Verpflegungsmehraufwand und Homeoffice: Anspruch, Ausnahmen und Reglement
An Homeoffice-Tagen besteht kein Anspruch auf Verpflegungsmehraufwand. Bei betrieblichen Reisen vom Homeoffice aus wird dagegen jede Hauptmahlzeit vergütet, die wegen der Reise auswärts anfällt – nach Rz 52 der Wegleitung zum Lohnausweis pauschal bis CHF 30 pro Mittag- oder Abendessen. Diese Abgrenzung ist in der Praxis zentral, weil hybride Arbeitsmodelle die Frage aufwerfen, wann ein Homeoffice-Tag als auswärtige Tätigkeit gilt und wann nicht. Die Ansätze gelten unverändert, doch die Anwendung auf Homeoffice-Situationen erfordert klare Regeln im Spesenreglement.
01.An Homeoffice-Tagen kein Verpflegungsmehraufwand
Der Verpflegungsmehraufwand entschädigt Arbeitnehmende dafür, dass sie sich aufgrund einer geschäftlichen Abwesenheit auswärts verpflegen müssen und dabei höhere Kosten entstehen als bei der Verpflegung zu Hause. Im Homeoffice entfällt diese Voraussetzung vollständig: Wer von zu Hause arbeitet, hat Zugang zur eigenen Küche und ist nicht auf teurere Aussenverpflegung angewiesen.
Selbst wenn eine Arbeitnehmerin oder ein Arbeitnehmer einen vollen Arbeitstag im Homeoffice verbringt, entsteht kein Anspruch auf Verpflegungsmehraufwand. Entscheidend ist nicht die Arbeitsdauer, sondern ob eine Mahlzeit wegen der Arbeit auswärts anfällt. Da im Homeoffice keine auswärtige Verpflegung stattfindet, fehlt der sachliche Grund für eine Entschädigung.
Vergleich: Bürotag, Homeoffice-Tag und Reisetag
Arbeitgebende, die ihren Mitarbeitenden trotzdem pauschal CHF 30 pro Homeoffice-Tag auszahlen, riskieren eine steuerliche Aufrechnung. Die ESTV betrachtet solche Zahlungen nicht als geschäftsmässig begründeten Aufwand, sondern als steuerpflichtigen Lohnbestandteil.
02.Ausnahme: Betriebliche Reise vom Homeoffice aus
Wenn Arbeitnehmende an einem Homeoffice-Tag eine betriebliche Reise antreten, wird jede Hauptmahlzeit vergütet, die wegen der Reise auswärts anfällt – nach Rz 52 pauschal bis CHF 30 pro Mittag- oder Abendessen. Eine Mindestdauer der Abwesenheit kennen weder Rz 52 noch das SSK-Muster-Spesenreglement. Der Wohnort ist in diesem Fall Ausgangspunkt der Reise; Abreise- und Rückkehrzeit zählen ab dort.
Ein typisches Beispiel: Eine Mitarbeiterin arbeitet morgens von 07.00 bis 09.00 Uhr im Homeoffice, fährt dann zu einem Kunden, isst dort zu Mittag und kehrt um 18.00 Uhr nach Hause zurück. Vergütet wird das Mittagessen, pauschal bis CHF 30. Abendessen gibt es nach SSK-Muster nicht, weil sie vor 19.30 Uhr zurück ist. Hätte sie den Termin am Vormittag beendet und zu Hause zu Mittag gegessen, bestünde kein Anspruch.
- Startpunkt der Reise: Bei Homeoffice-Tagen gilt der Wohnort als Ausgangspunkt. Abreise- und Rückkehrzeit werden ab Verlassen der Wohnung bzw. bis zur Rückkehr festgehalten.
- Mahlzeiten statt Stunden: Vergütet wird jede Hauptmahlzeit, die wegen der Reise auswärts anfällt. Nach SSK-Muster kommt das Frühstück bei Abreise vor 07.30 Uhr dazu, das Abendessen bei auswärtiger Übernachtung oder Rückkehr nach 19.30 Uhr.
