Auslands-Verpflegungspauschalen im Lohnausweis: Deklaration, Ziffer 13 und Quellensteuer
Für die Deklaration von Auslands-Verpflegungspauschalen im Lohnausweis gelten dieselben Regeln wie im Inland. Massgebend ist, ob die Vergütungen die Vorgaben von Rz 52 der Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises einhalten und ob ein vom Sitzkanton genehmigtes Spesenreglement vorliegt. Ansätze pro Land gibt es nicht. Gerade bei Mitarbeitenden mit häufigen Auslandsreisen ist die saubere Zuordnung in Ziffer 13 und 15 entscheidend, um Nachfragen der Steuerbehörden zu vermeiden.
01.Lohnausweis-Deklaration: Ziffer 13.1.1, 13.2 und Ziffer 15
Die Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises unterscheidet effektive Spesen und Einzelfallpauschalen (Rz 52–54), Pauschalspesen für Zeitabschnitte (Rz 55–58) und Spesen im Rahmen eines genehmigten Spesenreglements (Rz 59–60). Für Auslandsreisen gelten dieselben Werte wie im Inland; ESTV-Ansätze pro Land gibt es nicht.
Deklaration der Auslands-Verpflegungspauschalen im Lohnausweis
Ein Beispiel: Ein Unternehmen ohne genehmigtes Reglement vergütet für eine Dienstreise nach London ein Abendessen effektiv mit CHF 60. Damit ist die Vorgabe von Rz 52 – effektive Vergütung für Mittag- oder Abendessen in der Regel höchstens CHF 35 – nicht erfüllt. Das Kreuz bei Ziffer 13.1.1 entfällt, und die effektiv vergüteten Spesen sind betragsmässig anzugeben (Rz 53). Mehr zu Reisen nach Grossbritannien finden Sie auf der Länderseite.
Bei einem genehmigten Spesenreglement lautet der Vermerk in Ziffer 15: «Spesenreglement durch Kanton XY am … genehmigt». Genehmigte Reglemente des Sitzkantons werden von den anderen Kantonen anerkannt, wenn sie auf den SSK-Mustervorlagen beruhen (Rz 59).
02.Mehrere Länder auf einer Dienstreise: Was im Lohnausweis erscheint
Führt eine Dienstreise durch mehrere Länder, ändert sich an den Ansätzen nichts, denn sie hängen nicht vom Reiseland ab. Vergütet wird pro Mahlzeit nach Rz 52 oder nach dem genehmigten Reglement. Im Lohnausweis erscheint keine Aufschlüsselung nach Reisen oder Ländern.
Praxisbeispiel ohne genehmigtes Reglement: Eine Mitarbeiterin reist im März für drei Tage nach Paris und anschliessend für zwei Tage nach Berlin. Vergütet werden Mittag- und Abendessen pauschal mit je CHF 30, Hotel und Bahn gegen Beleg.
Berechnungsbeispiel: Dienstreise Paris und Berlin im März
- Ansatz pro Mahlzeit: In Paris und Berlin gilt derselbe Ansatz; massgebend ist die Mahlzeit, nicht das Land.
- Lohnausweis: Sind alle Vorgaben von Rz 52 eingehalten, genügt das Kreuz bei Ziffer 13.1.1 – ohne Betrag und ohne Länderangabe.
- Jahresbetrag nur bei Rz 53: Ist Rz 52 nicht eingehalten und liegt kein genehmigtes Reglement vor, erscheint der Jahresbetrag der effektiv vergüteten Spesen, nicht einzelne Reisen.
- Dokumentation intern: Reisedaten, Reiseziele, Reisezeiten und vergütete Mahlzeiten sollten intern nachvollziehbar dokumentiert sein.
Auslandsspesen korrekt erfassen und für den Lohnausweis aufbereiten mit der Spesen App → Spesenbelege erfassen, einreichen, prüfen und freigeben.
Mehr erfahren →03.Quellenbesteuerte Mitarbeitende und Grenzgänger
Für quellenbesteuerte Mitarbeitende, insbesondere Grenzgänger, gelten bei der Spesenvergütung dieselben Regeln wie für alle anderen: Rz 52 der Wegleitung bzw. das genehmigte Spesenreglement. Spesenvergütungen sind gemäss Wegleitung nicht Bestandteil des Bruttolohns.
Lohnausweis bei quellenbesteuerten Mitarbeitenden
Ob eine Vergütung beim Quellensteuerabzug als Spesenersatz anerkannt wird, hängt davon ab, ob sie die Vorgaben von Rz 52 bzw. das genehmigte Reglement einhält. In unklaren Fällen entscheidet die kantonale Steuerverwaltung. Für Unternehmen mit mehreren quellenbesteuerten Mitarbeitenden schafft ein genehmigtes Reglement Rechtssicherheit.
