Verpflegungsmehraufwand für Grenzgänger: Ansätze, Quellensteuer und DBA
Grenzgänger haben dieselben Ansprüche auf Verpflegungsmehraufwand wie Inländer: nach Rz 52 der Wegleitung zum Lohnausweis bis CHF 30 pro Hauptmahlzeit, die wegen der Arbeit ausserhalb des üblichen Arbeitsorts anfällt; bei täglicher Heimkehr entfällt die Übernachtung. Für HR-Abteilungen mit Grenzgängern stellt sich regelmässig die Frage, wie der Verpflegungsmehraufwand korrekt abgerechnet, im Lohnausweis deklariert und im Verhältnis zum Wohnsitzstaat behandelt wird. Diese Seite fasst die massgeblichen Regeln für 2026 zusammen und zeigt, worauf bei der Quellensteuer und den Doppelbesteuerungsabkommen zu achten ist.
01.Gleiche Ansprüche wie Inländer
Art. 327a OR verpflichtet den Arbeitgeber, alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen. Diese Pflicht gilt unabhängig vom Wohnsitz der angestellten Person. Grenzgänger mit Bewilligung G, die in der Schweiz arbeiten und im Ausland wohnen, haben deshalb denselben Anspruch auf Verpflegungsmehraufwand wie Arbeitnehmende mit Wohnsitz in der Schweiz.
Werte nach Rz 52 der Wegleitung zum Lohnausweis 2026 (gelten für Grenzgänger identisch)
Spesenvergütungen, die notwendige Auslagen abgelten, sind kein Lohn – auch nicht bei quellensteuerpflichtigen Grenzgängern. Halten die Vergütungen die Vorgaben von Rz 52 ein, braucht es dafür kein genehmigtes Spesenreglement; im Lohnausweis genügt ein Kreuz bei Ziffer 13.1.1. Liegen die Beträge darüber und gibt es kein genehmigtes Reglement, sind die effektiven Spesen in Ziffer 13.1.1 betragsmässig anzugeben. Überhöhte oder nicht begründbare Pauschalen können Steuerbehörde und AHV als Lohn aufrechnen; dann unterliegen sie auch der Quellensteuer.
Ein Beispiel mit angenommenen Zahlen: Eine Grenzgängerin aus Lörrach arbeitet in Basel und ist im Jahr an 40 Tagen bei Kunden in der Schweiz im Einsatz, wo sie jeweils auswärts zu Mittag isst. Der Arbeitgeber zahlt ihr pro Mittagessen CHF 30, also 40 × CHF 30 = CHF 1'200. Das liegt im Rahmen von Rz 52 und ist kein Lohn. Für Tage am Arbeitsort in Basel gibt es keinen Verpflegungsmehraufwand; eine Hochrechnung auf alle Arbeitstage ist nicht zulässig.
02.Wenn Grenzgänger täglich heimkehrt
Die meisten Grenzgänger kehren arbeitstäglich an ihren ausländischen Wohnsitz zurück. Diese Konstellation hat direkte Auswirkungen auf die Spesenabrechnung: Übernachtungskosten entfallen, da keine auswärtige Übernachtung stattfindet. Der Verpflegungsmehraufwand bleibt hingegen geschuldet, wenn eine Hauptmahlzeit wegen der Arbeit ausserhalb des üblichen Arbeitsorts anfällt.
- Verpflegungsmehraufwand: Bis CHF 30 pro Hauptmahlzeit, die wegen eines auswärtigen Einsatzes ausserhalb des üblichen Arbeitsorts anfällt. Massgeblich ist der Arbeitsort, nicht der Wohnort: Ein langer Arbeitsweg ins Ausland begründet keinen Anspruch. Das Abendessen wird nach SSK-Muster bei auswärtiger Übernachtung oder Rückkehr nach 19.30 Uhr vergütet.
- Übernachtungsansatz: Entfällt bei täglicher Rückkehr an den Wohnsitz. Erst wenn ein Grenzgänger ausnahmsweise nicht heimkehrt (z. B. bei mehrtägiger Geschäftsreise innerhalb der Schweiz), darf der Arbeitgeber den Übernachtungsansatz vergüten.
