Verpflegungspauschalen Ausland im Lohnausweis: Ziffer 13, Steuerfreiheit und Deklaration
Wer Mitarbeitende regelmässig ins Ausland entsendet, muss die ausbezahlten Verpflegungspauschalen korrekt im Lohnausweis abbilden. Die Deklaration hängt davon ab, ob ein genehmigtes Spesenreglement vorliegt und ob die Pauschalen innerhalb der ESTV-Ansätze bleiben. Fehler bei der Zuordnung zu den Ziffern 13.1.1, 13.2.1 oder 1 führen regelmässig zu Nachfragen der Steuerbehörden und können Aufrechnungen auslösen.
Besonders bei Aussendienstmitarbeitenden in der DACH-Region, die an über 100 Tagen pro Jahr im Ausland verpflegt werden, ist die saubere Trennung zwischen steuerfreien Pauschalen und lohnrelevantem Überschuss entscheidend. Diese Seite erklärt die massgeblichen Regeln, Schwellenwerte und Deklarationspflichten für 2026.
01.Ziffer 13 im Lohnausweis: Wo Auslands-Verpflegungspauschalen hingehören
Die ESTV-Wegleitung zum Lohnausweis unterscheidet bei Spesen grundsätzlich zwischen effektiven Auslagen und Pauschalentschädigungen. Für Auslands-Verpflegungspauschalen ist diese Unterscheidung zentral, weil sie bestimmt, in welcher Unterziffer von Ziffer 13 die Beträge erscheinen und ob sie steuerfrei bleiben.
Deklaration von Auslands-Verpflegungspauschalen im Lohnausweis
Liegt ein genehmigtes Spesenreglement vor, muss der Arbeitgeber in Ziffer 13.2.1 lediglich ein Kreuz setzen. Die einzelnen Pauschalbeträge werden nicht beziffert. Fehlt das genehmigte Reglement, sind sämtliche Pauschalzahlungen als Lohn unter Ziffer 1 aufzuführen. Ein internes Reglement ohne kantonale Genehmigung genügt nicht.
02.Voraussetzungen für die Steuerfreiheit von Auslands-Verpflegungspauschalen
Damit Auslands-Verpflegungspauschalen steuerfrei bleiben, müssen drei kumulative Voraussetzungen erfüllt sein. Fehlt auch nur eine davon, wird der gesamte Betrag oder die Differenz zum zulässigen Ansatz als Lohn qualifiziert.
- Genehmigtes Spesenreglement: Das Reglement muss von der kantonalen Steuerverwaltung am Sitz des Arbeitgebers genehmigt sein. Ab 2026 verlangt die SSK, dass genehmigte Reglemente inhaltlich den SSK-Mustervorlagen entsprechen. Bestehende Reglemente sollten auf Konformität geprüft werden.
- Einhaltung der ESTV-Ansätze: Die ausbezahlten Pauschalen dürfen die in der ESTV-Wegleitung festgelegten Ansätze nicht übersteigen. Für Inlandverpflegung gelten CHF 30 pro Mahlzeit. Für das Ausland richtet sich der Ansatz nach den länderspezifischen Tabellen der ESTV oder den im Reglement definierten Beträgen, sofern diese die ESTV-Maximalwerte nicht überschreiten.
- Geschäftliche Notwendigkeit: Die Verpflegung muss im Rahmen einer geschäftlich veranlassten Dienstreise anfallen. Reine Pendelfahrten zum regulären Arbeitsort oder private Reiseabschnitte begründen keinen Anspruch auf steuerfreie Pauschalen.
Gemäss Art. 327a OR ist der Arbeitgeber verpflichtet, dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen. Diese Pflicht gilt unabhängig davon, ob ein Spesenreglement existiert. Für die steuerliche Behandlung im Lohnausweis ist jedoch ausschliesslich das genehmigte Reglement massgebend.
Auslands-Verpflegungspauschalen korrekt erfassen und deklarieren mit der Spesen App → Spesenbelege erfassen, einreichen, prüfen und freigeben.
