Auslands-Verpflegungspauschalen im Lohnausweis: Deklaration, Ziffer 13 und Quellensteuer
Auslands-Verpflegungspauschalen werden in Lohnausweis 13.1 (Kreuz bei Pauschalreglement) oder 13.2 (Betrag bei Effektiv) deklariert – Überschreitung des ESTV-Ansatzes: Differenz in Ziffer 1. Die korrekte Zuordnung hängt davon ab, ob das Unternehmen über ein von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigtes Spesenreglement verfügt oder die Spesen effektiv abrechnet. Gerade bei Mitarbeitenden mit häufigen Auslandsreisen in verschiedene Länder ist die saubere Deklaration in Ziffer 13 entscheidend, um Nachfragen der Steuerbehörden und Korrekturen am Lohnausweis zu vermeiden.
01.Lohnausweis-Deklaration: Ziffer 13.1, 13.2 und Ziffer 1
Die Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises (Ziffer 13) unterscheidet zwei Grundkonstellationen für die Deklaration von Auslands-Verpflegungspauschalen. Massgebend ist, ob ein genehmigtes Spesenreglement vorliegt oder ob die Spesen effektiv abgerechnet werden. In beiden Fällen gelten die länderspezifischen ESTV-Ansätze als Obergrenze für die steuerfreie Auszahlung.
Deklaration der Auslands-Verpflegungspauschalen im Lohnausweis
Ein Beispiel verdeutlicht die Überschreitungsregel: Ein Unternehmen ohne genehmigtes Reglement zahlt für eine Dienstreise nach London CHF 120 pro Tag als Verpflegungspauschale aus. Der ESTV-Ansatz für Grossbritannien beträgt jedoch CHF 95. Die Differenz von CHF 25 pro Reisetag ist in Ziffer 1 als Lohnbestandteil zu deklarieren und unterliegt der Sozialversicherungspflicht. In Ziffer 13.2 erscheint nur der ESTV-konforme Anteil von CHF 95 pro Tag.
Bei einem genehmigten Spesenreglement entfällt die Einzelaufschlüsselung. Das Kreuz in Ziffer 13.1 bestätigt, dass sämtliche Spesen – inklusive Auslandspauschalen – im Rahmen des genehmigten Reglements ausbezahlt wurden. Die Steuerbehörde kann das Reglement jederzeit einfordern und prüfen. Seit 2026 müssen genehmigte Reglemente inhaltlich den SSK-Mustervorlagen entsprechen.
02.Mehrere Länder auf einer Dienstreise: Summierung und Eintrag
Führt eine Dienstreise durch mehrere Länder, gilt für jeden Reisetag der Diätensatz des Landes, in dem die Übernachtung stattfindet. Am Abreisetag ist der Satz des Landes massgebend, in dem der Mitarbeitende den grösseren Teil des Tages verbringt. Die einzelnen Tagesbeträge werden summiert und als Gesamtbetrag in Ziffer 13.2 eingetragen – eine Aufschlüsselung nach Ländern ist im Lohnausweis nicht vorgesehen.
Praxisbeispiel: Eine Mitarbeiterin reist im März für drei Tage nach Paris (ESTV-Ansatz Frankreich: CHF 75 pro Tag) und anschliessend für zwei Tage nach Berlin (ESTV-Ansatz Deutschland: CHF 64 pro Tag). Die Berechnung ergibt: 3 Tage x CHF 75 = CHF 225 plus 2 Tage x CHF 64 = CHF 128, total CHF 353. Dieser Gesamtbetrag erscheint in Ziffer 13.2 des Lohnausweises. Finden im selben Monat weitere Auslandsreisen statt, werden deren Pauschalen ebenfalls addiert.
Berechnungsbeispiel: Dienstreise Paris und Berlin im März
- Übernachtungsregel: Massgebend ist das Land der Übernachtung, nicht das Land des Meetings oder des Flughafens.
- Abreisetag: Am letzten Reisetag zählt das Land, in dem der Mitarbeitende den überwiegenden Teil des Tages verbringt.
- Jahresaggregation: Im Lohnausweis erscheint der kumulierte Jahresbetrag aller Auslands-Verpflegungspauschalen, nicht einzelne Reisen.
- Dokumentation intern: Die länderspezifische Aufschlüsselung muss intern nachvollziehbar dokumentiert sein, auch wenn sie im Lohnausweis nicht erscheint.
Auslandsspesen korrekt erfassen und für den Lohnausweis aufbereiten mit der Spesen App → Spesenbelege erfassen, einreichen, prüfen und freigeben.
Mehr erfahren →03.Quellensteuer bei Grenzgängern: Befreiung nur mit genehmigtem Reglement
Für quellenbesteuerte Mitarbeitende – insbesondere Grenzgänger mit Bewilligung G – gelten besondere Regeln bei der Deklaration von Auslands-Verpflegungspauschalen. Grundsätzlich unterliegen Spesenzahlungen dem Quellensteuerabzug, sofern sie nicht aus einem genehmigten Spesenreglement stammen. Die ESTV-Auslandsdiäten sind nur dann quellensteuerbefreit, wenn das Unternehmen über ein von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigtes Spesenreglement verfügt.
Quellensteuerliche Behandlung von Auslands-Verpflegungspauschalen
Ohne genehmigtes Reglement wird die Auslands-Verpflegungspauschale dem quellensteuerpflichtigen Bruttolohn zugerechnet. Der Mitarbeitende kann die effektiven Berufsauslagen zwar im Rahmen einer nachträglichen ordentlichen Veranlagung geltend machen, doch der administrative Aufwand ist erheblich. Für Unternehmen mit mehreren quellenbesteuerten Mitarbeitenden lohnt sich die Genehmigung eines Spesenreglements daher besonders.
