Verpflegungspauschalen Ausland MWST: Abzug und Rückerstattung
Wer Mitarbeitenden Verpflegungspauschalen für Auslandsreisen auszahlt, hat in der Schweizer MWST-Abrechnung keinen Vorsteuerabzug. Der Grund: Bei Pauschalspesen fehlt der Beleg mit ausgewiesener Steuer, und ausländische MWST ist in der Schweiz ohnehin nicht abziehbar. Unternehmen, die Verpflegungskosten im Ausland effektiv abrechnen, können die dort bezahlte Mehrwertsteuer jedoch über ein Rückerstattungsverfahren im jeweiligen Land zurückfordern.
Die MWST-Behandlung von Auslandsverpflegung unterscheidet sich damit grundlegend von der Behandlung inländischer Spesen. Entscheidend sind die Abrechnungsart (Pauschale oder effektiv), die Belegqualität und das Rückerstattungsverfahren des jeweiligen Landes.
01.Pauschalspesen: Warum kein Vorsteuerabzug möglich ist
Der Vorsteuerabzug nach Art. 28 MWSTG setzt voraus, dass eine steuerpflichtige Person eine Leistung bezieht und darüber eine Rechnung mit ausgewiesener Schweizer MWST erhält. Bei Verpflegungspauschalen für Auslandsreisen sind beide Voraussetzungen nicht erfüllt: Die Verpflegung wird im Ausland konsumiert, es fällt keine Schweizer MWST an, und bei Pauschalspesen existiert definitionsgemäss kein Einzelbeleg.
Vorsteuerabzug nach Abrechnungsart und Ort
Die Pauschale von CHF 30.– pro Tag für Mittag- oder Abendessen gemäss ESTV-Ansätzen gilt als Auslagenersatz und wird ohne Beleg ausbezahlt. Da kein Beleg mit ausgewiesener Steuer vorliegt, ist ein Vorsteuerabzug ausgeschlossen — unabhängig davon, ob die Verpflegung im In- oder Ausland stattfindet.
02.Ausländische MWST auf Restaurantbelegen: Rückerstattung im Ausland
Wenn Mitarbeitende auf Geschäftsreisen im Ausland Restaurantbelege sammeln und das Unternehmen die Verpflegung effektiv abrechnet, enthält der Beleg in der Regel die lokale Mehrwertsteuer des jeweiligen Landes. Diese ausländische MWST ist in der Schweiz nicht abziehbar. Schweizer Unternehmen können sie jedoch in vielen Ländern über ein Rückerstattungsverfahren zurückfordern.
- EU-Staaten: Die meisten EU-Länder gewähren Schweizer Unternehmen eine MWST-Rückerstattung auf Basis der 13. EU-Richtlinie. Der Antrag wird direkt beim zuständigen Finanzamt des jeweiligen Landes eingereicht. Fristen und Mindestbeträge variieren je nach Staat.
- Deutschland: Rückerstattungsanträge sind beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) einzureichen. Die Frist endet am 30. Juni des Folgejahres. Der Mindestbetrag liegt bei EUR 50 pro Kalenderjahr.
- Frankreich: Anträge gehen an die Direction Générale des Finances Publiques. Frankreich erstattet die TVA auf Restaurantkosten, sofern ein geschäftlicher Anlass nachgewiesen wird.
- Nicht-EU-Staaten: Ausserhalb der EU besteht in der Regel kein Rückerstattungsanspruch. Die ausländische MWST wird dann als Aufwand verbucht.
Voraussetzung für die Rückerstattung ist immer ein Originalbeleg mit ausgewiesener lokaler MWST, der Name und Adresse des Schweizer Unternehmens enthält. Kreditkartenabrechnungen oder interne Pauschalabrechnungen genügen nicht. Viele Unternehmen beauftragen spezialisierte Dienstleister mit der Rückforderung, da die Verfahren je nach Land unterschiedlich komplex sind.
