Auslands-Verpflegungspauschalen: Steuerfreiheit, Abzug und Überschreitung
Ob Verpflegungspauschalen für Auslandsreisen steuerlich als Spesenersatz gelten, entscheidet sich nach denselben Regeln wie im Inland: Massgebend sind die Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises der ESTV und allenfalls ein vom Sitzkanton genehmigtes Spesenreglement. Eine ESTV-Liste mit Ansätzen pro Land gibt es nicht. Diese Seite zeigt, was das für Arbeitnehmende und Arbeitgeber bedeutet und was gilt, wenn die Werte von Rz 52 überschritten werden.
01.Steuerfreiheit für Arbeitnehmende
Arbeitnehmende, die im Auftrag des Arbeitgebers ins Ausland reisen, erhalten den Ersatz ihrer notwendigen Auslagen nach Art. 327a OR. Solche Spesenvergütungen sind gemäss Wegleitung zum Lohnausweis nicht Bestandteil des Bruttolohns. Wie sie im Lohnausweis erscheinen, hängt davon ab, ob die Vorgaben von Rz 52 eingehalten sind oder ob ein genehmigtes Spesenreglement vorliegt.
- Rz 52 als Massstab: Pauschale für eine Hauptmahlzeit höchstens CHF 30, effektive Vergütung für Mittag- oder Abendessen in der Regel höchstens CHF 35, Übernachtung gegen Beleg, Kleinspesen gegen Beleg oder als Tagespauschale bis CHF 20. Diese Werte gelten für In- und Auslandsreisen gleich.
- Ohne Reglement möglich: Für Einzelfallpauschalen im Rahmen von Rz 52 braucht es kein genehmigtes Reglement. Voraussetzung ist eine tatsächliche Reisetätigkeit; eine Hochrechnung auf die Arbeitstage ist nicht zulässig.
- Genehmigtes Spesenreglement: Höhere oder andere Ansätze, etwa nach SSK-Muster, sind mit einem vom Sitzkanton genehmigten Reglement möglich. Im Lohnausweis wird dann in Ziffer 15 der Genehmigungsvermerk angebracht.
- Pauschalen für Zeitabschnitte: Monatliche oder andere periodische Pauschalen sind immer betragsmässig in Ziffer 13.2 anzugeben, auch mit genehmigtem Reglement, und müssen in etwa den effektiven Auslagen entsprechen.
Ein Beispiel: Eine Mitarbeiterin reist für drei Tage nach Lyon. Ihr Arbeitgeber hat kein genehmigtes Reglement und vergütet Mittag- und Abendessen pauschal mit je CHF 30, das Hotel gegen Beleg. Das sind sechs Hauptmahlzeiten zu CHF 30, total CHF 180. Da die Vorgaben von Rz 52 eingehalten sind, genügt im Lohnausweis das Kreuz bei Ziffer 13.1.1.
02.Steuerliche Behandlung beim Arbeitgeber
Für den Arbeitgeber sind Spesenvergütungen für geschäftlich begründete Auslandsreisen Personalaufwand. Sie werden in der Erfolgsrechnung als Aufwand erfasst. Für den Lohnausweis massgebend sind die Vorgaben von Rz 52 und gegebenenfalls das genehmigte Spesenreglement.
Steuerliche Wirkung beim Arbeitgeber
Vergütet ein Unternehmen mehr, als Rz 52 oder das genehmigte Reglement vorsehen, sollte es die geschäftliche Begründung dokumentieren können. Ob eine Vergütung noch als Spesenersatz gilt oder teilweise als Lohn zu behandeln ist, beurteilt im Zweifel die kantonale Steuerverwaltung.
Auslands-Verpflegungspauschalen korrekt erfassen und abrechnen mit der Spesen App → Spesenbelege erfassen, einreichen, prüfen und freigeben.
Mehr erfahren →03.Überschreitung der Werte von Rz 52
Liegt eine Vergütung über den Werten von Rz 52, etwa eine Pauschale von mehr als CHF 30 pro Hauptmahlzeit, ist sie nicht mehr durch das Kreuz bei Ziffer 13.1.1 gedeckt. Was dann gilt, hängt davon ab, ob ein genehmigtes Spesenreglement vorliegt.
Vergütungen über den Werten von Rz 52
- Keine Länderzuschläge: Teurere Reiseländer begründen keinen höheren Ansatz nach Rz 52. Wer im Ausland mehr vergüten will, regelt das im Reglement und lässt es vom Sitzkanton genehmigen.
