiel: Aussendienstmitarbeitender mit Tagesdienstreisen
Ein typischer Fall in der Praxis ist ein Aussendienstmitarbeitender, der regelmässig Kunden in der ganzen Schweiz besucht. Das Unternehmen verfügt über ein von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigtes Spesenreglement, das eine Verpflegungspauschale von CHF 30.00 pro Mittagessen bei auswärtiger Tätigkeit vorsieht.
Beispielrechnung: Aussendienst mit 180 Reisetagen pro Jahr
Hätte dasselbe Unternehmen kein genehmigtes Spesenreglement, würden die CHF 5'400.00 in Ziffer 1 des Lohnausweises als Lohnbestandteil erscheinen. Der Mitarbeitende müsste den Betrag als Einkommen versteuern und könnte lediglich im Rahmen der Steuererklärung einen pauschalen Berufsauslagenabzug geltend machen. Für den Arbeitgeber wären zusätzlich AHV-, ALV- und weitere Sozialversicherungsbeiträge auf den CHF 5'400.00 geschuldet.
Angenommen, der Mitarbeitende wird an 20 dieser 180 Reisetage von Kunden zum Mittagessen eingeladen. Für diese 20 Tage darf keine Verpflegungspauschale ausbezahlt werden. Die korrekte Deklaration in Ziffer 13.1.2 beträgt dann 160 Tage x CHF 30.00 = CHF 4'800.00. Wird trotzdem für alle 180 Tage abgerechnet, qualifiziert die Steuerbehörde die überschüssigen CHF 600.00 als Lohn.
04.Was Lohnsteuerrevisionen beim Verpflegungsmehraufwand prüfen
Lohnsteuerrevisionen durch die kantonale Steuerverwaltung oder die AHV-Ausgleichskasse fokussieren bei Verpflegungsentschädigungen auf die Übereinstimmung zwischen Spesenreglement, tatsächlicher Reisetätigkeit und Lohnausweis-Deklaration. Die Revisoren vergleichen die Anzahl deklarierter Reisetage mit Kalendereinträgen, Kundenberichten oder Fahrtenbüchern.
- Genehmigungsdatum des Reglements: Revisoren prüfen, ob das Spesenreglement zum Zeitpunkt der Spesenauszahlung bereits genehmigt war. Rückwirkende Genehmigungen werden nicht akzeptiert.
- Plausibilität der Reisetage: Werden für einen Innendienst-Mitarbeitenden 200 Reisetage deklariert, verlangt die Revision Nachweise. Fehlende Dokumentation führt zur Umqualifikation der gesamten Pauschale.
- Übereinstimmung mit dem Reglement: Die ausbezahlten Beträge müssen exakt den im Reglement festgelegten Ansätzen entsprechen. Höhere Beträge ohne Einzelbelege gelten als verdeckter Lohn.
- Gleichbehandlung im Unternehmen: Erhalten einzelne Mitarbeitende deutlich höhere Verpflegungsentschädigungen als vergleichbare Kollegen, wird dies als Indiz für verdeckte Lohnzahlungen gewertet.
Die Folgen einer Beanstandung sind erheblich: Der Arbeitgeber schuldet nachträglich AHV-Beiträge auf den umqualifizierten Beträgen, und die Mitarbeitenden erhalten korrigierte Lohnausweise mit höherem steuerbarem Einkommen. Die Nachforderungen können bis zu fünf Jahre zurückreichen.
05.Häufige Fehler
Fehler 1: Pauschalspesen ohne genehmigtes Reglement in Ziffer 13 deklariert
Wird Verpflegungsmehraufwand pauschal vergütet und in Ziffer 13.1.2 eingetragen, obwohl kein genehmigtes Spesenreglement vorliegt, qualifiziert die Steuerbehörde den gesamten Betrag als Lohn nach. Der Arbeitgeber schuldet rückwirkend Sozialversicherungsbeiträge, und die Mitarbeitenden erhalten korrigierte Lohnausweise. Vor der ersten Auszahlung muss das Reglement bei der kantonalen Steuerverwaltung eingereicht und genehmigt sein.
Fehler 2: Feld G im Lohnausweis nicht angekreuzt
Das Kreuz in Feld G ist Pflicht, wenn Pauschalspesen gemäss genehmigtem Reglement ausbezahlt werden. Fehlt es, geht die Steuerbehörde davon aus, dass kein Reglement existiert, und verlangt Nachweise oder qualifiziert die Spesen als Lohn um. Dieser Fehler lässt sich durch eine Checkliste beim Jahresabschluss der Lohnbuchhaltung vermeiden.
