Verpflegungsmehraufwand im Lohnausweis: Ziffer 13, Pauschale und Deklaration
VMW-Pauschalspesen mit genehmigtem Reglement: Kreuz in Lohnausweis Ziffer 13.1 (ohne Betrag) – Effektivspesen mit Beleg: Betrag in 13.2; Überschreitung CHF 30: Differenz als Lohn in Ziffer 1. Die korrekte Deklaration des Verpflegungsmehraufwands im Lohnausweis gehört zu den häufigsten Unsicherheiten in der Schweizer Lohnbuchhaltung. Dieser Beitrag zeigt HR-Verantwortlichen Schritt für Schritt, welche Ziffer wann greift, was nicht in den Lohnausweis gehört und wie die Quellensteuer mit VMW-Pauschalen zusammenspielt.
01.VMW im Lohnausweis: Ziffer 13.1, 13.2 und Ziffer 1
Die ESTV-Wegleitung zum Lohnausweis unterscheidet drei Szenarien für die Deklaration von Verpflegungsmehraufwand. Entscheidend ist, ob der Arbeitgeber Pauschalen oder Effektivspesen vergütet und ob ein von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigtes Spesenreglement vorliegt. Der massgebliche Tagesansatz beträgt ab 2026 unverändert CHF 30 für Mittag- oder Abendessen.
Deklaration VMW im Lohnausweis nach Abrechnungsart
Ein konkretes Beispiel verdeutlicht die Überschreitungsregel: Vergütet ein Arbeitgeber eine Verpflegungspauschale von CHF 40 pro Tag und leistet der Mitarbeitende 200 Aussendiensttage, ergibt sich eine Differenz von CHF 10 pro Tag. Die Gesamtdifferenz von CHF 2'000 (200 Tage x CHF 10) wird in Ziffer 1 als Lohnbestandteil aufgeführt und unterliegt der AHV-Beitragspflicht sowie der Einkommenssteuer.
Ohne genehmigtes Spesenreglement ist die vereinfachte Deklaration mit Kreuz in Ziffer 13.1.1 nicht zulässig. In diesem Fall muss der Arbeitgeber sämtliche Verpflegungspauschalen als Lohnbestandteil in Ziffer 1 deklarieren oder auf Effektivspesen mit Belegen umstellen und den Betrag in Ziffer 13.2 eintragen.
02.Was nicht in den Lohnausweis gehört
Nicht jede Verpflegungsleistung des Arbeitgebers ist im Lohnausweis zu deklarieren. Die ESTV-Wegleitung schliesst bestimmte Sachverhalte ausdrücklich von der Lohnausweis-Pflicht aus, sofern sie betrieblich veranlasst sind und keinen geldwerten Vorteil für den Arbeitnehmenden darstellen.
- Arbeitgeberkantine mit Subvention: Verbilligte Mahlzeiten in der Betriebskantine gelten nicht als Verpflegungsmehraufwand. Sie werden weder in Ziffer 13 noch in Ziffer 1 aufgeführt, solange der Arbeitnehmende einen angemessenen Eigenanteil bezahlt.
- Direkte Restaurantzahlung durch den Arbeitgeber: Bezahlt der Arbeitgeber ein Geschäftsessen direkt an das Restaurant, entsteht kein Lohnausweis-Eintrag, sofern der Anlass betrieblich begründet ist. Die Rechnung wird als Betriebsaufwand verbucht.
- Verpflegung an internen Anlässen: Mahlzeiten bei Teamsitzungen, Workshops oder Firmenanlässen, die der Arbeitgeber organisiert und direkt bezahlt, sind kein VMW und erscheinen nicht im Lohnausweis.
- Getränke und Snacks am Arbeitsplatz: Kostenlos bereitgestellter Kaffee, Wasser oder Früchte gelten als geringfügige Aufmerksamkeiten und sind nicht deklarationspflichtig.
Wichtig ist die Abgrenzung: Sobald der Arbeitgeber dem Mitarbeitenden Geld für Verpflegung auszahlt, statt direkt zu bezahlen, handelt es sich um eine Spesenvergütung. Diese muss je nach Abrechnungsart in Ziffer 13.1.1, 13.2 oder Ziffer 1 erscheinen. Die direkte Bezahlung durch den Arbeitgeber vermeidet den Lohnausweis-Eintrag, erfordert aber eine saubere Belegablage im Unternehmen.
Verpflegungspauschalen korrekt erfassen und im Lohnausweis abbilden mit der Spesen App → Spesenbelege erfassen, einreichen, prüfen und freigeben.
Mehr erfahren →03.Quellensteuer und Verpflegungsmehraufwand
Für quellenbesteuerte Mitarbeitende gelten besondere Regeln bei der Verpflegungspauschale. Grundsätzlich sind VMW-Pauschalen innerhalb des ESTV-Rahmens von CHF 30 pro Tag quellensteuerbefreit, sofern ein von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigtes Spesenreglement vorliegt. Ohne genehmigtes Reglement wird die Pauschale dem quellensteuerpflichtigen Bruttolohn zugerechnet.
VMW-Pauschale und Quellensteuer im Überblick
In der Praxis bedeutet dies: Arbeitgeber mit quellenbesteuerten Mitarbeitenden sollten das Spesenreglement zwingend genehmigen lassen, bevor sie VMW-Pauschalen auszahlen. Andernfalls erhöht sich die Quellensteuerlast für den Mitarbeitenden, und der Arbeitgeber muss die Pauschale in der monatlichen Quellensteuerabrechnung als Lohnbestandteil berücksichtigen. Die Genehmigung des Reglements erfolgt bei der kantonalen Steuerverwaltung am Sitz des Arbeitgebers und gilt in der Regel für alle Kantone.