- Effektiv statt pauschal: Sind die Kosten tatsächlich höher, kann das Reglement die effektive Vergütung gegen Originalbeleg vorsehen; das ist nach SSK-Muster ohnehin der Grundsatz.
- Genehmigung: Ein genehmigtes Reglement des Sitzkantons wird von anderen Kantonen anerkannt, wenn es auf den SSK-Mustervorlagen beruht (Rz 59).
Hinweise zu einzelnen Reiseländern, etwa für Frankreich oder Grossbritannien, finden Sie in der Übersicht der Auslandsspesen nach Land.
04.Häufige Fehler
Fehler 1: Für das Ausland höhere offizielle Ansätze annehmen
Manche Unternehmen gehen davon aus, die ESTV publiziere für Auslandsreisen höhere Ansätze pro Land. Das ist nicht der Fall: Die Werte von Rz 52 gelten für In- und Ausland gleich. Höhere Ansätze braucht ein genehmigtes Spesenreglement.
Fehler 2: Pauschale pro Tag statt pro Hauptmahlzeit
Die CHF 30 gemäss Rz 52 gelten pro Mittag- oder Abendessen. Eine Tagespauschale für die Verpflegung in dieser Höhe oder eine Hochrechnung auf Arbeitstage ist durch Rz 52 nicht gedeckt.
Fehler 3: Höhere Ansätze ohne genehmigtes Reglement
Werden ohne genehmigtes Reglement höhere Beträge vergütet, genügt das Kreuz bei Ziffer 13.1.1 nicht mehr, und die Spesen sind betragsmässig anzugeben (Rz 53). Lassen Sie höhere Ansätze vorab vom Sitzkanton genehmigen.
Fehler 4: Monatspauschalen nicht in Ziffer 13.2 angeben
Pauschalen für Zeitabschnitte sind immer betragsmässig in Ziffer 13.2 anzugeben, auch mit genehmigtem Reglement. Einzelfallpauschalen nach Rz 52 fallen nicht darunter.
Fehler 5: Pauschalen ohne tatsächliche Reisetätigkeit
Einzelfallpauschalen setzen eine tatsächliche Reisetätigkeit voraus. Pauschalen für Tage ohne Geschäftsreise sind durch Rz 52 nicht gedeckt.
05.Häufige Fragen
Was gilt, wenn die tatsächlichen Verpflegungskosten unter der Pauschale liegen?
Einzelfallpauschalen nach Rz 52 werden ohne Restaurantbeleg vergütet; die tatsächlichen Kosten werden nicht abgerechnet. Voraussetzung ist eine tatsächliche Reisetätigkeit, und die Pauschale darf CHF 30 pro Hauptmahlzeit nicht übersteigen. Eine Hochrechnung auf die Arbeitstage ist nicht zulässig.
Gelten diese Regeln auch für Grenzgänger auf Geschäftsreise?
Ja. Für Geschäftsreisen gelten für alle Mitarbeitenden dieselben Regeln: Rz 52 der Wegleitung bzw. das genehmigte Spesenreglement des Arbeitgebers. Wie der Wohnsitzstaat die Vergütungen behandelt, richtet sich nach dessen Recht.
Muss der Arbeitgeber die vollen CHF 30 pro Hauptmahlzeit auszahlen?
Nein. Die CHF 30 sind die Obergrenze, bis zu der eine Pauschale ohne Betragsangabe im Lohnausweis vergütet werden kann, keine Pflichtleistung. Art. 327a OR verpflichtet zum Ersatz der notwendigen Auslagen; die Höhe kann das Spesenreglement regeln.
Können Pauschalen und effektive Spesenabrechnung kombiniert werden?
Ja. Nach SSK-Muster ist die effektive Abrechnung gegen Originalbeleg der Grundsatz, Pauschalen sind möglich, wo das Reglement sie vorsieht. Typisch ist das Hotel effektiv gegen Beleg und die Verpflegung pauschal; dieselbe Mahlzeit darf aber nicht doppelt vergütet werden.
Wie werden Reisetage mit nur einer Mahlzeit behandelt?
Vergütet wird pro Mahlzeit, nicht pro Tag. Fällt wegen der Reise nur ein Mittagessen auswärts an, wird nur dieses vergütet. Frühstück und Abendessen kommen nach SSK-Muster nur bei Abreise vor 07.30 Uhr bzw. bei auswärtiger Übernachtung oder Rückkehr nach 19.30 Uhr dazu.