Mehr erfahren →03.Praxisbeispiel: Aussendienst DACH-Region mit 120 Reisetagen
Ein Schweizer KMU beschäftigt eine Aussendienstmitarbeiterin, die 2026 an 120 Tagen Kundenbesuche in Deutschland und Österreich durchführt. Das Unternehmen verfügt über ein genehmigtes Spesenreglement, das für Auslandsverpflegung eine Tagespauschale von CHF 55 vorsieht (Mittag- und Abendessen kombiniert).
Berechnung der Verpflegungspauschalen für 120 Auslandstage
Solange die CHF 55 pro Tag innerhalb der im genehmigten Reglement festgelegten und von der Steuerverwaltung akzeptierten Ansätze liegen, bleibt der gesamte Betrag steuerfrei. Der Arbeitgeber setzt in Ziffer 13.2.1 ein Kreuz und muss keinen Betrag angeben. Würde das Unternehmen hingegen CHF 80 pro Tag auszahlen und das Reglement nur CHF 55 vorsehen, wäre die Differenz von CHF 25 pro Tag (total CHF 3'000) als Lohn unter Ziffer 1 zu deklarieren.
Bei 120 Reisetagen empfiehlt es sich, eine separate Aufstellung der Auslandstage nach Land und Datum zu führen. Diese Aufstellung dient als Nachweis gegenüber der Steuerverwaltung und erleichtert die Prüfung bei einer Revision. Die Aufstellung muss nicht dem Lohnausweis beigelegt werden, sollte aber auf Verlangen innert nützlicher Frist vorgelegt werden können.
04.Abgrenzung Inland- und Auslandspauschalen im Lohnausweis
Viele Mitarbeitende reisen sowohl im Inland als auch im Ausland. Im Lohnausweis werden Inland- und Auslandspauschalen nicht separat ausgewiesen, sondern gemeinsam unter Ziffer 13 behandelt. Die Unterscheidung ist dennoch relevant, weil unterschiedliche Ansätze gelten und die Steuerverwaltung bei Revisionen die Zusammensetzung prüfen kann.
Vergleich Inland- und Auslandspauschalen 2026
Entscheidend ist, dass der Arbeitgeber intern sauber dokumentiert, welche Tage als Inland- und welche als Auslandsreisetage gelten. Bei gemischten Reisetagen, etwa einer Fahrt von Zürich nach München mit Kundenterminen in beiden Ländern, gilt der Ort der Übernachtung als massgebend für die Zuordnung. Findet keine Übernachtung statt, ist der Ort des Haupttermins ausschlaggebend.
05.Häufige Fehler
Fehler 1: Pauschalen ohne genehmigtes Reglement unter Ziffer 13.2.1 deklariert
Ohne kantonale Genehmigung des Spesenreglements dürfen Pauschalzahlungen nicht unter Ziffer 13.2.1 erscheinen. Die Steuerverwaltung rechnet den gesamten Betrag als Lohn auf und fordert Nachsteuern samt Verzugszins. Vor der ersten Pauschalzahlung muss das Reglement eingereicht und genehmigt sein.
Fehler 2: Keine Trennung zwischen Reglement-Ansatz und tatsächlich ausbezahltem Betrag
Zahlt der Arbeitgeber höhere Pauschalen als im Reglement vorgesehen, muss die Differenz unter Ziffer 1 als Lohn deklariert werden. Wird dies unterlassen, drohen AHV-Nachforderungen und steuerliche Aufrechnungen. Eine monatliche Kontrolle der ausbezahlten Beträge gegen die Reglementansätze verhindert diesen Fehler.
Fehler 3: Fehlende Dokumentation der Auslandsreisetage
Bei einer Revision verlangt die Steuerverwaltung den Nachweis, dass die Pauschalen tatsächlich für geschäftliche Auslandsreisen ausbezahlt wurden. Fehlt eine Aufstellung der Reisetage mit Datum, Zielort und Geschäftszweck, kann die Steuerverwaltung die Steuerfreiheit aberkennen. Digitale Reiserapporte mit automatischer Ländererfassung schaffen hier Abhilfe.
