Verpflegungsmehraufwand im Lohnausweis: Ziffer 13, Pauschale und Deklaration
Verpflegungspauschalen bis CHF 30 pro Hauptmahlzeit nach Rz 52 der Wegleitung zum Lohnausweis: Kreuz in Ziffer 13.1.1, ohne Betrag und ohne Reglementpflicht. Darüber hinausgehende Spesen ohne genehmigtes Reglement sind betragsmässig anzugeben, Monatspauschalen in Ziffer 13.2. Die korrekte Deklaration des Verpflegungsmehraufwands im Lohnausweis gehört zu den häufigsten Unsicherheiten in der Schweizer Lohnbuchhaltung. Dieser Beitrag zeigt HR-Verantwortlichen, welche Ziffer wann greift, was nicht in den Lohnausweis gehört und wie die Quellensteuer mit Verpflegungspauschalen zusammenspielt.
01.VMW im Lohnausweis: Ziffer 13.1.1, 13.2 und Ziffer 15
Die ESTV-Wegleitung zum Lohnausweis unterscheidet, ob die Vorgaben von Rz 52 eingehalten sind, ob ein vom Sitzkanton genehmigtes Spesenreglement vorliegt und ob es sich um eine Einzelfallpauschale oder eine Pauschale für einen Zeitabschnitt handelt. Nach Rz 52 beträgt die Pauschale für eine Hauptmahlzeit (Mittag- oder Abendessen) höchstens CHF 30, die effektive Vergütung in der Regel höchstens CHF 35. Eine Hochrechnung dieser Einzelfallpauschalen auf die Arbeitstage ist nicht zulässig.
Deklaration des Verpflegungsmehraufwands im Lohnausweis
Ein Beispiel mit angenommenen Zahlen: Ein Arbeitgeber ohne genehmigtes Reglement vergütet einem Aussendienstmitarbeiter CHF 40 pro auswärtigem Mittagessen, im Jahr 200 Mittagessen. Weil CHF 40 über Rz 52 liegt, genügt das Kreuz nicht; die Spesen von 200 × CHF 40 = CHF 8'000 sind betragsmässig anzugeben. Entsprechen CHF 40 nicht den effektiven Kosten, können Steuerbehörde und AHV den nicht begründeten Teil – hier bis 200 × CHF 10 = CHF 2'000 – als Lohn aufrechnen. Mit einem genehmigten Reglement, das CHF 40 vorsieht, entfällt die Betragsangabe.
Für Mitarbeitende, die 40–60 % der Arbeitszeit ausserhalb der üblichen Arbeitsstätte tätig sind und deshalb eine Mittagessensentschädigung erhalten, ist Feld G anzukreuzen. Bei über 60 % ist ausschliesslich in Ziffer 15 der Hinweis «Mittagessen durch Arbeitgeber bezahlt» anzubringen. Unternehmen mit genehmigtem Reglement vermerken in Ziffer 15 zudem die Genehmigung durch den Kanton.
02.Was nicht in den Lohnausweis gehört
Nicht jede Verpflegungsleistung des Arbeitgebers ist im Lohnausweis zu deklarieren. Die ESTV-Wegleitung schliesst bestimmte Sachverhalte ausdrücklich von der Lohnausweis-Pflicht aus, sofern sie betrieblich veranlasst sind und keinen geldwerten Vorteil für den Arbeitnehmenden darstellen.
- Arbeitgeberkantine mit Subvention: Verbilligte Mahlzeiten in der Betriebskantine gelten nicht als Verpflegungsmehraufwand und erscheinen nicht in Ziffer 13. Die Wegleitung verlangt aber ein Kreuz in Feld G, wenn der Arbeitgeber verbilligte Mahlzeiten in einem Personalrestaurant ermöglicht – auch wenn nicht bekannt ist, ob der Arbeitnehmende davon Gebrauch macht.
