Verpflegungspauschalen USA und UK: Diätensätze, Umrechnung, MWST
Für Dienstreisen in die USA gilt ca. USD 79/Tag, UK ca. GBP 45/Tag (ESTV-Diätentabelle) – Umrechnung mit ESTV-Monatsmittelkurs; UK-VAT ist nicht als Schweizer VSt abzugsfähig. Die USA und das Vereinigte Königreich gehören zu den häufigsten Reisezielen von Schweizer KMU-Mitarbeitenden. Dieser Beitrag erläutert die geltenden ESTV-Diätensätze, die korrekte Währungsumrechnung und den Umgang mit ausländischer Mehrwertsteuer für beide Länder.
01.ESTV-Diätensätze USA und UK 2026
Die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) veröffentlicht jedes Jahr eine Diätentabelle mit länderspezifischen Verpflegungspauschalen für Geschäftsreisen ins Ausland. Diese Sätze gelten als steuerlich anerkannte Höchstbeträge, die ohne Einzelbelege abgerechnet werden dürfen, sofern das genehmigte Spesenreglement auf die ESTV-Tabelle verweist. Für 2026 sind die Ansätze für die USA und das Vereinigte Königreich wie folgt festgelegt.
ESTV-Diätensätze 2026 für USA und UK
Die Angabe «ca.» bedeutet, dass die ESTV die Sätze jährlich anpasst und die exakten Beträge jeweils auf estv.admin.ch publiziert werden. Vor jeder Dienstreise sollte der aktuelle Satz geprüft werden. Die Pauschale deckt Frühstück, Mittagessen und Abendessen ab. Wird eine Mahlzeit vom Arbeitgeber oder einem Geschäftspartner bezahlt, ist der Tagessatz anteilig zu kürzen – in der Regel um einen Drittel pro Mahlzeit.
Für die USA gilt ein einheitlicher Diätensatz unabhängig von der Stadt oder dem Bundesstaat. Ob die Reise nach New York, Texas oder Kalifornien führt, spielt für die ESTV-Pauschale keine Rolle. Das unterscheidet die Schweizer Regelung von der US-amerikanischen GSA-Tabelle (General Services Administration), die nach Städten differenziert. Schweizer Arbeitgeber können im Spesenreglement höhere Ansätze für teure Städte festlegen, müssen diese dann aber mit Einzelbelegen nachweisen.
02.Umrechnung in CHF: ESTV-Monatsmittelkurs
Die Verpflegungspauschalen lauten auf die jeweilige Landeswährung und müssen für die Spesenabrechnung in CHF umgerechnet werden. Die ESTV gibt dafür monatliche Mittelkurse für alle gängigen Währungen heraus. Massgebend ist der Monatsmittelkurs des Monats, in dem die Dienstreise stattfindet – nicht der Tageskurs am Reisetag.
Beispielrechnung: Umrechnung einer USA-Dienstreise
Das Spesenreglement kann einen anderen Umrechnungsmechanismus vorsehen, etwa den Kreditkartenkurs oder den Tageskurs der SNB. Entscheidend ist, dass die gewählte Methode im genehmigten Reglement festgehalten und konsistent angewendet wird. Wechselt ein Unternehmen unterjährig die Methode, kann die Steuerbehörde die Abzugsfähigkeit der Spesen beanstanden.
- ESTV-Monatsmittelkurs: Standardmethode, von der ESTV empfohlen. Wird monatlich auf estv.admin.ch publiziert. Einfach handhabbar, da pro Monat nur ein Kurs gilt.
- Kreditkartenkurs: Kurs gemäss Kreditkartenabrechnung. Vorteil: exakte Abbildung der tatsächlichen Kosten. Nachteil: bei Pauschalspesen nicht anwendbar, da kein Beleg vorliegt.
- SNB-Tageskurs: Devisenkurs der Schweizerischen Nationalbank am Reisetag. Aufwendiger in der Verwaltung, aber im Reglement zulässig.
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Mehr erfahren →03.Ausländische Mehrwertsteuer: USA und UK
Ein häufiges Missverständnis betrifft die Behandlung ausländischer Umsatzsteuern. Grundsätzlich gilt: Ausländische Mehrwertsteuer kann in der Schweiz nicht als Vorsteuer abgezogen werden. Das Schweizer Mehrwertsteuergesetz (MWSTG) erlaubt den Vorsteuerabzug nur für die inländische Mehrwertsteuer. Für die USA und das UK ergeben sich unterschiedliche Konstellationen.
Vergleich: Umsatzsteuer auf Verpflegung in USA und UK
In den USA gibt es keine Bundesumsatzsteuer (Federal Sales Tax). Die einzelnen Bundesstaaten und Gemeinden erheben unterschiedliche Sales-Tax-Sätze, die zwischen 0 und rund 10 Prozent liegen. Diese Sales Tax ist weder in der Schweiz als Vorsteuer abziehbar noch in den USA erstattungsfähig. Sie wird als Bestandteil des Spesenaufwands verbucht.