- Geschäftsreisen im Inland: Wird ein Grenzgänger auf eine mehrtägige Geschäftsreise innerhalb der Schweiz geschickt, gelten dieselben Ansätze wie für Inländer: Pauschale bis CHF 30 pro Hauptmahlzeit nach Rz 52 oder die Ansätze des genehmigten Reglements, dazu Hotelkosten effektiv gegen Beleg.
- Arbeitsweg-Kosten: Der tägliche Arbeitsweg vom Wohnsitz im Ausland zum Arbeitsort in der Schweiz ist keine Geschäftsreise. Fahrtkosten für den Arbeitsweg sind steuerlich als Berufsauslagen abzugsfähig, aber nicht als Spesen erstattungspflichtig.
In der Praxis empfiehlt es sich, im Spesenreglement explizit festzuhalten, dass der Übernachtungsansatz nur bei nachgewiesener auswärtiger Übernachtung ausgerichtet wird. So vermeiden Arbeitgeber Diskussionen bei der Quellensteuerrevision.
Verpflegungsmehraufwand für Grenzgänger korrekt abrechnen mit der Spesen App → Spesenbelege erfassen, einreichen, prüfen und freigeben.
Mehr erfahren →03.DBA-Behandlung
Die Schweiz hat mit allen Nachbarstaaten Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) abgeschlossen. Für den Verpflegungsmehraufwand ist die DBA-Behandlung dann relevant, wenn der Wohnsitzstaat die Spesenvergütung als steuerbares Einkommen qualifiziert. In der Schweiz gilt: Spesen im Rahmen von Rz 52 sind kein Lohnbestandteil, auch ohne genehmigtes Reglement.
DBA-Behandlung des VMW nach Wohnsitzstaat
Solange der Arbeitgeber die Werte von Rz 52 oder ein genehmigtes Spesenreglement einhält, entsteht in der Schweiz keine Besteuerung des Verpflegungsmehraufwands. Im Wohnsitzstaat hängt die Behandlung vom jeweiligen nationalen Steuerrecht und der konkreten DBA-Regelung ab. Für deutsche Grenzgänger gilt: Spesenvergütungen, die im Rahmen der schweizerischen Pauschalen liegen, werden in Deutschland grundsätzlich nicht als steuerbarer Arbeitslohn behandelt. Dennoch ist die Deklaration in der deutschen Steuererklärung (Anlage N-Gre) erforderlich, damit das Finanzamt die Steuerfreiheit prüfen kann.
Arbeitgeber sollten Grenzgängern empfehlen, die Spesenvergütungen im Wohnsitzstaat mit einem Steuerberater zu besprechen. Die korrekte Deklaration liegt in der Verantwortung der Arbeitnehmenden. Der Arbeitgeber unterstützt, indem er einen vollständigen Lohnausweis mit korrekter Ziffer 13.1.1 oder 13.2 ausstellt.
04.Häufige Fehler
Fehler 1: Überhöhte Pauschalen bei Quellensteuerpflichtigen
Pauschalen über Rz 52 ohne genehmigtes Reglement sind betragsmässig im Lohnausweis anzugeben und müssen den effektiven Auslagen entsprechen. Überhöhte Beträge können als Lohn aufgerechnet werden und unterliegen dann auch der Quellensteuer. Wer höhere Ansätze zahlen will, schafft mit einem genehmigten Spesenreglement Rechtssicherheit.
Fehler 2: Übernachtungspauschale bei täglicher Heimkehr ausbezahlt
Manche Arbeitgeber zahlen Grenzgängern pauschal einen Übernachtungsansatz, obwohl diese täglich heimkehren. Bei einer Revision wird dieser Betrag als verdeckter Lohn qualifiziert und nachbesteuert. Der Übernachtungsansatz darf nur bei tatsächlicher auswärtiger Übernachtung vergütet werden.
