MWST auf Auslands-Verpflegungspauschalen: VSt-Abzug, Erstattung im Ausland und Praxis
Auf Auslands-Verpflegungspauschalen ist kein Schweizer Vorsteuerabzug möglich. Ausländische Mehrwertsteuer auf effektiven Belegen lässt sich nur im jeweiligen Land und nach dessen Verfahren zurückfordern – ein einheitliches Verfahren für Schweizer Firmen gibt es nicht. Für Schweizer KMU mit regelmässigen Geschäftsreisen stellt sich damit die Frage, ob sich der Aufwand einer Rückforderung lohnt oder ob die Pauschale die einfachere Lösung bleibt. Diese Seite erklärt die MWST-Behandlung beider Varianten und gibt eine praxistaugliche Entscheidungshilfe.
01.Kein CH-Vorsteuerabzug auf Auslandspauschalen
Der Vorsteuerabzug nach Art. 28 MWSTG setzt voraus, dass eine inländische Steuer in Rechnung gestellt wurde. Bei Auslands-Verpflegungspauschalen fehlt diese Voraussetzung gleich doppelt: Erstens handelt es sich um Pauschalbeträge ohne Einzelbeleg, zweitens fällt auf Verpflegungsleistungen im Ausland keine Schweizer MWST an. Ein Vorsteuerabzug ist deshalb ausgeschlossen.
- Pauschalspesen ohne Beleg: Verpflegungspauschalen werden ohne Einzelnachweis ausbezahlt. Ohne MWST-konforme Rechnung im Sinne von Art. 26 MWSTG ist kein Vorsteuerabzug möglich – unabhängig davon, ob die Mahlzeit im In- oder Ausland eingenommen wurde.
- Ausländische Restaurantbelege: Selbst wenn Mitarbeitende Effektivbelege aus dem Ausland einreichen, weisen diese ausländische Mehrwertsteuer aus. Diese Steuer ist in der Schweizer MWST-Abrechnung nicht als Vorsteuer abziehbar.
- Buchhalterische Konsequenz: Auslands-Verpflegungspauschalen werden brutto als Personalaufwand verbucht, ohne Vorsteueranteil und mit MWST-Code «ohne VSt».
Für die Schweizer MWST-Abrechnung spielt es also keine Rolle, ob ein Unternehmen Pauschalen oder Effektivbelege aus dem Ausland verwendet. Der Unterschied liegt einzig darin, dass sich ausländische Steuer auf Originalbelegen allenfalls im jeweiligen Land zurückfordern lässt.
02.Erstattung ausländischer MWST: nur im jeweiligen Land
Ausländische Mehrwertsteuer kann ein Schweizer Unternehmen nur im jeweiligen Land und nach dessen Verfahren zurückfordern. Die ESTV ist dafür nicht zuständig, stellt aber eine Unternehmensbescheinigung aus, die ausländische Behörden für den Antrag verlangen können. Das elektronische Verfahren über das Portal des Ansässigkeitsstaats mit Frist 30. September gilt nur für EU-Unternehmen – nicht für Schweizer Firmen und nicht über das ESTV-Portal.
Beispiel Österreich: Vorsteuererstattung für Schweizer Unternehmen (Stand 1.1.2026)
Quelle der österreichischen Eckdaten ist das Unternehmensserviceportal (usp.gv.at). Details und Ablauf erklärt der Beitrag zur MWST-Rückerstattung in Österreich; für Frankreich gelten eigene Regeln, siehe die Frankreich-Seite.
Wichtig: Die ESTV-Gegenrechtsliste (Formular 1224_01) betrifft die Erstattung schweizerischer MWST an ausländische Firmen. Für Anträge von Schweizer Firmen im Ausland ist sie nicht massgebend.
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Mehr erfahren →03.Praxis-Empfehlung: Pauschale oder Effektivbeleg?