Fehler 4: Inlands- und Auslandspauschalen vermischt ohne Zuordnung
Werden Inland- und Auslandstage nicht getrennt erfasst, lässt sich bei einer Prüfung nicht nachvollziehen, ob die jeweiligen Ansätze eingehalten wurden. Dies führt dazu, dass die Steuerverwaltung den tieferen Inlandsansatz auf alle Tage anwendet und die Differenz als Lohn aufrechnet. Eine saubere Zuordnung pro Reisetag ist unerlässlich.
Fehler 5: Veraltetes Spesenreglement nach SSK-Präzisierung 2026 nicht aktualisiert
Ab 2026 müssen genehmigte Spesenreglemente inhaltlich den SSK-Mustervorlagen entsprechen. Reglemente, die vor dieser Präzisierung genehmigt wurden, können bei der nächsten Prüfung beanstandet werden. Arbeitgeber sollten ihr Reglement proaktiv mit den aktuellen Mustervorlagen abgleichen und bei Abweichungen eine Neueinreichung veranlassen.
06.Häufige Fragen
Muss ich für jedes Land eine eigene Verpflegungspauschale im Lohnausweis ausweisen?
Nein. Im Lohnausweis werden Verpflegungspauschalen nicht nach Ländern aufgeschlüsselt. Bei genehmigtem Spesenreglement genügt ein Kreuz in Ziffer 13.2.1. Die länderspezifische Aufstellung muss intern dokumentiert sein und auf Verlangen der Steuerverwaltung vorgelegt werden können.
Was passiert, wenn mein Spesenreglement höhere Auslandspauschalen vorsieht als die ESTV-Ansätze?
Die kantonale Steuerverwaltung genehmigt in der Regel nur Reglemente, deren Ansätze die ESTV-Maximalwerte nicht übersteigen. Enthält ein bereits genehmigtes Reglement höhere Beträge, ist die Differenz zwischen dem ausbezahlten Betrag und dem ESTV-Ansatz als Lohn unter Ziffer 1 zu deklarieren. Eine Anpassung des Reglements ist dringend empfohlen.
Gilt die Schweizer Inlandspauschale von CHF 30, wenn ein Mitarbeiter im Ausland isst?
Die CHF 30 pro Mahlzeit gelten als Standardansatz für Inlandverpflegung. Für Auslandsreisen können im genehmigten Spesenreglement abweichende, länderspezifische Ansätze festgelegt werden. Diese dürfen die ESTV-Maximalwerte für das jeweilige Land nicht übersteigen. Ohne spezifische Auslandsregelung im Reglement gilt der Inlandsansatz.
Wie deklariere ich Verpflegungspauschalen für einen Mitarbeiter, der nur einen Tag im Ausland war?
Auch ein einzelner Auslandstag wird gleich behandelt wie regelmässige Auslandsreisen. Bei genehmigtem Spesenreglement erscheint die Pauschale unter Ziffer 13.2.1 (Kreuz). Ohne genehmigtes Reglement ist der Betrag unter Ziffer 1 als Lohn zu deklarieren. Die Anzahl der Reisetage spielt für die Deklarationsart keine Rolle.
Muss der Mitarbeiter Belege für Auslands-Verpflegungspauschalen einreichen?
Bei echten Pauschalen gemäss genehmigtem Spesenreglement entfällt die Belegpflicht für die einzelne Mahlzeit. Der Mitarbeiter muss jedoch nachweisen, dass die Dienstreise stattgefunden hat, etwa durch einen Reiserapport, Kalendereinträge oder Buchungsbestätigungen. Ohne diesen Nachweis kann die Steuerverwaltung die Steuerfreiheit in Frage stellen.
Können Grenzgänger Auslands-Verpflegungspauschalen erhalten?
Grenzgänger, die ihren regulären Arbeitsort in der Schweiz haben und täglich pendeln, haben keinen Anspruch auf Verpflegungspauschalen für den Arbeitsweg. Werden sie jedoch auf Dienstreisen ins Ausland entsandt, die über den üblichen Arbeitsweg hinausgehen, gelten die gleichen Regeln wie für alle anderen Mitarbeitenden. Entscheidend ist die geschäftliche Veranlassung der Reise.