Auslands-Verpflegungspauschalen: Steuerfreiheit, Abzug und Überschreitung
Auslands-Verpflegungspauschalen im ESTV-Rahmen sind für den AN steuerfrei und AHV-befreit – Überschreitungen des Diätensatzes gelten als steuerpflichtiger Lohn. Die steuerliche Behandlung dieser Pauschalen betrifft Arbeitnehmende und Arbeitgeber gleichermassen, unterscheidet sich aber in der Wirkung: Während Arbeitnehmende von der Steuerfreiheit profitieren, verbucht der Arbeitgeber die Beträge als geschäftsmässig begründeten Aufwand. Entscheidend ist in beiden Fällen, dass die ESTV-Diätensätze als Referenzrahmen eingehalten werden und ein genehmigtes Spesenreglement vorliegt.
01.Steuerfreiheit für Arbeitnehmende
Arbeitnehmende, die im Auftrag des Arbeitgebers ins Ausland reisen, erhalten Verpflegungspauschalen als Auslagenersatz gemäss Art. 327a OR. Solange diese Pauschalen die von der ESTV publizierten länderspezifischen Diätensätze nicht übersteigen, gelten sie weder als Einkommen noch als Lohnbestandteil. Die Beträge sind damit von der Einkommenssteuer und der AHV-Beitragspflicht vollständig befreit.
- ESTV-Diätensatz als Obergrenze: Die ESTV publiziert für jedes Land einen spezifischen Tagessatz für Verpflegung. Dieser Betrag ist die massgebende Grenze für die Steuerfreiheit. Die Sätze variieren je nach Land erheblich – beispielsweise liegt der Ansatz für Deutschland deutlich tiefer als jener für Norwegen.
- Genehmigtes Spesenreglement: Die Steuerfreiheit setzt zwingend ein von der zuständigen kantonalen Steuerverwaltung genehmigtes Spesenreglement voraus. Ohne genehmigtes Reglement muss der Arbeitgeber die Pauschalen im Lohnausweis unter Ziffer 13.1.1 als übrige Gehaltsnebenleistungen deklarieren, was die Steuerfreiheit gefährdet.
- Deklaration im Lohnausweis: Bei genehmigtem Reglement wird in Ziffer 13.1.1 lediglich ein Kreuz bei «Spesenreglement» gesetzt. Die einzelnen Pauschalbeträge müssen nicht separat aufgeführt werden. Ohne Reglement sind die effektiv ausbezahlten Beträge unter Ziffer 13.2 zu beziffern.
- AHV-Befreiung: Die Befreiung von der AHV-Beitragspflicht folgt automatisch, wenn die Pauschale innerhalb des ESTV-Rahmens liegt. Eine separate Meldung an die Ausgleichskasse ist nicht erforderlich.
Ein Beispiel: Eine Mitarbeiterin reist für drei Tage nach Frankreich. Der ESTV-Diätensatz für Frankreich beträgt CHF 75 pro Tag für Verpflegung. Der Arbeitgeber zahlt CHF 75 pro Tag aus, insgesamt CHF 225. Dieser Betrag ist für die Mitarbeiterin vollständig steuerfrei und erscheint nicht als Einkommen auf dem Lohnausweis.
02.Steuerliche Behandlung beim Arbeitgeber
Für den Arbeitgeber stellen Auslands-Verpflegungspauschalen geschäftsmässig begründeten Personalaufwand dar. Sie sind in der Erfolgsrechnung vollumfänglich als Aufwand abzugsfähig und reduzieren den steuerbaren Gewinn. Eine betragliche Obergrenze für die Abzugsfähigkeit existiert nicht, solange die Pauschalen geschäftsmässig begründet sind.
Steuerliche Wirkung beim Arbeitgeber
Der ESTV-Rahmen dient dem Arbeitgeber als anerkannter Massstab. Hält sich das Unternehmen an die publizierten Diätensätze, akzeptieren die Steuerbehörden den Aufwand ohne weitere Nachweise zur Angemessenheit. Zahlt der Arbeitgeber höhere Beträge aus, muss er die geschäftsmässige Begründung im Einzelfall nachweisen können – andernfalls kann die Steuerverwaltung den übersteigenden Teil als verdeckte Gewinnausschüttung oder geldwerte Leistung qualifizieren.
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Mehr erfahren →03.Überschreitung der ESTV-Diätensätze
Zahlt der Arbeitgeber eine Verpflegungspauschale aus, die den ESTV-Diätensatz für das betreffende Land übersteigt, ändert sich die steuerliche Qualifikation des übersteigenden Betrags grundlegend. Die Differenz zwischen dem ausbezahlten Betrag und dem ESTV-Ansatz gilt als Lohnbestandteil. Dieser Betrag unterliegt der Einkommenssteuer und der AHV-Beitragspflicht.
Beispiel: Überschreitung des ESTV-Diätensatzes
- Lohnausweis Ziffer 1: Der übersteigende Betrag wird dem Bruttolohn unter Ziffer 1 des Lohnausweises zugeschlagen. Er erscheint damit als reguläres Einkommen.
- AHV-Beitragspflicht: Die Differenz ist AHV-pflichtig. Arbeitgeber und Arbeitnehmende tragen je den hälftigen Beitragssatz. Der Arbeitgeber muss den Betrag der Ausgleichskasse melden.
