Verpflegungsmehraufwand und Homeoffice: Anspruch, Ausnahmen und Reglement
An Homeoffice-Tagen besteht kein Anspruch auf Verpflegungsmehraufwand – bei betrieblichen Reisen vom Homeoffice aus (>6h Abwesenheit) ist CHF 30 VMW jedoch möglich. Diese Abgrenzung ist in der Praxis zentral, weil hybride Arbeitsmodelle die Frage aufwerfen, wann ein Homeoffice-Tag als auswärtige Tätigkeit gilt und wann nicht. Die ESTV-Ansätze für den Verpflegungsmehraufwand gelten unverändert, doch die Anwendung auf Homeoffice-Situationen erfordert klare Regeln im Spesenreglement.
01.An Homeoffice-Tagen kein Verpflegungsmehraufwand
Der Verpflegungsmehraufwand entschädigt Arbeitnehmende dafür, dass sie sich aufgrund einer geschäftlichen Abwesenheit auswärts verpflegen müssen und dabei höhere Kosten entstehen als bei der Verpflegung zu Hause. Im Homeoffice entfällt diese Voraussetzung vollständig: Wer von zu Hause arbeitet, hat Zugang zur eigenen Küche und ist nicht auf teurere Aussenverpflegung angewiesen.
Selbst wenn eine Arbeitnehmerin oder ein Arbeitnehmer einen vollen 8-Stunden-Tag im Homeoffice verbringt, entsteht kein Anspruch auf die VMW-Pauschale von CHF 30. Entscheidend ist nicht die Arbeitsdauer, sondern der Ort der Verpflegung. Da im Homeoffice keine auswärtige Verpflegung stattfindet, fehlt der sachliche Grund für eine Entschädigung.
Vergleich: Bürotag, Homeoffice-Tag und Reisetag
Arbeitgebende, die ihren Mitarbeitenden trotzdem pauschal CHF 30 pro Homeoffice-Tag auszahlen, riskieren eine steuerliche Aufrechnung. Die ESTV betrachtet solche Zahlungen nicht als geschäftsmässig begründeten Aufwand, sondern als steuerpflichtigen Lohnbestandteil.
02.Ausnahme: Betriebliche Reise vom Homeoffice aus
Wenn Arbeitnehmende an einem Homeoffice-Tag eine betriebliche Reise antreten, kann der Verpflegungsmehraufwand von CHF 30 geltend gemacht werden. Voraussetzung ist, dass die Abwesenheit vom Wohnort beziehungsweise Homeoffice mehr als 6 Stunden dauert. Der Wohnort gilt in diesem Fall als Ausgangspunkt der Reise, nicht der reguläre Arbeitsort im Büro.
Ein typisches Beispiel: Eine Mitarbeiterin arbeitet morgens von 7:00 bis 9:00 Uhr im Homeoffice, fährt dann zu einem Kunden und kehrt erst um 18:00 Uhr nach Hause zurück. Die Abwesenheit vom Wohnort beträgt 9 Stunden. Damit ist die 6-Stunden-Schwelle überschritten und der VMW von CHF 30 steht ihr zu. Hätte sie den Kundentermin bereits um 14:00 Uhr beendet und wäre nach 5 Stunden Abwesenheit zurückgekehrt, bestünde kein Anspruch.
- Startpunkt der Reise: Bei Homeoffice-Tagen gilt der Wohnort als Ausgangspunkt. Die Abwesenheitszeit wird ab Verlassen der Wohnung bis zur Rückkehr berechnet.
- Mindestabwesenheit: Der VMW von CHF 30 setzt eine Abwesenheit von mehr als 6 Stunden voraus. Kürzere Aussentermine am Homeoffice-Tag begründen keinen Anspruch.
- Geschäftlicher Zweck: Die Reise muss betrieblich veranlasst sein, etwa ein Kundenbesuch, eine Messe oder ein Projektmeeting an einem anderen Standort. Private Erledigungen zählen nicht.
- Belegpflicht: Auch bei Pauschalvergütung ohne Einzelbelege muss die Abwesenheit nachvollziehbar dokumentiert sein, zum Beispiel durch Kalendereinträge oder Reiseberichte.
Die Kilometerpauschale für die Fahrt vom Homeoffice zum Kunden beträgt seit dem 1. Januar 2026 CHF 0.75 pro Kilometer bei Nutzung des Privatfahrzeugs. Bereits genehmigte Reglemente mit CHF 0.70 pro Kilometer müssen deswegen nicht neu eingereicht werden.
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Mehr erfahren →03.Was im Spesenreglement zu regeln ist
Ein genehmigtes Spesenreglement gemäss den SSK-Mustervorlagen (Stand Januar 2026) sollte die Abgrenzung zwischen Homeoffice-Tagen und Geschäftsreisetagen explizit festhalten. Ohne klare Regelung entstehen in der Praxis Unsicherheiten, die bei einer Steuerrevision zu Aufrechnungen führen können. Art. 327a OR verpflichtet den Arbeitgeber zum Ersatz notwendiger Auslagen, doch im Homeoffice entsteht kein Verpflegungsmehraufwand als notwendige Auslage.
- Grundsatz im Reglement: Halten Sie fest, dass an reinen Homeoffice-Tagen kein Anspruch auf Verpflegungsmehraufwand besteht. Ein einfacher Satz wie «Homeoffice-Tage ohne auswärtige Geschäftstätigkeit begründen keinen VMW-Anspruch» genügt.
- Ausnahme für Geschäftsreisen: Definieren Sie, dass bei betrieblichen Reisen vom Homeoffice aus mit einer Abwesenheit von mehr als 6 Stunden der VMW-Ansatz von CHF 30 gilt. Legen Sie fest, dass der Wohnort als Ausgangspunkt zählt.