- Direkte Restaurantzahlung durch den Arbeitgeber: Bezahlt der Arbeitgeber ein Geschäftsessen direkt an das Restaurant, entsteht kein Lohnausweis-Eintrag, sofern der Anlass betrieblich begründet ist. Die Rechnung wird als Betriebsaufwand verbucht.
- Verpflegung an internen Anlässen: Mahlzeiten bei Teamsitzungen, Workshops oder Firmenanlässen, die der Arbeitgeber organisiert und direkt bezahlt, sind kein VMW und erscheinen nicht im Lohnausweis.
- Getränke und Snacks am Arbeitsplatz: Kostenlos bereitgestellter Kaffee, Wasser oder Früchte gelten als geringfügige Aufmerksamkeiten und sind nicht deklarationspflichtig.
Wichtig ist die Abgrenzung: Sobald der Arbeitgeber dem Mitarbeitenden Geld für Verpflegung auszahlt, statt direkt zu bezahlen, handelt es sich um eine Spesenvergütung oder – bei Barbeiträgen an die Verpflegung am Arbeitsort wie Mittagszulagen – um Lohn. Spesenvergütungen erscheinen je nach Situation als Kreuz oder Betrag in Ziffer 13.1.1 bzw. als Betrag in Ziffer 13.2. Die direkte Bezahlung betrieblicher Anlässe durch den Arbeitgeber vermeidet den Lohnausweis-Eintrag, erfordert aber eine saubere Belegablage im Unternehmen.
Verpflegungspauschalen korrekt erfassen und im Lohnausweis abbilden mit der Spesen App → Spesenbelege erfassen, einreichen, prüfen und freigeben.
Mehr erfahren →03.Quellensteuer und Verpflegungsmehraufwand
Für quellenbesteuerte Mitarbeitende gelten bei Spesen dieselben Grundsätze wie für alle anderen: Spesenvergütungen, die notwendige Auslagen abgelten, sind kein Lohn. Verpflegungspauschalen im Rahmen von Rz 52 – bis CHF 30 pro Hauptmahlzeit – gehören deshalb nicht zum quellensteuerpflichtigen Bruttolohn, auch ohne genehmigtes Spesenreglement. Heikel sind überhöhte oder nicht begründbare Pauschalen: Was Steuerbehörde oder AHV als Lohn aufrechnen, unterliegt auch der Quellensteuer.
Verpflegungspauschale und Quellensteuer im Überblick
In der Praxis bedeutet dies: Arbeitgeber mit quellenbesteuerten Mitarbeitenden sollten Verpflegungspauschalen im Rahmen von Rz 52 halten oder höhere Ansätze in einem genehmigten Spesenreglement festlegen. Ein genehmigtes Reglement schafft Rechtssicherheit. Die Genehmigung erfolgt bei der Steuerverwaltung des Sitzkantons; die anderen Kantone anerkennen es, wenn es auf den SSK-Mustervorlagen beruht.
Effektivspesen mit Originalbelegen sind auch ohne genehmigtes Reglement kein Lohn, da sie einen nachgewiesenen Aufwand abgelten. Liegen sie über den Werten von Rz 52, sind sie ohne genehmigtes Reglement in Ziffer 13.1.1 betragsmässig anzugeben.
04.Häufige Fehler
Fehler 1: Betrag in Ziffer 13.1.1 statt nur Kreuz eingetragen
Halten die Spesen die Vorgaben von Rz 52 ein oder liegt ein genehmigtes Reglement vor, genügt in Ziffer 13.1.1 ein Kreuz. Ein zusätzlich eingetragener Betrag führt zu Rückfragen und unnötigem Abklärungsaufwand. Prüfen Sie vor dem Jahresabschluss, ob die Lohnsoftware korrekt konfiguriert ist.
Fehler 2: Kreuz in Ziffer 13.1.1 trotz Spesen über Rz 52 ohne Reglement
Liegen die Vergütungen über Rz 52 und fehlt ein genehmigtes Reglement, genügt das Kreuz nicht. Die effektiven Reise-, Verpflegungs- und Übernachtungsspesen sind dann betragsmässig anzugeben (Rz 53). Ein genehmigtes Spesenreglement schafft für höhere Ansätze Rechtssicherheit.