Gemäss Art. 327a OR ist der Arbeitgeber verpflichtet, dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen. Diese Pflicht besteht unabhängig von der quellensteuerlichen Behandlung. Die Genehmigung des Spesenreglements betrifft ausschliesslich die steuerliche Qualifikation der Spesenzahlungen, nicht die arbeitsrechtliche Erstattungspflicht.
04.Häufige Fehler
Fehler 1: Kreuz in 13.1 gesetzt ohne genehmigtes Reglement
Das Kreuz in Ziffer 13.1 darf ausschliesslich gesetzt werden, wenn ein von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigtes Spesenreglement vorliegt. Fehlt die Genehmigung, muss der Arbeitgeber den Lohnausweis korrigieren und die Beträge in Ziffer 13.2 nachtragen. Die Steuerbehörde kann zudem eine Nachbesteuerung beim Mitarbeitenden auslösen.
Fehler 2: Inlands-Pauschale für Auslandsreisen verwendet
Der Schweizer Inlandsansatz von CHF 30 pro Tag gilt nicht für Auslandsreisen. Für jedes Zielland publiziert die ESTV eigene Diätensätze, die teilweise deutlich höher oder tiefer liegen. Wird fälschlicherweise der Inlandsansatz angewendet, stimmt die Deklaration im Lohnausweis nicht mit den effektiven Ansprüchen überein.
Fehler 3: Überschreitung des ESTV-Ansatzes nicht in Ziffer 1 deklariert
Zahlt der Arbeitgeber eine höhere Pauschale als den ESTV-Ansatz des Ziellandes, muss die Differenz zwingend in Ziffer 1 als Lohnbestandteil erscheinen. Unterbleibt dieser Eintrag, liegt eine unvollständige Lohnausweisdeklaration vor. Bei einer Revision drohen Nachforderungen bei Sozialversicherungen und Steuern.
Fehler 4: Länderspezifische Aufschlüsselung nicht dokumentiert
Im Lohnausweis erscheint nur der Gesamtbetrag, doch die Steuerbehörde kann jederzeit eine detaillierte Aufschlüsselung nach Ländern und Reisetagen verlangen. Fehlt diese interne Dokumentation, kann die Behörde die gesamte Pauschale als Lohn qualifizieren. Reiseabrechnungen mit Datum, Zielland und angewandtem Diätensatz sollten mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden.
Fehler 5: Quellensteuerabzug bei genehmigtem Reglement trotzdem vorgenommen
Verfügt das Unternehmen über ein genehmigtes Spesenreglement, sind die darin enthaltenen Pauschalen quellensteuerbefreit. Wird der Quellensteuerabzug trotzdem auf die Verpflegungspauschale angewendet, zahlt der Mitarbeitende zu viel Quellensteuer. Der Fehler muss über eine Korrekturmeldung an die zuständige Steuerverwaltung behoben werden.
05.Häufige Fragen
Wie deklariere ich eine Paris-Reise und eine Berlin-Reise im gleichen Monat?
Beide Reisen werden separat nach den jeweiligen ESTV-Diätensätzen berechnet: Frankreich-Tage zum Frankreich-Ansatz, Deutschland-Tage zum Deutschland-Ansatz. Die Teilbeträge werden addiert. Im Lohnausweis erscheint am Jahresende der kumulierte Gesamtbetrag aller Auslandsreisen in Ziffer 13.2 – eine monatliche oder reiseweise Aufschlüsselung ist nicht vorgesehen.
Muss ich im Lohnausweis angeben, in welches Land die Dienstreise ging?
Nein, der Lohnausweis sieht keine länderspezifische Aufschlüsselung vor. In Ziffer 13.2 wird nur der Gesamtbetrag eingetragen. Die detaillierte Aufschlüsselung nach Zielland und Reisetag muss jedoch intern dokumentiert und auf Verlangen der Steuerbehörde vorgelegt werden können.
Was passiert, wenn mein Unternehmen höhere Pauschalen zahlt als die ESTV vorsieht?
Die Differenz zwischen der ausbezahlten Pauschale und dem ESTV-Ansatz des Ziellandes gilt als Lohnbestandteil. Dieser Betrag muss in Ziffer 1 des Lohnausweises deklariert werden und unterliegt der Einkommenssteuer sowie den Sozialversicherungsabgaben. Der ESTV-konforme Anteil bleibt steuerfrei.
Gilt der Schweizer Tagessatz von CHF 30 auch für Auslandsreisen?
Nein, der Inlandsansatz von CHF 30 pro Tag gilt ausschliesslich für Dienstreisen innerhalb der Schweiz. Für Auslandsreisen publiziert die ESTV länderspezifische Diätensätze, die je nach Zielland zwischen rund CHF 40 und CHF 130 pro Tag liegen. Massgebend ist immer der Ansatz des Übernachtungslandes.
Brauche ich für Auslands-Verpflegungspauschalen Belege?
Bei einem genehmigten Spesenreglement mit Pauschalansätzen sind keine Einzelbelege für die Verpflegung nötig. Ohne genehmigtes Reglement empfiehlt sich die Belegpflicht, da die Steuerbehörde die Angemessenheit der Pauschalen prüfen kann. In jedem Fall muss die Reise selbst dokumentiert sein, etwa durch Flugtickets, Hotelrechnungen oder Sitzungsprotokolle.
Wo finde ich die aktuellen ESTV-Diätensätze für einzelne Länder?
Die ESTV publiziert die länderspezifischen Ansätze in der Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises sowie in separaten Merkblättern. Die aktuellen Sätze ab 2026 sind auf der Website der ESTV unter der Rubrik Lohnausweis abrufbar. Für Länder ohne expliziten Ansatz gilt der Satz der jeweiligen Ländergruppe.