Verpflegungspauschalen UK und USA: ESTV-Ansätze, Währung und Abwesenheitsberechnung
Schweizer Arbeitgeber, die Mitarbeitende nach Grossbritannien oder in die USA entsenden, stützen sich für die Verpflegungsentschädigung auf die ESTV-Länderliste. Diese weist pro Land einen fixen CHF-Tagessatz aus, der ohne Beleg als geschäftsmässig begründet gilt. Anders als bei manchen ausländischen Regelwerken kennt die ESTV keine Abstufung nach Städten oder Regionen innerhalb eines Landes.
Für KMU mit regelmässigen Reisen nach London, in die US-Ostküstenmetropolen oder ins ländliche England stellen sich in der Praxis vor allem drei Fragen: Welcher Ansatz gilt konkret, wie wirkt sich die Zeitverschiebung auf die Abwesenheitsberechnung aus, und wann lohnt sich die effektive Abrechnung statt der Pauschale?
01.ESTV-Verpflegungsansätze 2026 für UK und USA
Die ESTV publiziert jährlich eine Länderliste mit Verpflegungspauschalen für Auslanddienstreisen. Die Beträge sind in CHF angegeben und berücksichtigen das allgemeine Preisniveau des jeweiligen Landes. Für 2026 gelten die folgenden Ansätze für Grossbritannien und die USA.
ESTV-Verpflegungspauschalen 2026 (Tagessätze in CHF)
Die Schweizer Inlandspauschale von CHF 30.– pro Mahlzeit dient hier nur als Vergleichswert. Im Ausland gelten ausschliesslich die länderspezifischen ESTV-Sätze. Wichtig: Die Ansätze für UK und USA liegen deutlich über dem Schweizer Inlandsansatz, was das höhere Preisniveau in diesen Ländern widerspiegelt.
Die ESTV unterscheidet innerhalb eines Landes nicht nach Regionen oder Städten. Ob ein Mitarbeitender in London, Edinburgh oder einem Dorf in den Cotswolds verpflegt wird, spielt für die Pauschale keine Rolle. Dasselbe gilt für die USA: New York, San Francisco und eine Kleinstadt in Iowa erhalten denselben Tagessatz. Unternehmen, die regelmässig in teure Metropolen entsenden, können im Spesenreglement eine höhere effektive Abrechnung mit Belegpflicht vorsehen.
02.Währungsumrechnung: GBP und USD in der Spesenabrechnung
Da die ESTV-Verpflegungspauschalen bereits in CHF publiziert sind, entfällt bei pauschaler Abrechnung jede Währungsumrechnung. Wer den ESTV-Tagessatz geltend macht, rechnet direkt in CHF ab — unabhängig davon, ob vor Ort in GBP oder USD bezahlt wurde.
Eine Umrechnung wird erst relevant, wenn Mitarbeitende effektive Kosten mit Belegen einreichen, die in GBP oder USD ausgestellt sind. In diesem Fall muss der Fremdwährungsbetrag in CHF umgerechnet werden. Die ESTV akzeptiert grundsätzlich den Tageskurs am Datum der Ausgabe. In der Praxis verwenden viele KMU den Monatsmittelkurs der ESTV oder den Kreditkartenabrechnungskurs.
- Tageskurs am Belegdatum: Gilt als Standardmethode. Der Kurs wird anhand einer anerkannten Quelle wie SIX, SNB oder ESTV ermittelt.
- Monatsmittelkurs der ESTV: Vereinfacht die Abrechnung bei vielen Transaktionen im selben Monat. Die ESTV publiziert monatliche Durchschnittskurse für alle gängigen Währungen.
- Kreditkartenabrechnungskurs: Entspricht dem tatsächlich belasteten CHF-Betrag. Vorteil: Der Beleg der Kreditkartenabrechnung dokumentiert den Kurs automatisch.
Entscheidend ist, dass das Spesenreglement eine einheitliche Methode vorgibt. Ein Wechsel zwischen Umrechnungsmethoden innerhalb derselben Abrechnung ist nicht zulässig. Für KMU mit wenigen Auslandreisen empfiehlt sich der Kreditkartenabrechnungskurs, da er am einfachsten nachweisbar ist.