- Quellensteuer: Bei quellensteuerpflichtigen Arbeitnehmenden ist der übersteigende Betrag ebenfalls der Quellensteuer zu unterstellen.
- Kein Wahlrecht: Die Umqualifikation erfolgt von Gesetzes wegen. Weder Arbeitgeber noch Arbeitnehmende können den übersteigenden Betrag als steuerfreien Spesenersatz deklarieren.
Wichtig: Die Umqualifikation betrifft ausschliesslich den übersteigenden Teil. Der Anteil bis zum ESTV-Diätensatz bleibt steuerfrei. Eine vollständige Umqualifikation der gesamten Pauschale findet nicht statt.
04.Häufige Fehler
Fehler 1: Inlandpauschale für Auslandreisen anwenden
Manche Unternehmen verwenden für Auslandreisen den Schweizer Inlandansatz von CHF 30 pro Mahlzeit statt des länderspezifischen ESTV-Diätensatzes. Die ESTV-Diätensätze für das Ausland sind in der Regel höher. Wer den Inlandansatz anwendet, erstattet den Mitarbeitenden zu wenig und riskiert Unzufriedenheit – steuerlich ist der tiefere Betrag zwar unproblematisch, aber nicht sachgerecht.
Fehler 2: Kein genehmigtes Spesenreglement vorhanden
Ohne genehmigtes Spesenreglement müssen sämtliche Pauschalzahlungen im Lohnausweis einzeln beziffert werden. Die Steuerverwaltung kann die Steuerfreiheit in Frage stellen und die Beträge als Lohn qualifizieren. Ein Reglement sollte vor der ersten Auszahlung bei der kantonalen Steuerverwaltung eingereicht und genehmigt werden.
Fehler 3: Überschreitung nicht im Lohnausweis deklariert
Wird die Differenz zwischen ausbezahlter Pauschale und ESTV-Ansatz nicht unter Ziffer 1 des Lohnausweises aufgeführt, liegt eine fehlerhafte Lohndeklaration vor. Bei einer Revision durch die Steuerbehörden drohen Nachsteuern, Verzugszinsen und allenfalls ein Strafverfahren wegen Steuerhinterziehung.
Fehler 4: Veraltete ESTV-Diätensätze verwenden
Die ESTV aktualisiert die länderspezifischen Diätensätze periodisch. Wer mit veralteten Ansätzen arbeitet, riskiert entweder eine unbeabsichtigte Überschreitung oder eine zu tiefe Erstattung. Die aktuellen Sätze sollten zu Jahresbeginn geprüft und im Spesenreglement oder in der Abrechnungssoftware hinterlegt werden.
Fehler 5: Tatsächliche Kosten mit Pauschale verwechseln
Die steuerliche Beurteilung richtet sich ausschliesslich nach dem ESTV-Diätensatz, nicht nach den tatsächlich angefallenen Kosten. Auch wenn die realen Verpflegungskosten im Ausland höher waren als die Pauschale, darf ohne Belege kein höherer Betrag steuerfrei ausbezahlt werden. Umgekehrt darf die Pauschale auch dann steuerfrei bezogen werden, wenn die tatsächlichen Kosten tiefer lagen.
05.Häufige Fragen
Was passiert, wenn die tatsächlichen Verpflegungskosten unter dem ESTV-Diätensatz liegen?
Die Pauschale darf trotzdem in voller Höhe des ESTV-Ansatzes steuerfrei ausbezahlt werden. Die tatsächlichen Kosten sind bei der Pauschalabrechnung irrelevant – massgebend ist einzig der publizierte Diätensatz. Der Arbeitnehmende muss keine Belege vorlegen und darf die Differenz behalten.
Gelten die ESTV-Diätensätze auch für Grenzgänger mit Arbeitseinsatz im Ausland?
Ja, die ESTV-Diätensätze gelten für alle Arbeitnehmenden mit Schweizer Arbeitsvertrag, die geschäftlich ins Ausland reisen. Der Wohnsitz des Arbeitnehmenden spielt keine Rolle. Entscheidend ist, dass eine auswärtige Geschäftsreise vorliegt und der Einsatzort im Ausland liegt.
Muss der Arbeitgeber zwingend den vollen ESTV-Diätensatz auszahlen?
Nein, der ESTV-Diätensatz ist eine Obergrenze für die Steuerfreiheit, keine Pflichtleistung. Der Arbeitgeber kann im Spesenreglement auch tiefere Pauschalen festlegen. Art. 327a OR verpflichtet lediglich zum Ersatz der notwendigen Auslagen – die Höhe kann vertraglich oder reglementarisch geregelt werden.
Können Auslands-Verpflegungspauschalen und effektive Spesenabrechnung kombiniert werden?
Grundsätzlich ist pro Reise entweder die Pauschale oder die effektive Abrechnung mit Belegen anzuwenden. Eine Mischform innerhalb derselben Reise – etwa Pauschale für Verpflegung und effektive Abrechnung für Übernachtung – ist jedoch zulässig, sofern das Spesenreglement dies vorsieht.
Wie werden Reisetage mit nur einer Mahlzeit im Ausland behandelt?
Bei An- und Abreisetagen oder Teilreisetagen kann der Arbeitgeber den Diätensatz anteilig kürzen. Üblich ist eine Reduktion auf zwei Drittel oder die Hälfte des Tagessatzes. Die genaue Regelung sollte im Spesenreglement festgehalten werden, damit die Steuerfreiheit gewährleistet bleibt.