Gemäss Art. 327a OR ist der Arbeitgeber verpflichtet, dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen. Diese Pflicht besteht unabhängig von der steuerlichen Behandlung. Die Genehmigung des Spesenreglements betrifft die steuerliche Beurteilung, nicht die arbeitsrechtliche Erstattungspflicht.
04.Häufige Fehler
Fehler 1: Kreuz bei 13.1.1 trotz Überschreitung von Rz 52
Das Kreuz bei Ziffer 13.1.1 darf nur gesetzt werden, wenn alle Vorgaben von Rz 52 eingehalten sind. Liegen Vergütungen darüber und fehlt ein genehmigtes Reglement, sind die Spesen betragsmässig anzugeben (Rz 53).
Fehler 2: Kreuz bei 13.1.1 trotz genehmigtem Reglement
Liegt ein genehmigtes Spesenreglement vor, wird in Ziffer 15 der Genehmigungsvermerk angebracht und in Ziffer 13.1.1 kein Kreuz gesetzt. Betragsmässig erscheinen dann nur die Pauschalspesen in Ziffer 13.2.
Fehler 3: Pauschale pro Tag statt pro Hauptmahlzeit
Die CHF 30 gemäss Rz 52 gelten pro Mittag- oder Abendessen, nicht pro Tag. Eine Hochrechnung der Einzelfallpauschalen auf die Arbeitstage ist nicht zulässig.
Fehler 4: Monatspauschalen nicht in Ziffer 13.2 angeben
Pauschale Spesenvergütungen für Zeitabschnitte sind bei allen Arbeitnehmern betragsmässig in Ziffer 13.2 anzugeben, auch mit genehmigtem Reglement. Einzelfallpauschalen nach Rz 52 fallen nicht darunter.
Fehler 5: Reisen intern nicht dokumentiert
Im Lohnausweis erscheinen keine einzelnen Reisen, doch die Steuerbehörde kann Nachweise verlangen. Reiseabrechnungen mit Datum, Ziel, Reisezeiten und vergüteten Mahlzeiten sollten zehn Jahre aufbewahrt werden.
05.Häufige Fragen
Wie deklariere ich eine Paris-Reise und eine Berlin-Reise im gleichen Monat?
Für beide Reisen gelten dieselben Ansätze, denn die ESTV publiziert keine Ansätze pro Land. Halten die Vergütungen die Vorgaben von Rz 52 ein, genügt im Lohnausweis das Kreuz bei Ziffer 13.1.1, ohne Betrag. Andernfalls erscheint ohne genehmigtes Reglement der Jahresbetrag der effektiv vergüteten Spesen, ohne Aufteilung nach Reisen oder Ländern.
Muss ich im Lohnausweis angeben, in welches Land die Dienstreise ging?
Nein, der Lohnausweis sieht keine Angabe der Reiseländer vor. Die Reisen sollten aber intern mit Datum, Ziel, Reisezeiten und vergüteten Mahlzeiten dokumentiert sein und auf Verlangen vorgelegt werden können.
Was gilt, wenn mein Unternehmen mehr vergütet, als Rz 52 vorsieht?
Dann genügt das Kreuz bei Ziffer 13.1.1 nicht mehr. Ohne genehmigtes Reglement sind die effektiv vergüteten Reise-, Verpflegungs- und Übernachtungsspesen betragsmässig anzugeben (Rz 53). Mit genehmigtem Reglement gelten dessen Ansätze, und in Ziffer 15 wird der Genehmigungsvermerk angebracht.
Gilt die Pauschale von CHF 30 auch für Auslandsreisen?
Ja. Die CHF 30 gemäss Rz 52 gelten pro Hauptmahlzeit, also pro Mittag- oder Abendessen, nicht pro Tag – für In- und Auslandsreisen gleich. Höhere Ansätze für das Ausland sind nur mit einem genehmigten Spesenreglement möglich.
Brauche ich für Auslands-Verpflegungspauschalen Belege?
Für Einzelfallpauschalen pro Mahlzeit braucht es keinen Restaurantbeleg; effektiv vergütete Mahlzeiten, Hotel und Tickets werden gegen Beleg abgerechnet. In jedem Fall muss die Reise selbst dokumentiert sein, etwa durch Flugticket, Hotelrechnung oder Terminbestätigung.
Gibt es offizielle ESTV-Ansätze für einzelne Länder?
Nein. Die ESTV publiziert keine Verpflegungsansätze pro Land. Die Werte von Rz 52 der Wegleitung gelten für In- und Auslandsreisen gleich; höhere Ansätze legt nur ein genehmigtes Spesenreglement fest.