Auslandsspesen UK und USA digital erfassen und abrechnen mit der Spesen App→ Spesenbelege erfassen, einreichen, prüfen und freigeben.
Mehr erfahren →03.Abwesenheitsberechnung bei Zeitverschiebung
Grossbritannien liegt eine Stunde hinter der Schweiz (UTC+0 bzw. UTC+1 bei Sommerzeit), die US-Ostküste sechs Stunden, die Westküste neun Stunden. Diese Zeitverschiebung beeinflusst die Berechnung der Abwesenheitsdauer, die für den Anspruch auf Verpflegungspauschalen massgebend ist.
Massgebend für die Abwesenheitsberechnung ist die Schweizer Ortszeit. Die Abwesenheit beginnt mit dem Verlassen des Arbeitsorts oder der Wohnung in der Schweiz und endet mit der Rückkehr. Bei Flugreisen nach Westen verlängert sich der Reisetag rechnerisch, weil die Ortszeit am Zielort hinter der Schweizer Zeit liegt. Ein Beispiel verdeutlicht die Auswirkung.
Beispiel: Dienstreise Zürich – New York (Hinreise)
Mit 14 Stunden Abwesenheit am Hinreisetag besteht Anspruch auf den vollen Tagessatz. Ohne Berücksichtigung der Zeitverschiebung würde die Abwesenheit in New Yorker Ortszeit nur 8 Stunden betragen. Die Berechnung nach Schweizer Zeit ist daher für den Mitarbeitenden bei Westreisen vorteilhaft und bei Ostreisen (Rückreise) entsprechend kürzer.
Für UK-Reisen ist der Effekt geringer: Die eine Stunde Zeitverschiebung macht selten den Unterschied zwischen einer halben und einer ganzen Tagespauschale. Bei US-Reisen hingegen kann die Zeitverschiebung am An- und Abreisetag über den Anspruch auf einzelne Mahlzeitenpauschalen entscheiden.
04.Pauschale oder effektive Abrechnung: Wann lohnt sich was?
Schweizer KMU haben bei Auslanddienstreisen die Wahl zwischen der pauschalen Abrechnung nach ESTV-Sätzen und der effektiven Abrechnung mit Belegen. Beide Methoden sind steuerlich anerkannt, sofern sie im genehmigten Spesenreglement verankert sind. Die Wahl hat direkte Auswirkungen auf den administrativen Aufwand und die Kostenstruktur.
Vergleich: Pauschale vs. effektive Verpflegungsabrechnung
Für die meisten KMU ist die pauschale Abrechnung die effizientere Lösung. Die ESTV-Sätze decken eine angemessene Verpflegung in UK und USA ab, ohne dass Belege gesammelt und Währungen umgerechnet werden müssen. Die effektive Abrechnung lohnt sich vor allem bei Reisen in besonders teure Städte wie London oder New York, wo die tatsächlichen Restaurantkosten regelmässig über den Pauschalen liegen. In diesem Fall muss das Spesenreglement die effektive Methode ausdrücklich zulassen und eine Obergrenze oder Angemessenheitsregel definieren.
Eine Mischform innerhalb derselben Reise — etwa Pauschale für das Frühstück und effektive Abrechnung für das Abendessen — ist nur zulässig, wenn das Spesenreglement dies explizit vorsieht. Ohne entsprechende Regelung gilt pro Reisetag einheitlich eine Methode.
05.Häufige Fehler
Fehler 1: Unterschiedliche Pauschalen für London und Provinz ansetzen
Die ESTV kennt keine regionalen Abstufungen innerhalb eines Landes. Wer im Spesenreglement für London einen höheren Pauschalsatz als für den Rest von Grossbritannien definiert, weicht von der ESTV-Länderliste ab. Solche Differenzierungen werden bei einer Revision beanstandet. Stattdessen kann für teure Städte die effektive Abrechnung mit Beleg vorgesehen werden.
Fehler 2: Verpflegungspauschale in GBP oder USD statt CHF abrechnen
Die ESTV-Pauschalen sind in CHF publiziert und werden in CHF abgerechnet. Wer den Betrag in Fremdwährung ausweist und dann umrechnet, schafft unnötige Fehlerquellen und Abweichungen. Die Umrechnung ist nur bei effektiver Abrechnung mit Fremdwährungsbelegen relevant.