Effektivspesen mit Originalbelegen sind auch ohne genehmigtes Reglement quellensteuerbefreit, da sie einen nachgewiesenen Aufwand darstellen. Für Unternehmen ohne genehmigtes Reglement ist die Effektivabrechnung daher der sicherere Weg, um quellenbesteuerte Mitarbeitende nicht zusätzlich zu belasten.
04.Häufige Fehler
Fehler 1: Betrag in Ziffer 13.1.1 statt nur Kreuz eingetragen
Bei genehmigtem Spesenreglement darf in Ziffer 13.1.1 kein Betrag stehen, sondern nur ein Kreuz. Wird trotzdem ein Betrag eingetragen, kann die Steuerbehörde den gesamten Betrag als steuerpflichtigen Lohn qualifizieren. Prüfen Sie vor dem Jahresabschluss, ob die Lohnsoftware korrekt konfiguriert ist.
Fehler 2: Pauschale ohne genehmigtes Reglement in Ziffer 13.1.1 deklariert
Ohne Genehmigung der kantonalen Steuerverwaltung ist die Deklaration in Ziffer 13.1.1 unzulässig. Die gesamte Pauschale muss dann als Lohn in Ziffer 1 erscheinen und ist AHV- sowie steuerpflichtig. Lassen Sie das Spesenreglement vor der ersten Pauschalzahlung genehmigen.
Fehler 3: Differenz bei Überschreitung des CHF-30-Ansatzes vergessen
Zahlt der Arbeitgeber mehr als CHF 30 pro Tag, muss die Differenz in Ziffer 1 als Lohn deklariert werden. Wird dies unterlassen, drohen Nachforderungen bei AHV-Beiträgen und Einkommenssteuer. Berechnen Sie die Differenz pro Mitarbeitenden systematisch am Jahresende.
Fehler 4: Kantinensubvention als VMW in Ziffer 13 eingetragen
Verbilligte Kantinenmahlzeiten sind kein Verpflegungsmehraufwand und gehören nicht in Ziffer 13. Ein fälschlicher Eintrag kann bei der Revision zu Rückfragen führen und den Lohnausweis fehlerhaft machen. Kantinensubventionen werden ausschliesslich in der Buchhaltung als Personalaufwand erfasst.
Fehler 5: Quellensteuerabrechnung ohne Berücksichtigung des Reglements
Bei quellenbesteuerten Mitarbeitenden wird die VMW-Pauschale ohne genehmigtes Reglement zum quellensteuerpflichtigen Lohn addiert. Fehlt diese Zurechnung, entstehen Differenzen bei der Quellensteuerabrechnung. Klären Sie den Reglementsstatus vor der ersten Lohnabrechnung des Jahres.
05.Häufige Fragen
Muss ich den CHF 30-Pauschalbetrag in den Lohnausweis eintragen?
Nein, bei einem genehmigten Spesenreglement setzen Sie lediglich ein Kreuz in Ziffer 13.1.1 des Lohnausweises. Ein Betrag wird nicht eingetragen. Ohne genehmigtes Reglement muss die Pauschale hingegen als Lohn in Ziffer 1 deklariert werden.
Was passiert, wenn unser Spesenreglement eine höhere Verpflegungspauschale als CHF 30 vorsieht?
Die Differenz zwischen der tatsächlich bezahlten Pauschale und dem ESTV-Ansatz von CHF 30 pro Tag gilt als Lohnbestandteil. Diese Differenz wird in Ziffer 1 des Lohnausweises eingetragen und ist AHV-beitragspflichtig sowie einkommenssteuerpflichtig.
Wie deklariere ich VMW für Teilzeitmitarbeitende im Lohnausweis?
Der Beschäftigungsgrad hat keinen Einfluss auf die Deklarationsart. Entscheidend ist die Anzahl der tatsächlichen Aussendiensttage mit Verpflegungsmehraufwand. Die Pauschale von CHF 30 gilt pro Tag und nicht anteilig zum Pensum.
Gilt die Kreuz-Regelung in Ziffer 13.1.1 auch für Geschäftsleitungsmitglieder?
Ja, die Deklarationsregeln gelten für alle Mitarbeitenden gleichermassen, sofern das genehmigte Spesenreglement sie einschliesst. Für Geschäftsleitungsmitglieder können im Reglement höhere Pauschalen vorgesehen sein, wobei die Differenz zu CHF 30 als Lohn in Ziffer 1 erscheint.
Können Verpflegungspauschale und Effektivspesen im selben Lohnausweis vorkommen?
Ja, das ist möglich, wenn das Spesenreglement beide Abrechnungsarten vorsieht. Die Pauschale wird mit Kreuz in Ziffer 13.1.1 deklariert, die Effektivspesen mit Betrag in Ziffer 13.2. Beide Ziffern können im selben Lohnausweis ausgefüllt sein.
Wo finde ich die Vorlage für ein genehmigungsfähiges Spesenreglement?
Die Schweizerische Steuerkonferenz (SSK) stellt Musterreglemente zur Verfügung, die seit Januar 2026 inhaltlich als Mindeststandard gelten. Das Reglement muss bei der kantonalen Steuerverwaltung am Sitz des Unternehmens zur Genehmigung eingereicht werden.