Fehler 3: Monatspauschale ohne Betrag in Ziffer 13.2
Eine monatliche Verpflegungspauschale ist keine Einzelfallpauschale nach Rz 52, sondern eine Pauschale für einen Zeitabschnitt. Sie muss in Ziffer 13.2 betragsmässig erscheinen, auch mit genehmigtem Reglement, und in etwa den effektiven Auslagen entsprechen.
Fehler 4: Kantinensubvention als VMW in Ziffer 13 eingetragen
Verbilligte Kantinenmahlzeiten sind kein Verpflegungsmehraufwand und gehören nicht in Ziffer 13. Stattdessen ist Feld G anzukreuzen. Ein fälschlicher Eintrag in Ziffer 13 macht den Lohnausweis fehlerhaft.
Fehler 5: Effektivspesen in Ziffer 13.2 statt 13.1.1
Effektive Reise-, Verpflegungs- und Übernachtungsspesen gehören in Ziffer 13.1.1, nicht in Ziffer 13.2. Ziffer 13.2 ist für Pauschalspesen reserviert, etwa Repräsentations-, Auto- oder übrige Pauschalspesen.
05.Häufige Fragen
Muss ich die Pauschale von CHF 30 pro Hauptmahlzeit in den Lohnausweis eintragen?
Nein. Halten alle Spesen die Vorgaben von Rz 52 ein, setzen Sie lediglich ein Kreuz in Ziffer 13.1.1; ein Betrag wird nicht eingetragen. Dafür braucht es kein genehmigtes Spesenreglement.
Was passiert, wenn wir eine höhere Verpflegungspauschale als CHF 30 bezahlen?
Mit einem vom Sitzkanton genehmigten Spesenreglement, das den höheren Ansatz vorsieht, genügt weiterhin ein Kreuz in Ziffer 13.1.1 sowie der Vermerk in Ziffer 15. Ohne genehmigtes Reglement sind die Spesen betragsmässig anzugeben (Rz 53). Entspricht die Pauschale nicht den effektiven Kosten, können Steuerbehörde und AHV den überhöhten Teil als Lohn aufrechnen.
Wie deklariere ich VMW für Teilzeitmitarbeitende im Lohnausweis?
Der Beschäftigungsgrad hat keinen Einfluss auf die Deklarationsart. Massgebend sind die tatsächlich wegen der Arbeit auswärts eingenommenen Hauptmahlzeiten. Die Pauschale von bis zu CHF 30 gilt pro Hauptmahlzeit und nicht anteilig zum Pensum.
Gilt die Kreuz-Regelung in Ziffer 13.1.1 auch für Geschäftsleitungsmitglieder?
Ja, die Deklarationsregeln gelten für alle Mitarbeitenden gleichermassen. Für Geschäftsleitungsmitglieder kann ein genehmigtes Reglement höhere Ansätze vorsehen. Pauschale Repräsentationsspesen sind aber immer betragsmässig in Ziffer 13.2 anzugeben.
Können Verpflegungspauschale und Effektivspesen im selben Lohnausweis vorkommen?
Ja, solange dieselbe Mahlzeit nicht doppelt vergütet wird. Halten Pauschalen und Effektivspesen die Vorgaben von Rz 52 ein, genügt für beide das Kreuz in Ziffer 13.1.1. Andernfalls und ohne genehmigtes Reglement sind die Beträge in Ziffer 13.1.1 anzugeben; Monatspauschalen stehen in Ziffer 13.2.
Wo finde ich die Vorlage für ein genehmigungsfähiges Spesenreglement?
Die Schweizerische Steuerkonferenz (SSK) stellt Mustervorlagen für Spesenreglemente zur Verfügung, aktualisiert per 1. Januar 2026. Die Wegleitung zum Lohnausweis empfiehlt, das Reglement danach aufzubauen. Das Gesuch um Genehmigung stellen Sie bei der Steuerbehörde des Sitzkantons.