- Geschäftlicher Zweck: Die Reise muss betrieblich veranlasst sein, etwa ein Kundenbesuch, eine Messe oder ein Projektmeeting an einem anderen Standort. Private Erledigungen zählen nicht.
- Dokumentation: Auch bei Pauschalvergütung ohne Einzelbelege muss die Reise nachvollziehbar dokumentiert sein, zum Beispiel durch Kalendereinträge oder Reiseberichte mit Abreise- und Rückkehrzeit.
Die Kilometerpauschale für die Fahrt vom Homeoffice zum Kunden beträgt seit dem 1. Januar 2026 CHF 0.75 pro Kilometer bei Nutzung des Privatfahrzeugs. Bereits genehmigte Reglemente mit CHF 0.70 pro Kilometer müssen deswegen nicht neu eingereicht werden.
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Mehr erfahren →03.Was im Spesenreglement zu regeln ist
Ein genehmigtes Spesenreglement gemäss den SSK-Mustervorlagen (Stand Januar 2026) sollte die Abgrenzung zwischen Homeoffice-Tagen und Geschäftsreisetagen explizit festhalten. Ohne klare Regelung entstehen in der Praxis Unsicherheiten, die bei einer Steuerrevision zu Aufrechnungen führen können. Art. 327a OR verpflichtet den Arbeitgeber zum Ersatz notwendiger Auslagen, doch im Homeoffice entsteht kein Verpflegungsmehraufwand als notwendige Auslage.
- Grundsatz im Reglement: Halten Sie fest, dass an reinen Homeoffice-Tagen kein Anspruch auf Verpflegungsmehraufwand besteht. Ein einfacher Satz wie «Homeoffice-Tage ohne auswärtige Geschäftstätigkeit begründen keinen VMW-Anspruch» genügt.
- Ausnahme für Geschäftsreisen: Definieren Sie, dass bei betrieblichen Reisen vom Homeoffice aus die Mahlzeiten vergütet werden, die wegen der Reise auswärts anfallen, etwa nach den SSK-Zeitregeln (Frühstück bei Abreise vor 07.30 Uhr, Abendessen bei Rückkehr nach 19.30 Uhr). Legen Sie fest, dass der Wohnort als Ausgangspunkt zählt.
- Nachweis und Dokumentation: Bestimmen Sie, wie Mitarbeitende Homeoffice-Reisetage dokumentieren müssen, insbesondere Abreise- und Rückkehrzeit. Kalendereinträge, Reiserapporte oder digitale Spesenerfassung mit Zeitstempel sind gängige Varianten.
- Abgrenzung zu anderen Homeoffice-Kosten: Stellen Sie klar, dass der VMW nicht mit anderen Homeoffice-Entschädigungen wie Internet- oder Strompauschalen vermischt wird. Diese Kostenarten haben unterschiedliche steuerliche Grundlagen.
Die Wegleitung zum Lohnausweis empfiehlt, Spesenreglemente nach den SSK-Mustervorlagen aufzubauen; genehmigte Reglemente des Sitzkantons anerkennen die anderen Kantone, wenn sie auf diesen Vorlagen beruhen. Prüfen Sie bei der nächsten Überarbeitung Ihres Reglements, ob die Homeoffice-Regelung klar formuliert ist. Ein klares Reglement schützt Arbeitgebende und Arbeitnehmende vor Missverständnissen und steuerlichen Risiken.
04.Häufige Fehler
Fehler 1: VMW pauschal für alle Arbeitstage auszahlen
Manche Unternehmen zahlen den VMW von CHF 30 pauschal für jeden Arbeitstag aus, unabhängig davon, ob im Büro, im Homeoffice oder auf Reisen gearbeitet wird. Die ESTV erkennt den VMW für Homeoffice-Tage nicht als geschäftsmässig begründet an. Die Folge ist eine steuerliche Aufrechnung als Lohnbestandteil.
Fehler 2: Reisezeiten ab Bürostandort statt ab Wohnort erfassen
Wenn die Geschäftsreise vom Homeoffice aus startet, ist der Wohnort der Ausgangspunkt. Wird stattdessen der Bürostandort als Referenz genommen, werden Abreise- und Rückkehrzeit falsch erfasst. Das führt nach den SSK-Zeitregeln zu fehlerhaften Abrechnungen von Frühstück und Abendessen.