Fehler 3: VMW unter falscher Lohnausweis-Ziffer deklariert
Einzelfallpauschalen nach Rz 52 werden nicht unter Ziffer 13.2 ausgewiesen, sondern nur mit einem Kreuz bei Ziffer 13.1.1. In Ziffer 13.2 gehören Pauschalen für Zeitabschnitte, etwa monatliche Pauschalen, und zwar betragsmässig, auch mit genehmigtem Reglement. Eine falsche Zuordnung führt zu Rückfragen bei Steuerbehörden im In- und Ausland.
Fehler 4: Arbeitsweg als Geschäftsreise abgerechnet
Der tägliche Grenzübertritt vom Wohnsitz zum Arbeitsort ist kein geschäftlicher Reisetag. Wird der Arbeitsweg als Geschäftsreise erfasst und VMW dafür ausbezahlt, handelt es sich um eine ungerechtfertigte Spesenzahlung. VMW steht nur bei Abwesenheit vom gewöhnlichen Arbeitsort zu.
Fehler 5: Fehlende Hinweise zur Deklarationspflicht im Wohnsitzstaat
Arbeitgeber informieren Grenzgänger häufig nicht darüber, dass Spesenvergütungen im Wohnsitzstaat deklariert werden müssen. Auch wenn der VMW dort steuerfrei bleibt, kann eine unterlassene Deklaration zu Bussen führen. Ein kurzer Hinweis im Arbeitsvertrag oder Spesenreglement schafft Klarheit.
05.Häufige Fragen
Muss ein Grenzgänger den Verpflegungsmehraufwand auch in Deutschland deklarieren?
Ja, deutsche Grenzgänger müssen Spesenvergütungen in der Anlage N-Gre ihrer Steuererklärung angeben. Liegt der Verpflegungsmehraufwand im Rahmen von Rz 52 und ist im Lohnausweis Ziffer 13.1.1 angekreuzt, wird er in Deutschland grundsätzlich nicht als steuerbarer Arbeitslohn behandelt. Die Deklaration ist dennoch Pflicht, damit das Finanzamt die Steuerfreiheit prüfen kann.
Gilt der VMW von bis zu CHF 30 pro Hauptmahlzeit auch für Grenzgänger aus Frankreich?
Ja, die Werte von Rz 52 – bis CHF 30 pro Hauptmahlzeit – gelten für alle Arbeitnehmenden in der Schweiz, unabhängig vom Wohnsitzstaat. Für französische Grenzgänger in den Kantonen mit Grenzgängervereinbarung (BS, BL, VD, VS, JU, SO, BE, NE) richtet sich die Besteuerung im Wohnsitzstaat nach dem DBA-F/CH. Klären Sie die Behandlung in Frankreich im Einzelfall.
Kann der Arbeitgeber Grenzgängern mehr als CHF 30 pro Hauptmahlzeit zahlen?
Ja. Höhere Ansätze lassen sich in einem vom Sitzkanton genehmigten Spesenreglement festlegen. Ohne genehmigtes Reglement sind Spesen über Rz 52 im Lohnausweis betragsmässig anzugeben; überhöhte, nicht begründbare Beträge können als Lohn aufgerechnet werden und sind dann quellensteuerpflichtig. Wie der Wohnsitzstaat solche Beträge behandelt, richtet sich nach dessen Recht.
Erhalten Grenzgänger im Homeoffice einen Verpflegungsmehraufwand?
Nein, bei Arbeit im Homeoffice im Wohnsitzstaat entsteht kein Verpflegungsmehraufwand. Vergütet werden nur Hauptmahlzeiten, die wegen der Arbeit ausserhalb des üblichen Arbeitsorts anfallen, etwa auf Geschäftsreisen. Homeoffice-Tage begründen keinen Anspruch.
Wie wird der VMW bei Grenzgängern mit Quellensteuer-Tarifkorrektur behandelt?
Bei einer nachträglichen ordentlichen Veranlagung (Art. 99a DBG) werden die Spesenvergütungen im Rahmen der Gesamtbeurteilung berücksichtigt. Spesen im Rahmen von Rz 52 oder eines genehmigten Reglements bleiben auch dann Auslagenersatz. Für höhere Pauschalen ohne genehmigtes Reglement prüft die Steuerbehörde, ob sie den effektiven Auslagen entsprechen.