- Nachweis und Dokumentation: Bestimmen Sie, wie Mitarbeitende die Abwesenheit an Homeoffice-Reisetagen dokumentieren müssen. Kalendereinträge, Reiserapporte oder digitale Spesenerfassung mit Zeitstempel sind gängige Varianten.
- Abgrenzung zu anderen Homeoffice-Kosten: Stellen Sie klar, dass der VMW nicht mit anderen Homeoffice-Entschädigungen wie Internet- oder Strompauschalen vermischt wird. Diese Kostenarten haben unterschiedliche steuerliche Grundlagen.
Seit 2026 müssen Spesenreglemente inhaltlich den SSK-Mustervorlagen entsprechen. Prüfen Sie bei der nächsten Überarbeitung Ihres Reglements, ob die Homeoffice-Regelung den aktuellen Anforderungen genügt. Ein klar formuliertes Reglement schützt sowohl Arbeitgebende als auch Arbeitnehmende vor Missverständnissen und steuerlichen Risiken.
04.Häufige Fehler
Fehler 1: VMW pauschal für alle Arbeitstage auszahlen
Manche Unternehmen zahlen den VMW von CHF 30 pauschal für jeden Arbeitstag aus, unabhängig davon, ob im Büro, im Homeoffice oder auf Reisen gearbeitet wird. Die ESTV erkennt den VMW für Homeoffice-Tage nicht als geschäftsmässig begründet an. Die Folge ist eine steuerliche Aufrechnung als Lohnbestandteil.
Fehler 2: Abwesenheitszeit ab Bürostandort statt ab Wohnort berechnen
Wenn die Geschäftsreise vom Homeoffice aus startet, ist der Wohnort der Ausgangspunkt. Wird stattdessen der Bürostandort als Referenz genommen, kann die berechnete Abwesenheitszeit zu kurz oder zu lang ausfallen. Das führt zu fehlerhaften VMW-Abrechnungen.
Fehler 3: Keine Homeoffice-Klausel im Spesenreglement
Fehlt im Spesenreglement eine explizite Regelung zu Homeoffice-Tagen, interpretieren Mitarbeitende den VMW-Anspruch unterschiedlich. Bei einer Steuerrevision kann die kantonale Steuerverwaltung sämtliche VMW-Zahlungen an Homeoffice-Tagen als Lohn qualifizieren. Ergänzen Sie das Reglement um eine klare Homeoffice-Klausel.
Fehler 4: Kurze Aussentermine als Reisetag abrechnen
Ein zweistündiger Kundentermin am Nachmittag eines Homeoffice-Tags erfüllt die 6-Stunden-Schwelle nicht. Wird trotzdem der volle VMW abgerechnet, ist die Zahlung steuerlich nicht gedeckt. Prüfen Sie bei jedem Aussentermin, ob die Mindestabwesenheit tatsächlich überschritten wird.
Fehler 5: VMW und Homeoffice-Pauschale verwechseln
Der Verpflegungsmehraufwand und eine Homeoffice-Entschädigung für Strom, Internet oder Raumnutzung sind zwei verschiedene Kostenarten mit unterschiedlicher steuerlicher Behandlung. Werden sie im Reglement oder in der Abrechnung vermischt, drohen Rückfragen der Steuerbehörde und fehlerhafte Lohnausweise.
05.Häufige Fragen
Was wenn ich vom Homeoffice aus zu einem Kunden fahre und 8 Stunden unterwegs bin?
Wenn Sie vom Homeoffice aus eine Geschäftsreise antreten und dabei mehr als 6 Stunden vom Wohnort abwesend sind, haben Sie Anspruch auf den VMW von CHF 30. Bei 8 Stunden Abwesenheit ist die Schwelle klar überschritten. Zusätzlich können Sie die Fahrkosten mit CHF 0.75 pro Kilometer (Privatfahrzeug) geltend machen.
Erhalte ich Verpflegungsmehraufwand, wenn ich den ganzen Tag im Homeoffice arbeite?
Nein. Auch bei einem vollen 8-Stunden-Tag im Homeoffice besteht kein Anspruch auf VMW. Der Grund: Sie verpflegen sich zu Hause und haben keinen Mehraufwand durch auswärtiges Essen. Der VMW entschädigt ausschliesslich die höheren Kosten bei auswärtiger Verpflegung.
Zählt der Arbeitsweg vom Homeoffice ins Büro als Geschäftsreise für den VMW?
Nein. Der Weg vom Homeoffice zum regulären Arbeitsort gilt als normaler Arbeitsweg und nicht als Geschäftsreise. Nur Fahrten zu einem anderen Geschäftsort wie einem Kunden, einer Baustelle oder einem Projektstandort können als betriebliche Reise gelten.
Muss mein Arbeitgeber den VMW bei Geschäftsreisen vom Homeoffice aus bezahlen?
Gemäss Art. 327a OR ist der Arbeitgeber verpflichtet, notwendige Auslagen zu ersetzen. Wenn eine betrieblich veranlasste Reise vom Homeoffice aus zu Verpflegungsmehrkosten führt und die Abwesenheit mehr als 6 Stunden beträgt, besteht grundsätzlich ein Anspruch. Die genauen Modalitäten regelt das Spesenreglement.
Wie dokumentiere ich eine Geschäftsreise vom Homeoffice aus korrekt?
Halten Sie den Zeitpunkt des Verlassens der Wohnung und die Rückkehr fest, zum Beispiel über einen Kalendereintrag oder eine digitale Spesenerfassung mit Zeitstempel. Notieren Sie Ziel, Zweck und Dauer der Reise. Diese Angaben genügen in der Regel als Nachweis für den VMW-Anspruch.