Verpflegungsmehraufwand: Steuerfreiheit, AHV und Abzugsfähigkeit

Verpflegungsmehraufwand entsteht, wenn Arbeitnehmende wegen geschäftlicher Auswärtstätigkeit nicht am üblichen Arbeitsort essen können. Nach Rz 52 der ESTV-Wegleitung zum Lohnausweis ist eine Pauschale bis CHF 30 pro Hauptmahlzeit (Mittag- oder Abendessen) oder eine effektive Vergütung von in der Regel bis CHF 35 zulässig, ohne dass der Betrag im Lohnausweis anzugeben ist. Ein genehmigtes Spesenreglement braucht es dafür nicht; Voraussetzung ist eine tatsächliche Reisetätigkeit. Eine Hochrechnung auf die Arbeitstage ist nicht zulässig.

Ein Beispiel mit angenommenen Zahlen: Zahlt der Arbeitgeber ohne genehmigtes Reglement CHF 40 pro auswärtigem Mittagessen, genügt das Kreuz in Ziffer 13.1.1 nicht mehr; die Spesen sind betragsmässig anzugeben. Entsprechen CHF 40 nicht den effektiven Kosten, kann die Steuerbehörde den überhöhten Teil als Lohn aufrechnen. Kundeneinladungen werden nach Rz 52 gegen Originalquittung abgerechnet; ein Geschäftsessen für CHF 85 ist deshalb Auslagenersatz, sofern Quittung und geschäftlicher Anlass dokumentiert sind.

Für den Arbeitgeber stellt der Verpflegungsmehraufwand einen geschäftsmässig begründeten Aufwand dar, der den steuerbaren Gewinn mindert. Die Verbuchung erfolgt als Personalaufwand. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Entschädigung pauschal oder auf Basis von Effektivbelegen erfolgt – beide Varianten sind steuerlich anerkannt, sofern die jeweiligen Voraussetzungen erfüllt sind.

• Pauschale bis CHF 30 pro Hauptmahlzeit: Wird ohne Einzelbelege anerkannt, auch ohne genehmigtes Spesenreglement (Rz 52). Der Arbeitgeber dokumentiert Reisedaten und vergütete Mahlzeiten.
• Effektivabrechnung mit Beleg: Auch höhere Beträge sind als Aufwand abzugsfähig, sofern Originalbelege vorhanden sind und der geschäftliche Zusammenhang nachgewiesen wird. Über Rz 52 hinaus sind sie ohne genehmigtes Reglement im Lohnausweis betragsmässig anzugeben.
• Pauschale über CHF 30 ohne Beleg: Ist als Aufwand verbuchbar und im Lohnausweis betragsmässig anzugeben, sofern kein genehmigtes Reglement vorliegt. Entspricht die Pauschale nicht den effektiven Auslagen, können Steuerbehörde und AHV den überhöhten Teil als Lohn aufrechnen; darauf schuldet der Arbeitgeber dann AHV-Beiträge.

Ein Beispiel mit angenommenen Zahlen: Ein Unternehmen mit 15 Aussendienstmitarbeitenden vergütet pro Person durchschnittlich 120 auswärtige Mittagessen im Jahr mit der Pauschale von CHF 30. Das ergibt 15 × 120 × CHF 30 = CHF 54'000 Aufwand, der vollständig gewinnmindernd wirkt. Ein genehmigtes Reglement ist dafür nicht nötig, solange die Werte von Rz 52 eingehalten sind.

Gemäss Art. 9 AHVV gehören Unkostenentschädigungen nicht zum massgebenden Lohn. Nach der Wegleitung über den massgebenden Lohn (WML, Rz 3010–3014) sind Unkosten grundsätzlich in tatsächlicher Höhe zu berücksichtigen. Einzelfallpauschalen nach Rz 52 der Lohnausweis-Wegleitung können die Ausgleichskassen übernehmen; ein von der Steuerbehörde genehmigtes Reglement sollen sie übernehmen, sofern es AHV-rechtlich zulässig und nicht offensichtlich übersetzt ist.

Die Konsequenzen einer falschen Qualifikation sind erheblich. Stellt die Ausgleichskasse bei einer Arbeitgeberkontrolle fest, dass Pauschalen die effektiven Unkosten übersteigen, rechnet sie den übersetzten Teil rückwirkend als massgebenden Lohn auf. Der Arbeitgeber schuldet dann die Arbeitgeber- und Arbeitnehmerbeiträge inklusive Verzugszinsen. Die Anerkennung eines Reglements durch die Steuerbehörde ist für die Ausgleichskassen nicht verbindlich. Art. 327a OR verpflichtet den Arbeitgeber zwar zur Auslagenerstattung, regelt aber nicht die sozialversicherungsrechtliche Qualifikation.