Im Vereinigten Königreich fällt auf Restaurantleistungen eine VAT von 20 Prozent an. Seit dem Brexit ist das UK kein EU-Mitglied mehr, weshalb das EU-Erstattungsverfahren (8. EU-Richtlinie) nicht greift. Schweizer Unternehmen können einen direkten Erstattungsantrag bei der britischen Steuerbehörde HMRC stellen. In der Praxis lohnt sich dies für KMU bei reinen Verpflegungskosten selten, da der administrative Aufwand den erstatteten Betrag häufig übersteigt. Bei grösseren Beträgen – etwa bei kombinierten Reise- und Konferenzkosten – kann eine Prüfung sinnvoll sein.
Unabhängig von der Erstattungsfrage gilt: Die ESTV-Diätenpauschale deckt die Verpflegungskosten inklusive lokaler Steuern ab. Wer pauschal abrechnet, muss die ausländische Steuer nicht separat ausweisen. Wer hingegen mit Einzelbelegen abrechnet, verbucht den Bruttobetrag inklusive ausländischer Steuer als Aufwand.
04.Häufige Fehler
Fehler 1: Tageskurs statt ESTV-Monatsmittelkurs verwenden
Viele Unternehmen rechnen Fremdwährungsbeträge mit dem Tageskurs am Reisetag um, obwohl das Spesenreglement keine abweichende Regelung enthält. Ohne explizite Regelung im Reglement gilt der ESTV-Monatsmittelkurs. Inkonsistente Umrechnung kann bei einer Revision zur Aufrechnung führen.
Fehler 2: UK-VAT als Schweizer Vorsteuer geltend machen
Die britische VAT von 20 Prozent auf Restaurantrechnungen wird gelegentlich als Vorsteuer in der Schweizer MWST-Abrechnung eingesetzt. Das ist unzulässig, da nur inländische Mehrwertsteuer abzugsfähig ist. Der Fehler fällt spätestens bei einer MWST-Kontrolle auf und führt zu Nachforderungen samt Verzugszins.
Fehler 3: Stadtspezifische Pauschalen anwenden
Manche Unternehmen übernehmen die US-amerikanischen GSA-Sätze, die nach Städten differenzieren, und setzen diese als steuerlich anerkannte Pauschalen ein. Die ESTV anerkennt jedoch nur ihre eigene Diätentabelle mit einem einheitlichen Ländersatz. Höhere Beträge müssen mit Einzelbelegen nachgewiesen werden.
Fehler 4: Diätensätze nicht jährlich aktualisieren
Die ESTV passt die Diätensätze jedes Jahr an. Wer mit veralteten Beträgen abrechnet, riskiert entweder zu tiefe Erstattungen an Mitarbeitende oder steuerlich nicht anerkannte Überzahlungen. Vor jeder Auslandsreise sollte der aktuelle Satz auf estv.admin.ch geprüft werden.
Fehler 5: Mahlzeitenkürzung bei eingeladenen Essen vergessen
Wird eine Mahlzeit vom Geschäftspartner oder Veranstalter bezahlt, muss die Tagespauschale anteilig gekürzt werden. Unterbleibt die Kürzung, liegt eine Doppelvergütung vor. In der Regel wird pro bezahlte Mahlzeit ein Drittel des Tagessatzes abgezogen.
05.Häufige Fragen
Gilt für New York derselbe ESTV-Diätensatz wie für Texas?
Ja. Die ESTV-Diätentabelle kennt pro Land nur einen einheitlichen Satz. Für die USA gilt 2026 landesweit rund USD 79 pro Tag, unabhängig davon, ob die Reise nach New York, Texas oder einen anderen Bundesstaat führt. Wer für teure Städte höhere Beträge erstatten möchte, muss dies im Spesenreglement festhalten und mit Einzelbelegen nachweisen.
Wo finde ich die aktuellen ESTV-Diätensätze für 2026?
Die ESTV publiziert die Diätentabelle jährlich auf estv.admin.ch unter der Rubrik Lohnausweis. Die Tabelle enthält für jedes Land den Tagessatz in Landeswährung. Es empfiehlt sich, die Sätze vor jeder Auslandsreise zu prüfen, da sie sich jährlich ändern können.
Kann ich die britische VAT auf Hotelrechnungen zurückfordern?
Grundsätzlich ja, über einen direkten Erstattungsantrag bei der britischen Steuerbehörde HMRC. Seit dem Brexit steht das EU-Erstattungsverfahren nicht mehr zur Verfügung. Der Antrag lohnt sich für KMU in der Regel erst ab grösseren Beträgen, da der administrative Aufwand erheblich ist. Reine Verpflegungskosten allein rechtfertigen den Aufwand meist nicht.
Muss ich bei Pauschalabrechnung Belege aus den USA oder UK aufbewahren?
Bei Pauschalabrechnung gemäss ESTV-Diätentabelle müssen keine Einzelbelege für Verpflegung aufbewahrt werden. Nachzuweisen sind jedoch die Reise selbst (Flugticket, Hotelrechnung, Reiseauftrag) sowie die Anzahl der Reisetage. Ohne Reisenachweis kann die Steuerbehörde die Pauschale beanstanden.
Darf der Arbeitgeber höhere Verpflegungspauschalen als die ESTV-Sätze zahlen?
Ja, der Arbeitgeber kann im Spesenreglement höhere Ansätze festlegen. Der Betrag, der den ESTV-Satz übersteigt, gilt jedoch als Lohnbestandteil und muss im Lohnausweis deklariert werden. Zudem sind auf den übersteigenden Betrag Sozialversicherungsbeiträge geschuldet.