Verpflegungsmehraufwand für Grenzgänger: Ansätze, Quellensteuer und DBA
Grenzgänger haben gleiche Ansprüche auf VMW wie Inländer (CHF 30/Tag) – quellensteuerbefreit wenn genehmigtes Reglement; bei täglicher Heimkehr kein Übernachtungsansatz. Für HR-Abteilungen mit Grenzgängern stellt sich regelmässig die Frage, wie der Verpflegungsmehraufwand korrekt abgerechnet, im Lohnausweis deklariert und im Verhältnis zum Wohnsitzstaat behandelt wird. Diese Seite fasst die massgeblichen Regeln für 2026 zusammen und zeigt, worauf bei der Quellensteuer und den Doppelbesteuerungsabkommen zu achten ist.
01.Gleiche Ansprüche wie Inländer
Art. 327a OR verpflichtet den Arbeitgeber, alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen. Diese Pflicht gilt unabhängig vom Wohnsitz der angestellten Person. Grenzgänger mit Bewilligung G, die in der Schweiz arbeiten und im Ausland wohnen, haben deshalb denselben Anspruch auf Verpflegungsmehraufwand wie Arbeitnehmende mit Wohnsitz in der Schweiz.
VMW-Ansätze 2026 gemäss ESTV (gelten für Grenzgänger identisch)
Entscheidend für die Quellensteuerbefreiung ist, dass der Arbeitgeber über ein von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigtes Spesenreglement verfügt. Liegt ein solches vor, werden die im Reglement definierten Pauschalen nicht zum quellensteuerpflichtigen Lohn gerechnet. Der VMW erscheint dann unter Ziffer 13.1.1 des Lohnausweises. Fehlt ein genehmigtes Reglement, muss der Arbeitgeber die effektiv ausbezahlten Spesen unter Ziffer 13.2 ausweisen, und die Quellensteuer wird auf dem gesamten Bruttolohn inklusive Spesen erhoben.
Ein Beispiel: Eine Grenzgängerin aus Lörrach arbeitet in Basel und ist an 220 Arbeitstagen jeweils mehr als sechs Stunden auswärts tätig. Der Arbeitgeber zahlt ihr CHF 30 pro Tag als VMW-Pauschale aus. Das ergibt CHF 6600 pro Jahr. Mit genehmigtem Spesenreglement bleibt dieser Betrag quellensteuerfrei. Ohne Reglement würde er dem steuerbaren Lohn zugeschlagen.
02.Wenn Grenzgänger täglich heimkehrt
Die meisten Grenzgänger kehren arbeitstäglich an ihren ausländischen Wohnsitz zurück. Diese Konstellation hat direkte Auswirkungen auf die Spesenabrechnung: Der Übernachtungsansatz entfällt vollständig, da keine auswärtige Übernachtung stattfindet. Der Verpflegungsmehraufwand bleibt hingegen geschuldet, sofern die Abwesenheit vom gewöhnlichen Arbeitsort mindestens sechs Stunden beträgt.
- Verpflegungsmehraufwand: CHF 30 pro Tag, wenn die Abwesenheit vom gewöhnlichen Arbeitsort mindestens sechs Stunden dauert. Die Grenze gilt auch dann, wenn der Arbeitsweg ins Ausland lang ist – massgeblich ist die Abwesenheit vom Arbeitsort, nicht vom Wohnort.
- Übernachtungsansatz: Entfällt bei täglicher Rückkehr an den Wohnsitz. Erst wenn ein Grenzgänger ausnahmsweise nicht heimkehrt (z. B. bei mehrtägiger Geschäftsreise innerhalb der Schweiz), darf der Arbeitgeber den Übernachtungsansatz vergüten.
- Geschäftsreisen im Inland: Wird ein Grenzgänger auf eine mehrtägige Geschäftsreise innerhalb der Schweiz geschickt, gelten dieselben Ansätze wie für Inländer: CHF 30 Verpflegung pro Tag plus Übernachtungspauschale gemäss Reglement oder effektive Hotelkosten gegen Beleg.