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Mehr erfahren →03.Belegpflicht bei Auslandsverpflegung: Anforderungen und Praxis
Die Belegbehandlung bei Auslandsverpflegung hängt davon ab, ob das Unternehmen Pauschalspesen oder effektive Spesen abrechnet. Bei genehmigtem Spesenreglement mit Pauschalansätzen entfällt die Belegpflicht für Verpflegung vollständig. Bei effektiver Abrechnung gelten strenge Anforderungen — insbesondere wenn das Unternehmen eine MWST-Rückerstattung im Ausland anstrebt.
Beleganforderungen je nach Abrechnungsart
Ein konkretes Beispiel: Ein Mitarbeiter reist für drei Tage nach München. Das Unternehmen rechnet effektiv ab. Der Mitarbeiter sammelt Restaurantbelege über insgesamt EUR 180 netto, zuzüglich EUR 34.20 deutsche MWST (19 %). Diese EUR 34.20 sind in der Schweizer MWST-Abrechnung nicht abziehbar. Das Unternehmen kann sie aber beim deutschen BZSt zurückfordern, sofern die Belege den Firmennamen tragen und fristgerecht eingereicht werden. Rechnet dasselbe Unternehmen stattdessen pauschal ab (3 Tage × CHF 30.– = CHF 90.–), entfällt jede Möglichkeit der MWST-Rückerstattung.
04.Pauschale oder effektiv: Welche Methode lohnt sich MWST-technisch?
Aus reiner MWST-Perspektive ist die effektive Abrechnung bei häufigen Auslandsreisen in EU-Staaten vorteilhafter, weil die ausländische MWST zurückgefordert werden kann. Der administrative Aufwand für Belegsammlung, Rückerstattungsanträge und Aufbewahrung ist jedoch erheblich. Pauschalspesen sind administrativ einfacher, führen aber dazu, dass die im Ausland bezahlte MWST endgültig als Aufwand verbucht wird.
Vergleich: MWST-Auswirkung bei Pauschale vs. effektiver Abrechnung (Beispiel 3 Tage Deutschland)
Für Unternehmen mit wenigen Auslandsreisen pro Jahr übersteigt der Aufwand für die Rückerstattung oft den finanziellen Nutzen. Bei Unternehmen mit regelmässigen Reisen in EU-Staaten und hohen Verpflegungskosten kann sich die effektive Abrechnung mit systematischer MWST-Rückforderung hingegen deutlich lohnen. Ein genehmigtes Spesenreglement kann beide Methoden kombinieren: Pauschalen für Kurzreisen, effektive Abrechnung für längere Aufenthalte.
05.Häufige Fehler
Fehler 1: Ausländische MWST in der Schweizer MWST-Abrechnung als Vorsteuer geltend machen
Ausländische Mehrwertsteuer auf Restaurantbelegen darf in der Schweizer MWST-Abrechnung nicht als Vorsteuer abgezogen werden. Wer dies trotzdem tut, riskiert eine Nachbelastung durch die ESTV bei der nächsten Kontrolle. Die ausländische MWST ist entweder über das Rückerstattungsverfahren im jeweiligen Land zurückzufordern oder als Aufwand zu verbuchen.
Fehler 2: Kreditkartenbeleg statt Originalrechnung für Rückerstattung verwenden
Kreditkartenabrechnungen weisen in der Regel keine lokale MWST separat aus und enthalten keinen Firmennamen. Sie genügen nicht als Nachweis für ein MWST-Rückerstattungsverfahren im Ausland. Für die Rückforderung ist immer der Originalbeleg des Restaurants mit ausgewiesener Steuer und Firmenadresse erforderlich.
Fehler 3: Bei Pauschalspesen trotzdem eine MWST-Rückerstattung beantragen
Wer Verpflegung pauschal abrechnet, hat keine Einzelbelege und kann daher im Ausland keine MWST-Rückerstattung beantragen. Die Pauschale deckt die Verpflegungskosten inklusive allfälliger ausländischer Steuern ab. Eine Rückforderung ist nur bei effektiver Abrechnung mit Originalbelegen möglich.