Fehler 3: Verpflegungspauschale trotz Geschäftsessen ausbezahlt
Wird an einem Reisetag ein Geschäftsessen vom Arbeitgeber bezahlt und zusätzlich die Verpflegungspauschale für dieselbe Mahlzeit vergütet, liegt eine Doppelvergütung vor. Die Steuerbehörde qualifiziert den überschüssigen Betrag als steuerpflichtigen Lohn. Mitarbeitende müssen Geschäftsessen im Spesentool kennzeichnen, damit die Pauschale automatisch entfällt.
Fehler 4: Keine Dokumentation der Reisetage vorhanden
Viele Unternehmen zahlen Verpflegungspauschalen auf Basis einer geschätzten Anzahl Reisetage aus, ohne die einzelnen Tage zu dokumentieren. Bei einer Revision fehlt dann der Nachweis, dass die auswärtige Tätigkeit tatsächlich stattfand. Ein digitales Reisejournal mit Datum, Zielort und Geschäftszweck schafft die nötige Beweislage.
Fehler 5: Überhöhte Pauschale ohne Einzelbelege für den Differenzbetrag
Manche Spesenreglemente sehen Verpflegungspauschalen über CHF 30.00 vor, etwa CHF 35.00 pro Mahlzeit. Die Differenz von CHF 5.00 ist nur steuerfrei, wenn sie mit Einzelbelegen nachgewiesen wird. Fehlen die Belege, wird der übersteigende Betrag als Lohn in Ziffer 1 deklariert. Das Reglement sollte deshalb die ESTV-Ansätze nicht ohne Belegpflicht überschreiten.
06.Häufige Fragen
Muss Verpflegungsmehraufwand immer im Lohnausweis erscheinen?
Ja, jede Verpflegungsentschädigung des Arbeitgebers muss im Lohnausweis deklariert werden. Bei steuerfreien Spesen erfolgt die Deklaration in Ziffer 13, bei fehlenden Voraussetzungen in Ziffer 1 als Lohnbestandteil. Eine vollständige Nichtdeklaration ist unzulässig und kann als Steuerhinterziehung gewertet werden.
Kann ich als Arbeitnehmer Verpflegungsmehraufwand in der Steuererklärung abziehen, wenn er nicht im Lohnausweis steht?
Wenn der Arbeitgeber keine Verpflegungsentschädigung zahlt, können Arbeitnehmende die Mehrkosten für auswärtige Verpflegung als Berufsauslagen in der Steuererklärung geltend machen. Die Höhe des Abzugs richtet sich nach dem kantonalen Steuergesetz. Wird bereits eine steuerfreie Entschädigung in Ziffer 13 deklariert, entfällt der Abzug in der Steuererklärung.
Wie lange dauert die Genehmigung eines Spesenreglements durch die Steuerverwaltung?
Die Bearbeitungsdauer variiert je nach Kanton zwischen zwei Wochen und drei Monaten. Es empfiehlt sich, das Reglement frühzeitig einzureichen, da es erst ab dem Genehmigungsdatum gilt. Rückwirkende Genehmigungen werden von den Steuerbehörden nicht erteilt.
Gilt die Verpflegungspauschale von CHF 30.00 auch für das Abendessen?
Ja, der Ansatz von CHF 30.00 gilt pro Mahlzeit, also sowohl für das Mittagessen als auch für das Abendessen bei auswärtiger Tätigkeit. Bei ganztägigen Dienstreisen mit Mittag- und Abendessen können somit CHF 60.00 pro Tag steuerfrei vergütet werden, sofern das Spesenreglement dies vorsieht.
Was passiert, wenn das Spesenreglement noch den alten Ansatz von CHF 27.50 enthält?
Ein genehmigtes Reglement mit tieferen Ansätzen bleibt gültig, solange es nicht widerrufen wird. Der Arbeitgeber darf die im Reglement festgelegten Beträge auszahlen und steuerfrei deklarieren. Eine Anpassung an die aktuellen ESTV-Ansätze ist empfehlenswert, erfordert aber eine erneute Einreichung bei der Steuerverwaltung.
Müssen Teilzeitmitarbeitende bei der Verpflegungspauschale anders behandelt werden?
Die Verpflegungspauschale richtet sich nach den tatsächlichen Reisetagen, nicht nach dem Beschäftigungsgrad. Ein Teilzeitmitarbeitender mit 80 Reisetagen erhält 80 x CHF 30.00 = CHF 2'400.00 steuerfrei. Eine anteilige Kürzung der Tagespauschale aufgrund des Pensums ist nicht vorgesehen.