- Arbeitsweg-Kosten: Der tägliche Arbeitsweg vom Wohnsitz im Ausland zum Arbeitsort in der Schweiz ist keine Geschäftsreise. Fahrtkosten für den Arbeitsweg sind steuerlich als Berufsauslagen abzugsfähig, aber nicht als Spesen erstattungspflichtig.
In der Praxis empfiehlt es sich, im Spesenreglement explizit festzuhalten, dass der Übernachtungsansatz nur bei nachgewiesener auswärtiger Übernachtung ausgerichtet wird. So vermeiden Arbeitgeber Diskussionen bei der Quellensteuerrevision.
Verpflegungsmehraufwand für Grenzgänger korrekt abrechnen mit der Spesen App → Spesenbelege erfassen, einreichen, prüfen und freigeben.
Mehr erfahren →03.DBA-Behandlung
Die Schweiz hat mit allen Nachbarstaaten Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) abgeschlossen. Für den Verpflegungsmehraufwand ist die DBA-Behandlung dann relevant, wenn der Wohnsitzstaat die Spesenvergütung als steuerbares Einkommen qualifiziert. Innerhalb der ESTV-Pauschalen gilt in der Schweiz: Der VMW ist kein Lohnbestandteil und wird bei genehmigtem Reglement nicht besteuert.
DBA-Behandlung des VMW nach Wohnsitzstaat
Solange der Arbeitgeber die ESTV-Pauschalen einhält und ein genehmigtes Spesenreglement vorliegt, entsteht in der Schweiz keine Besteuerung des VMW. Im Wohnsitzstaat hängt die Behandlung vom jeweiligen nationalen Steuerrecht und der konkreten DBA-Regelung ab. Für deutsche Grenzgänger gilt: Spesenvergütungen, die im Rahmen der schweizerischen Pauschalen liegen, werden in Deutschland grundsätzlich nicht als steuerbarer Arbeitslohn behandelt. Dennoch ist die Deklaration in der deutschen Steuererklärung (Anlage N-Gre) erforderlich, damit das Finanzamt die Steuerfreiheit prüfen kann.
Arbeitgeber sollten Grenzgängern empfehlen, die Spesenvergütungen im Wohnsitzstaat mit einem Steuerberater zu besprechen. Die korrekte Deklaration liegt in der Verantwortung der Arbeitnehmenden. Der Arbeitgeber unterstützt, indem er einen vollständigen Lohnausweis mit korrekter Ziffer 13.1.1 oder 13.2 ausstellt.
04.Häufige Fehler
Fehler 1: Kein genehmigtes Spesenreglement für Quellensteuerpflichtige
Ohne genehmigtes Reglement wird der VMW dem quellensteuerpflichtigen Lohn zugeschlagen. Der Grenzgänger zahlt dann Quellensteuer auf Beträge, die eigentlich Auslagenersatz sind. Arbeitgeber sollten das Spesenreglement vor der ersten Lohnzahlung an Grenzgänger genehmigen lassen.
Fehler 2: Übernachtungspauschale bei täglicher Heimkehr ausbezahlt
Manche Arbeitgeber zahlen Grenzgängern pauschal einen Übernachtungsansatz, obwohl diese täglich heimkehren. Bei einer Revision wird dieser Betrag als verdeckter Lohn qualifiziert und nachbesteuert. Der Übernachtungsansatz darf nur bei tatsächlicher auswärtiger Übernachtung vergütet werden.
Fehler 3: VMW unter falscher Lohnausweis-Ziffer deklariert
Wird der VMW unter Ziffer 13.2 statt 13.1.1 ausgewiesen, obwohl ein genehmigtes Reglement vorliegt, kann dies im Wohnsitzstaat zu Rückfragen führen. Umgekehrt führt die Deklaration unter 13.1.1 ohne genehmigtes Reglement zu einer fehlerhaften Quellensteuerabrechnung. Die Ziffer muss exakt zur Reglementssituation passen.