Fehler 4: Rückerstattungsfristen im Ausland verpassen
Jedes Land hat eigene Fristen für die MWST-Rückerstattung. In Deutschland endet die Frist am 30. Juni des Folgejahres, in anderen EU-Staaten gelten teils kürzere Fristen. Wer die Frist verpasst, verliert den Anspruch auf Rückerstattung endgültig. Ein systematischer Prozess mit festen Einreichungsterminen verhindert diesen Fehler.
Fehler 5: Belege ohne Firmennamen akzeptieren
Restaurantbelege im Ausland werden häufig ohne Angabe des Firmennamens ausgestellt. Für die MWST-Rückerstattung verlangen die meisten EU-Staaten jedoch, dass der Name und die Adresse des Schweizer Unternehmens auf dem Beleg erscheinen. Mitarbeitende sollten vor Reiseantritt instruiert werden, bei Rechnungen über einem bestimmten Betrag den Firmennamen angeben zu lassen.
06.Häufige Fragen
Kann ich die ausländische MWST auf Restaurantbelegen in der Schweizer Steuererklärung abziehen?
Nein. Die ausländische MWST ist weder in der Schweizer MWST-Abrechnung als Vorsteuer abziehbar noch in der Gewinnsteuererklärung separat absetzbar. Sie wird als Teil des Verpflegungsaufwands verbucht. Eine Rückforderung ist nur über das Rückerstattungsverfahren im jeweiligen Land möglich.
Lohnt sich die MWST-Rückerstattung im Ausland für kleine Beträge?
Das hängt vom Land und vom Gesamtbetrag pro Jahr ab. In Deutschland liegt der Mindestbetrag bei EUR 50 pro Kalenderjahr. Bei wenigen Reisen mit kleinen Restaurantrechnungen übersteigt der administrative Aufwand oft den Rückerstattungsbetrag. Unternehmen mit regelmässigen Reisen in dasselbe EU-Land profitieren eher.
Muss ich bei Pauschalspesen für Auslandsreisen Belege aufbewahren?
Nein. Bei einem genehmigten Spesenreglement mit Pauschalansätzen entfällt die Belegpflicht für Verpflegung. Die Pauschale wird ohne Einzelnachweis ausbezahlt. Allerdings muss das Unternehmen die Geschäftsreise selbst dokumentieren können, etwa durch Reiseauftrag oder Kalendereintrag.
Welche Länder erstatten Schweizer Unternehmen die MWST auf Verpflegung?
Die meisten EU-Staaten gewähren Schweizer Unternehmen eine MWST-Rückerstattung auf Basis der 13. EU-Richtlinie. Dazu gehören unter anderem Deutschland, Frankreich, Österreich, Italien und die Niederlande. Ausserhalb der EU besteht in der Regel kein Rückerstattungsanspruch, es sei denn, ein bilaterales Abkommen sieht dies vor.
Wie buche ich ausländische MWST auf Verpflegungsbelegen korrekt?
Die ausländische MWST wird zusammen mit dem Nettobetrag als Verpflegungsaufwand verbucht, da sie in der Schweiz nicht als Vorsteuer abziehbar ist. Wird eine Rückerstattung beantragt, wird der erstattete Betrag bei Eingang als Ertrag oder als Minderung des Aufwands gebucht. Eine separate Erfassung der ausländischen Steuer erleichtert die spätere Rückforderung.
Gilt die Schweizer Verpflegungspauschale von CHF 30.– auch für Auslandsreisen?
Die ESTV-Pauschale von CHF 30.– pro Mahlzeit gilt als steuerlich anerkannter Ansatz für In- und Auslandsreisen gleichermassen, sofern das Spesenreglement keine länderspezifischen Ansätze vorsieht. Viele Unternehmen legen im Spesenreglement höhere Pauschalen für teure Destinationen fest, müssen diese aber von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigen lassen.