Auslands-Verpflegungspauschalen für Grenzgänger: Anspruch, Heimkehr und DBA
Grenzgänger haben bei Geschäftsreisen denselben Anspruch auf Ersatz ihrer Verpflegungskosten wie Mitarbeitende mit Wohnsitz in der Schweiz. Es gelten dieselben Ansätze – gemäss Rz 52 der Wegleitung zum Lohnausweis oder gemäss genehmigtem Spesenreglement –, unabhängig von Wohnsitz und Reiseland. Für HR-Abteilungen bleiben trotzdem Fragen: Was gilt bei Rückkehr am selben Tag? Und wie behandelt der Wohnsitzstaat die Vergütungen? Diese Seite klärt die zentralen Regeln und Sonderfälle.
01.Gleiche Ansprüche wie Inländer
Art. 327a OR verpflichtet den Arbeitgeber, alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen. Diese Pflicht gilt unabhängig davon, ob der Mitarbeitende in der Schweiz oder im grenznahen Ausland wohnt.
Auch die Höhe der Verpflegungsentschädigung hängt weder vom Wohnsitz noch vom Reiseland ab. Die ESTV publiziert keine Ansätze pro Land. Für Geschäftsreisen im In- und Ausland gelten die Werte von Rz 52 der Wegleitung oder die Ansätze eines vom Sitzkanton genehmigten Spesenreglements, etwa nach SSK-Muster.
Werte gemäss Rz 52 der Wegleitung zum Lohnausweis 2026 (In- und Ausland)
Spesenvergütungen sind gemäss Wegleitung nicht Bestandteil des Bruttolohns. Ob eine einzelne Vergütung bei quellenbesteuerten Mitarbeitenden als Spesenersatz anerkannt wird, hängt davon ab, ob sie diese Vorgaben bzw. das genehmigte Reglement einhält; im Zweifel entscheidet die kantonale Steuerverwaltung.
02.Besonderheit bei Heimkehr am selben Tag
Grenzgänger kehren nach einer Auslandsreise häufig noch am selben Tag zurück, insbesondere bei Reisen in grenznahe Regionen. Dann fallen keine Übernachtungskosten an, und es wird keine Übernachtung vergütet. Für die Verpflegung gibt es keine Stundenschwelle: Vergütet werden die Mahlzeiten, die wegen der Geschäftsreise auswärts anfallen.
Tagesreise ohne Übernachtung (Reglement nach SSK-Muster)
Ein Beispiel: Eine Mitarbeiterin mit Wohnsitz in Lörrach (D) reist um 07.00 Uhr von Basel aus geschäftlich nach Lyon und ist um 20.00 Uhr zurück. Mit genehmigtem Reglement nach SSK-Muster werden Frühstück, Mittagessen und Abendessen vergütet, pauschal CHF 15 + CHF 30 + CHF 35 = CHF 80. Ohne Reglement gilt Rz 52: je höchstens CHF 30 für Mittag- und Abendessen. Dauert die Reise nur von 09.00 bis 14.00 Uhr, wird lediglich das Mittagessen vergütet.
Massgebend ist die Geschäftsreise ab dem Arbeitsort. Der Weg vom Wohnort im Ausland zum Arbeitsort in der Schweiz ist Arbeitsweg; Wegvergütungen sind gemäss Wegleitung keine Spesen, sondern gehören zum Bruttolohn.
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Mehr erfahren →03.DBA-Aspekte bei Auslandsreisen
In der Schweiz gelten Spesenvergütungen, welche die Vorgaben von Rz 52 einhalten, nicht als Lohn; im Lohnausweis genügt das Kreuz bei Ziffer 13.1.1. Bei einem genehmigten Spesenreglement wird stattdessen in Ziffer 15 der Genehmigungsvermerk angebracht.
Im Wohnsitzstaat des Grenzgängers kann die Beurteilung anders ausfallen. Die Doppelbesteuerungsabkommen zwischen der Schweiz und den Nachbarstaaten regeln die Zuweisung des Besteuerungsrechts; wie Spesenvergütungen im Wohnsitzstaat behandelt werden, richtet sich nach dessen Recht.
- Wohnsitzstaat: Ob und wie der Grenzgänger Vergütungen des Schweizer Arbeitgebers im Wohnsitzstaat deklarieren muss, bestimmt das dortige Steuerrecht. Das kann der Schweizer Arbeitgeber nicht verbindlich beurteilen.
- Ausländische Pauschalen: Deutsche oder andere ausländische Verpflegungspauschalen gelten für Arbeitgeber im jeweiligen Land, nicht für den Schweizer Arbeitgeber. Er rechnet nach Rz 52 bzw. nach seinem Reglement ab.
- Klärung: Grenzgänger sollten Fragen zur Deklaration im Wohnsitzstaat mit ihrer Steuerberatung oder der dortigen Steuerbehörde klären.
