Spesen USA 2026: Ansätze, Sales Tax und Umrechnung für Schweizer Firmen
Für Geschäftsreisen in die USA gibt es für Schweizer Firmen keine offiziellen Länderpauschalen – auch keine «ESTV-Diätentabelle». Massgebend sind das eigene Spesenreglement und die Wegleitung zum Lohnausweis der ESTV, wie im Inland: zum Beispiel Hauptmahlzeiten mit effektiv in der Regel höchstens CHF 35 oder pauschal höchstens CHF 30. Die amerikanische Sales Tax ist in der Schweiz nicht als Vorsteuer abziehbar. USD-Belege werden nach Reglement in CHF umgerechnet, etwa mit dem ESTV-Monatsmittelkurs.
Die USA sind für viele Schweizer KMU ein wichtiges Reiseziel – für Messen, Kundenbesuche oder Projekte. Diese Seite zeigt aus Schweizer Sicht, welche Spesenregeln gelten, welche Richtwerte üblich sind, was mit der amerikanischen Sales Tax passiert und wie Belege in US-Dollar umgerechnet werden.
01.Was gilt für Schweizer Firmen?
Schickt eine Schweizer Firma Mitarbeitende in die USA, gilt Schweizer Recht: Der Arbeitgeber ersetzt die notwendigen Auslagen (Art. 327a OR), und ob die Vergütungen steuerfrei bleiben, richtet sich nach der Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises der ESTV. Die nach Städten abgestuften Per-diem-Sätze der US-Bundesverwaltung (GSA) gelten für US-Bundesangestellte und sind für Schweizer Firmen nicht massgebend.
- Effektiv gegen Beleg: Die tatsächlichen Kosten werden mit Originalbeleg vergütet. Das ist der Grundsatz, den auch das Muster-Spesenreglement der SSK vorsieht.
- Einzelfallpauschalen: Pauschalen pro Mahlzeit oder Tag sind möglich, solange sie die Vorgaben von Rz 52 der Wegleitung einhalten. Voraussetzung ist eine tatsächliche Reisetätigkeit.
- Genehmigtes Spesenreglement: Wer andere oder höhere Ansätze vergüten will, braucht ein vom Sitzkanton genehmigtes Spesenreglement. Ist die Lage unklar, entscheidet die kantonale Steuerverwaltung.
02.Übliche Ansätze und Richtwerte (Stand: Oktober 2026)
Offizielle Spesenansätze speziell für die USA gibt es für Schweizer Firmen nicht – auch keine «ESTV-Diätentabelle» mit Länderpauschalen. Üblich sind die Werte aus der Wegleitung zum Lohnausweis und aus dem Muster-Spesenreglement der Schweizerischen Steuerkonferenz (SSK). Beide unterscheiden nicht zwischen Inland und Ausland.
Quellen: ESTV, Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises 2026, Rz 52; SSK, Mustervorlagen Spesenreglemente (gültig ab 1. Mai 2024, aktualisiert per 1. Januar 2026). Stand: Oktober 2026.
Werden alle Vorgaben von Rz 52 eingehalten, genügt im Lohnausweis ein Kreuz bei Ziffer 13.1.1. Sind sie nicht erfüllt oder liegt kein genehmigtes Spesenreglement vor, müssen die effektiv vergüteten Spesen betragsmässig angegeben werden. Höhere Ansätze – etwa für teure Städte – setzen ein vom Sitzkanton genehmigtes Spesenreglement voraus.
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Mehr erfahren →03.Unterkunft, Verpflegung und Transport: worauf achten
- Unterkunft: Hotelkosten werden effektiv gegen Originalbeleg vergütet – verlangen Sie beim Check-out die detaillierte Hotelrechnung (folio), nicht nur den Kartenbeleg.
- Frühstück: Ist das Frühstück im Hotelpreis inbegriffen, wird es nicht zusätzlich vergütet.
- Verpflegung und Trinkgeld: Pauschal oder effektiv, je nach Spesenreglement. Trinkgeld ist in den USA üblich und steht oft separat auf der Quittung; ob und bis zu welcher Höhe es vergütet wird, sollte das Reglement festhalten. Kundeneinladungen werden gegen Originalquittung mit Namen der Anwesenden, Lokal, Datum und Geschäftszweck abgerechnet.
- Transport: Flug, Mietwagen, Taxi und Fahrdienste gegen Beleg. Das SSK-Muster sieht für Flugreisen die Business-Class vor; was die eigene Firma vergütet, legt ihr Reglement fest.
04.Sales Tax: keine Vorsteuer, keine Rückerstattung bekannt
Die USA kennen keine Mehrwertsteuer wie die Schweiz oder die EU. Auf Rechnungen erscheint stattdessen meist eine Sales Tax, die von Bundesstaaten und Gemeinden erhoben wird. Sie ist in der Schweizer MWST-Abrechnung nicht als Vorsteuer abziehbar.