Fehler 4: Arbeitsweg als Geschäftsreise abgerechnet
Der tägliche Grenzübertritt vom Wohnsitz zum Arbeitsort ist kein geschäftlicher Reisetag. Wird der Arbeitsweg als Geschäftsreise erfasst und VMW dafür ausbezahlt, handelt es sich um eine ungerechtfertigte Spesenzahlung. VMW steht nur bei Abwesenheit vom gewöhnlichen Arbeitsort zu.
Fehler 5: Fehlende Hinweise zur Deklarationspflicht im Wohnsitzstaat
Arbeitgeber informieren Grenzgänger häufig nicht darüber, dass Spesenvergütungen im Wohnsitzstaat deklariert werden müssen. Auch wenn der VMW dort steuerfrei bleibt, kann eine unterlassene Deklaration zu Bussen führen. Ein kurzer Hinweis im Arbeitsvertrag oder Spesenreglement schafft Klarheit.
05.Häufige Fragen
Muss ein Grenzgänger den Verpflegungsmehraufwand auch in Deutschland deklarieren?
Ja, deutsche Grenzgänger müssen Spesenvergütungen in der Anlage N-Gre ihrer Steuererklärung angeben. Liegt der VMW innerhalb der ESTV-Pauschalen und weist der Lohnausweis die Beträge unter Ziffer 13.1.1 aus, werden sie in Deutschland grundsätzlich nicht als steuerbarer Arbeitslohn behandelt. Die Deklaration ist dennoch Pflicht, damit das Finanzamt die Steuerfreiheit prüfen kann.
Gilt der VMW von CHF 30 auch für Grenzgänger aus Frankreich?
Ja, der ESTV-Ansatz von CHF 30 pro Tag gilt für alle Arbeitnehmenden in der Schweiz, unabhängig vom Wohnsitzstaat. Französische Grenzgänger in den DBA-Grenzzonen (Kantone BS, BL, VD, VS, JU, SO, BE, NE) profitieren zusätzlich von der Grenzgängerregelung im DBA-F/CH, die Spesenvergütungen im üblichen Rahmen steuerfrei stellt.
Kann der Arbeitgeber Grenzgängern einen höheren VMW als CHF 30 zahlen?
Grundsätzlich ja, aber der Betrag über CHF 30 gilt als Lohnbestandteil und ist quellensteuerpflichtig. Im Lohnausweis muss der übersteigende Teil als Lohn deklariert werden. Im Wohnsitzstaat wird der Mehrbetrag ebenfalls als steuerbares Einkommen behandelt.
Erhalten Grenzgänger im Homeoffice einen Verpflegungsmehraufwand?
Nein, bei Arbeit im Homeoffice im Wohnsitzstaat entsteht kein Verpflegungsmehraufwand, da die Person nicht vom gewöhnlichen Arbeitsort abwesend ist. Der VMW setzt eine Abwesenheit von mindestens sechs Stunden vom zugewiesenen Arbeitsort in der Schweiz voraus. Homeoffice-Tage begründen keinen Anspruch.
Wie wird der VMW bei Grenzgängern mit Quellensteuer-Tarifkorrektur behandelt?
Bei einer nachträglichen ordentlichen Veranlagung (Quasi-Ansässigkeit oder Tarifkorrektur nach Art. 99a DBG) werden die Spesenvergütungen im Rahmen der Gesamtbeurteilung berücksichtigt. Wurde der VMW korrekt unter Ziffer 13.1.1 deklariert, bleibt er auch bei der Tarifkorrektur steuerfrei. Ohne genehmigtes Reglement kann er im Korrekturverfahren nicht nachträglich freigestellt werden.