Fehler 3: Keine Homeoffice-Klausel im Spesenreglement
Fehlt im Spesenreglement eine explizite Regelung zu Homeoffice-Tagen, interpretieren Mitarbeitende den VMW-Anspruch unterschiedlich. Bei einer Steuerrevision kann die kantonale Steuerverwaltung sämtliche VMW-Zahlungen an Homeoffice-Tagen als Lohn qualifizieren. Ergänzen Sie das Reglement um eine klare Homeoffice-Klausel.
Fehler 4: Kurze Aussentermine als Reisetag abrechnen
Ein zweistündiger Kundentermin am Nachmittag eines Homeoffice-Tags begründet keinen Verpflegungsmehraufwand, wenn keine Mahlzeit deswegen auswärts anfällt. Wird trotzdem eine Pauschale abgerechnet, ist die Zahlung steuerlich nicht gedeckt. Prüfen Sie bei jedem Aussentermin, welche Mahlzeit tatsächlich wegen der Reise auswärts eingenommen wurde.
Fehler 5: VMW und Homeoffice-Pauschale verwechseln
Der Verpflegungsmehraufwand und eine Homeoffice-Entschädigung für Strom, Internet oder Raumnutzung sind zwei verschiedene Kostenarten mit unterschiedlicher steuerlicher Behandlung. Werden sie im Reglement oder in der Abrechnung vermischt, drohen Rückfragen der Steuerbehörde und fehlerhafte Lohnausweise.
05.Häufige Fragen
Was gilt, wenn ich vom Homeoffice aus zu einem Kunden fahre und den ganzen Tag unterwegs bin?
Dann wird jede Hauptmahlzeit vergütet, die Sie wegen des Kundenbesuchs auswärts einnehmen, etwa das Mittagessen – pauschal bis CHF 30. Eine Stundenschwelle gibt es nicht; das Abendessen kommt nach SSK-Muster nur bei Rückkehr nach 19.30 Uhr dazu. Zusätzlich können Sie die Fahrkosten mit CHF 0.75 pro Kilometer (Privatfahrzeug) geltend machen.
Erhalte ich Verpflegungsmehraufwand, wenn ich den ganzen Tag im Homeoffice arbeite?
Nein. Auch bei einem vollen Arbeitstag im Homeoffice besteht kein Anspruch auf Verpflegungsmehraufwand. Der Grund: Sie verpflegen sich zu Hause und haben keinen Mehraufwand durch auswärtiges Essen. Der Verpflegungsmehraufwand entschädigt ausschliesslich Mahlzeiten, die wegen der Arbeit auswärts anfallen.
Zählt der Arbeitsweg vom Homeoffice ins Büro als Geschäftsreise für den VMW?
Nein. Der Weg vom Homeoffice zum regulären Arbeitsort gilt als normaler Arbeitsweg und nicht als Geschäftsreise. Nur Fahrten zu einem anderen Geschäftsort wie einem Kunden, einer Baustelle oder einem Projektstandort können als betriebliche Reise gelten.
Muss mein Arbeitgeber den VMW bei Geschäftsreisen vom Homeoffice aus bezahlen?
Gemäss Art. 327a OR ist der Arbeitgeber verpflichtet, notwendige Auslagen zu ersetzen. Fallen auf einer betrieblich veranlassten Reise vom Homeoffice aus Mahlzeiten auswärts an, besteht grundsätzlich ein Anspruch. Die genauen Modalitäten regelt das Spesenreglement.
Wie dokumentiere ich eine Geschäftsreise vom Homeoffice aus korrekt?
Halten Sie den Zeitpunkt des Verlassens der Wohnung und die Rückkehr fest, zum Beispiel über einen Kalendereintrag oder eine digitale Spesenerfassung mit Zeitstempel. Notieren Sie Ziel und Zweck der Reise sowie die auswärts eingenommenen Mahlzeiten. Diese Angaben genügen in der Regel als Nachweis.