Ein allgemeines Erstattungsverfahren für ausländische Unternehmen, wie es Frankreich oder Grossbritannien kennen, haben wir für die USA nicht gefunden. Verbuchen Sie die Sales Tax deshalb als Teil des Spesenaufwands; bei grossen Beträgen lohnt sich eine Abklärung beim jeweiligen Bundesstaat.
05.USD-Belege in CHF umrechnen
Mit welchem Kurs Belege in USD umgerechnet werden, legt das Spesenreglement fest. Einfach und nachvollziehbar ist der ESTV-Monatsmittelkurs des Monats, in dem die Ausgabe angefallen ist. Die aktuellen Kurse finden Sie auf der Seite ESTV-Monatsmittelkurse.
Bei Kartenzahlung entspricht der erstattete Betrag in der Regel dem belasteten CHF-Betrag. Wie USD-Spesen umgerechnet und belegt werden, zeigt auch der Artikel Auslandsspesen in US-Dollar.
06.Rechenbeispiel: drei Tage Geschäftsreise nach New York
Annahmen: Ein Mitarbeiter landet am Montagnachmittag in New York und fliegt am Mittwochnachmittag zurück. Der Flug wird über die Firma gebucht und erscheint nicht in der Spesenabrechnung. Hotel und Taxi werden effektiv gegen Beleg vergütet, die Mahlzeiten mit Einzelfallpauschalen von CHF 30 gemäss Rz 52. Das Frühstück ist im Hotelpreis inbegriffen. Die Dollar-Beträge sind Beispielwerte; umgerechnet wird mit dem aktuellen ESTV-Monatsmittelkurs.
Umrechnung USD in CHF mit dem ESTV-Monatsmittelkurs November 2026 (0.8381 CHF pro 1 USD)
Weil alle Vergütungen die Vorgaben von Rz 52 einhalten, genügt im Lohnausweis ein Kreuz bei Ziffer 13.1.1. Die Sales Tax auf der Hotelrechnung ist Teil der Spesen und wird nicht separat behandelt.
07.Häufige Fehler
Fehler 1: Eine «ESTV-Diätentabelle» verwenden
Eine ESTV-Tabelle mit Tagespauschalen pro Land gibt es nicht. Wer sich auf angebliche ESTV-Länderansätze stützt, riskiert bei einer Prüfung, dass die Vergütungen als Lohn aufgerechnet werden. Massgebend sind Rz 52 der Wegleitung und das genehmigte Spesenreglement.
Fehler 2: GSA-Sätze der US-Bundesverwaltung übernehmen
Die Per-diem-Sätze der GSA gelten für US-Bundesangestellte. Für eine Schweizer Firma sind sie nicht massgebend; Beträge über Rz 52 ohne genehmigtes Reglement müssen im Lohnausweis angegeben werden.
Fehler 3: Sales Tax als Vorsteuer abziehen
Die amerikanische Sales Tax gehört nicht in die Schweizer MWST-Abrechnung. Sie ist Teil des Spesenaufwands.
Fehler 4: Nur den Kartenbeleg aufbewahren
Für Hotel und Kundeneinladungen braucht es die detaillierte Rechnung bzw. Quittung; bei Einladungen zusätzlich Namen, Lokal, Datum und Geschäftszweck.
08.Häufige Fragen
Gibt es eine ESTV-Diätentabelle für die USA?
Nein. Die ESTV publiziert keine Tagespauschalen pro Land. Für Schweizer Firmen gelten das Spesenreglement und die Vorgaben der Wegleitung zum Lohnausweis, die für In- und Auslandsreisen gleich sind – zum Beispiel Mahlzeitenpauschalen bis CHF 30 pro Hauptmahlzeit (Rz 52).
Gilt für New York ein höherer Ansatz als für andere Städte?
Einen offiziellen Zuschlag gibt es nicht. Ein Spesenreglement kann höhere effektive Kosten vorsehen; dafür braucht es die Genehmigung durch die kantonale Steuerverwaltung, sonst sind Beträge über den Vorgaben von Rz 52 im Lohnausweis anzugeben.
Kann meine Firma die US Sales Tax zurückfordern?
Ein allgemeines Erstattungsverfahren für ausländische Unternehmen haben wir nicht gefunden. In der Schweizer MWST-Abrechnung ist die Sales Tax nicht als Vorsteuer abziehbar; sie wird als Teil des Spesenaufwands verbucht.
Welcher Kurs gilt für Belege in US-Dollar?
Der Kurs, den das Spesenreglement festlegt – etwa der ESTV-Monatsmittelkurs des Monats, in dem die Ausgabe angefallen ist. Bei Kartenzahlung entspricht der erstattete Betrag in der Regel dem belasteten CHF-Betrag.