Für den Schweizer Arbeitgeber ändert sich durch die DBA-Thematik nichts an der Abrechnung. Es empfiehlt sich jedoch, Grenzgänger auf mögliche Deklarationspflichten im Wohnsitzstaat hinzuweisen. Hinweise zu einzelnen Reiseländern finden Sie in der Übersicht der Auslandsspesen nach Land.
04.Häufige Fehler
Fehler 1: Ansätze nach Wohnsitzland oder Reiseland wählen
Manche HR-Abteilungen setzen für Grenzgänger Tagessätze des Wohnsitz- oder Reiselands an. Solche Ansätze haben keine Grundlage, denn die ESTV publiziert keine Ansätze pro Land. Massgebend sind Rz 52 und das genehmigte Spesenreglement.
Fehler 2: Übernachtung bei Tagesreise vergüten
Kehrt der Grenzgänger am selben Tag zurück, fallen keine Übernachtungskosten an. Übernachtungen werden gegen Beleg vergütet; eine Übernachtungsentschädigung ohne Übernachtung ist kein Auslagenersatz.
Fehler 3: Mahlzeiten ohne Blick auf die Reisezeiten vergüten
Nach SSK-Muster wird das Frühstück nur bei Abreise vor 07.30 Uhr und das Abendessen nur bei Rückkehr nach 19.30 Uhr oder auswärtiger Übernachtung vergütet. Ohne erfasste Reisezeiten lässt sich das nicht prüfen.
Fehler 4: Arbeitsweg als Geschäftsreise abrechnen
Der tägliche Weg vom Wohnort im Ausland zum Arbeitsort in der Schweiz ist keine Geschäftsreise. Wegvergütungen gehören gemäss Wegleitung zum Bruttolohn.
Fehler 5: Grenzgänger nicht über den Wohnsitzstaat informieren
Auch wenn der Arbeitgeber die Besteuerung im Wohnsitzstaat nicht beurteilen kann, führt fehlende Information zu Unsicherheit. Weisen Sie Grenzgänger schriftlich darauf hin, dass Spesenvergütungen im Wohnsitzstaat anders behandelt werden können.
05.Häufige Fragen
Was gilt, wenn ein Grenzgänger mit Wohnsitz in Deutschland geschäftlich nach Frankreich reist?
Es gelten die Regeln des Schweizer Arbeitgebers: Rz 52 der Wegleitung bzw. das genehmigte Spesenreglement, wie bei jeder anderen Geschäftsreise. Ansätze pro Land gibt es weder für Frankreich noch für Deutschland. Wie Deutschland als Wohnsitzstaat die Vergütungen behandelt, richtet sich nach deutschem Recht.
Muss der Grenzgänger die Spesenvergütungen im Wohnsitzstaat versteuern?
Das richtet sich nach dem Recht des Wohnsitzstaats und dem anwendbaren Doppelbesteuerungsabkommen. Der Schweizer Arbeitgeber kann das nicht verbindlich beurteilen. Grenzgänger sollten die Frage mit ihrer Steuerberatung oder der Steuerbehörde im Wohnsitzstaat klären.
Erhalten Grenzgänger auch die Pauschale von CHF 30 pro Hauptmahlzeit?
Ja, unter denselben Voraussetzungen wie alle Mitarbeitenden: höchstens CHF 30 pro Mittag- oder Abendessen, nicht pro Tag (Rz 52). Das gilt für Reisen im In- und Ausland gleich; höhere Ansätze braucht ein genehmigtes Spesenreglement.
Wie werden Reisezeiten bei Grenzgängern beurteilt?
Eine Stundenschwelle gibt es nicht; massgebend ist, welche Mahlzeiten wegen der Geschäftsreise auswärts anfallen. Nach SSK-Muster zählen die Abreise vor 07.30 Uhr für das Frühstück und die Rückkehr nach 19.30 Uhr für das Abendessen. Der Weg vom Wohnort im Ausland zum Arbeitsort in der Schweiz ist Arbeitsweg und keine Geschäftsreise.
Braucht ein Grenzgänger Belege für die Verpflegungspauschale?
Für Einzelfallpauschalen pro Mahlzeit braucht es keinen Restaurantbeleg. Die Geschäftsreise muss aber nachweisbar sein, etwa durch Reisebestätigung, Kundentermin oder Kalendereintrag, und Abreise- sowie Rückkehrzeit sollten festgehalten werden. Hotel und Tickets werden gegen Beleg vergütet.
Gilt die Kilometerentschädigung von CHF 0.75 auch für Grenzgänger?
Ja, für geschäftliche Fahrten mit dem Privatfahrzeug gelten höchstens CHF 0.75 pro Kilometer (Rz 52, SSK-Muster). Der tägliche Arbeitsweg vom Wohnort zum Arbeitsort ist keine Geschäftsreise; Wegvergütungen gehören gemäss Wegleitung zum Bruttolohn.