Fehler 3: Abwesenheit nach Ortszeit am Reiseziel berechnen
Massgebend ist die Schweizer Ortszeit, nicht die lokale Zeit in UK oder den USA. Wer die Abwesenheit nach Ortszeit am Zielort berechnet, kürzt bei Westreisen den Anspruch des Mitarbeitenden und riskiert Nachforderungen. Bei Ostreisen (Rückreise) würde umgekehrt zu viel ausbezahlt.
Fehler 4: Kein genehmigtes Spesenreglement für Auslandpauschalen
Verpflegungspauschalen für Auslanddienstreisen müssen im Spesenreglement geregelt und von der zuständigen kantonalen Steuerverwaltung genehmigt sein. Ohne genehmigtes Reglement gelten Pauschalzahlungen als Lohnbestandteil und sind im Lohnausweis zu deklarieren. Die Genehmigung muss vor der ersten Auszahlung vorliegen.
Fehler 5: Pauschale und effektive Kosten für dieselbe Mahlzeit kombinieren
Manche Mitarbeitende reichen für ein Geschäftsessen einen Restaurantbeleg ein und beanspruchen zusätzlich die Tagespauschale. Diese Doppelvergütung ist nicht zulässig. Das Spesenreglement muss klar regeln, ob pro Reisetag pauschal oder effektiv abgerechnet wird, und eine Kombination ausschliessen oder explizit definieren.
06.Häufige Fragen
Gilt für London ein höherer Verpflegungssatz als für den Rest von Grossbritannien?
Nein. Die ESTV publiziert pro Land einen einheitlichen Verpflegungssatz. Für ganz Grossbritannien gilt derselbe Tagessatz, unabhängig davon, ob die Dienstreise nach London, Manchester oder in eine ländliche Region führt. Wer die höheren Lebenshaltungskosten in London abbilden möchte, kann im Spesenreglement die effektive Abrechnung mit Belegen vorsehen.
Muss ich bei ESTV-Pauschalen für UK und USA Belege sammeln?
Bei pauschaler Abrechnung nach ESTV-Sätzen besteht keine Belegpflicht für die Verpflegung. Es genügt der Nachweis der Dienstreise selbst, etwa durch Flugticket, Hotelrechnung oder Reiseauftrag. Belege sind nur erforderlich, wenn effektive Kosten statt der Pauschale geltend gemacht werden.
Wie rechne ich einen Restaurantbeleg in USD oder GBP in CHF um?
Bei effektiver Abrechnung verwenden Sie den Tageskurs am Belegdatum, den ESTV-Monatsmittelkurs oder den Kreditkartenabrechnungskurs. Das Spesenreglement muss eine einheitliche Methode vorschreiben. Der Kreditkartenkurs ist für KMU am einfachsten, da er automatisch dokumentiert ist.
Zählt die Flugzeit bei einer USA-Reise zur Abwesenheit?
Ja. Die Abwesenheit wird von der Abreise am Wohnort oder Arbeitsort in der Schweiz bis zur Rückkehr berechnet, inklusive Flugzeit. Massgebend ist durchgehend die Schweizer Ortszeit. Bei einem Flug nach New York wird die gesamte Reisezeit in Schweizer Zeit gemessen, was am Hinreisetag zu einer längeren rechnerischen Abwesenheit führt.
Darf ich für eine Dienstreise nach New York einen höheren Satz als für Texas ansetzen?
Nicht bei pauschaler Abrechnung. Die ESTV-Pauschale gilt einheitlich für die gesamten USA. Wenn die Kosten in New York regelmässig über dem Pauschalsatz liegen, kann das Spesenreglement für bestimmte Destinationen die effektive Abrechnung mit Beleg und Angemessenheitsprüfung vorsehen.
Werden ESTV-Verpflegungspauschalen für UK und USA im Lohnausweis deklariert?
Nein, sofern ein genehmigtes Spesenreglement vorliegt und die ESTV-Ansätze nicht überschritten werden. Die Pauschalen gelten als geschäftsmässig begründeter Auslagenersatz gemäss Art. 327a OR und erscheinen nicht im Lohnausweis. Übersteigen die ausbezahlten Beträge die ESTV-Sätze, ist die Differenz als Lohn zu deklarieren.