Die Entscheidung zwischen Pauschale und Effektivbeleg hängt vom Reisevolumen und vom administrativen Aufwand ab. Für die meisten Schweizer KMU ist die Verpflegungspauschale die effizientere Lösung: Sie erfordert keine Einzelbelege und vereinfacht die Abrechnung. Im Rahmen von Rz 52 der Wegleitung – höchstens CHF 30 pro Hauptmahlzeit – genügt im Lohnausweis ein Kreuz bei Ziffer 13.1.1.
Vergleich: Pauschale vs. Effektivbeleg bei Auslandsreisen
Eine Rückforderung lohnt sich erst, wenn pro Land genügend erstattungsfähige Steuer zusammenkommt. In Österreich etwa liegt der Mindestbetrag bei EUR 400, für ein ganzes Kalenderjahr oder den letzten Zeitraum eines Jahres bei EUR 50; dazu kommen Formular, Unternehmerbestätigung und Originalrechnungen. Für ein KMU mit gelegentlichen Auslandsreisen übersteigt der Aufwand den Nutzen oft.
Unternehmen mit hohem Reiseaufkommen in ein bestimmtes Land können hingegen profitieren. Dann empfiehlt es sich, Originalrechnungen systematisch zu sammeln und die Bedingungen des betreffenden Landes frühzeitig zu prüfen. Eine Übersicht nach Reiseländern bietet die Seite Auslandsspesen nach Land.
04.Häufige Fehler
Fehler 1: Vorsteuerabzug auf ausländischen Restaurantbelegen in der CH-Abrechnung
Manche Buchhalter erfassen ausländische Restaurantbelege mit einem Schweizer MWST-Code und ziehen Vorsteuer ab. Das ist unzulässig, da ausländische MWST in der Schweiz nicht als Vorsteuer abziehbar ist. Bei einer MWST-Kontrolle wird der Abzug korrigiert.
Fehler 2: Erstattungsantrag mit Kopien oder Pauschalabrechnungen
Ausländische Behörden verlangen in der Regel Originalrechnungen mit ausgewiesener Steuer; Österreich etwa anerkennt Kopien nicht. Interne Pauschalabrechnungen enthalten keine ausländische Steuer und können nicht erstattet werden.
Fehler 3: Mit der Frist des EU-Verfahrens planen
Die Frist 30. September gilt für das elektronische Verfahren von EU-Unternehmen. Schweizer Firmen müssen die Frist des jeweiligen Landes einhalten, in Österreich etwa den 30. Juni des Folgejahres, der nicht verlängerbar ist.
Fehler 4: ESTV-Gegenrechtsliste falsch verstehen
Die ESTV-Gegenrechtsliste (Formular 1224_01) regelt die Erstattung schweizerischer MWST an ausländische Firmen. Sie sagt nichts darüber aus, ob ein Schweizer Unternehmen im Ausland eine Erstattung erhält.
Fehler 5: Antrag über die ESTV einreichen wollen
Die ESTV ist für die Erstattung ausländischer MWST nicht zuständig, und ein Antrag über das ESTV-Portal ist nicht möglich. Der Antrag geht direkt an die Behörde des jeweiligen Landes; die ESTV stellt nur die Unternehmensbescheinigung aus.
05.Häufige Fragen
Soll ich für Paris-Dienstreisen die Pauschale oder Effektivbelege wählen?
Bei gelegentlichen Reisen ist die Pauschale meist die einfachere Lösung. Die französische TVA lässt sich nur in Frankreich nach dem dortigen Verfahren zurückfordern; die Einzelheiten stehen auf der Frankreich-Seite. Ob sich der Aufwand lohnt, hängt vom Belegvolumen ab.
Kann ich ausländische MWST in jedem Land zurückfordern?
Ob und wie ausländische MWST erstattet wird, bestimmt jedes Land selbst. Ein einheitliches Verfahren für Schweizer Firmen gibt es nicht, auch nicht innerhalb der EU: Das elektronische EU-Verfahren mit Frist 30. September steht nur EU-Unternehmen offen. Prüfen Sie die Bedingungen im jeweiligen Land.
Was braucht mein Unternehmen für einen Erstattungsantrag im Ausland?
Die Voraussetzungen legt das jeweilige Land fest. Österreich verlangt zum Beispiel das Formular U 5, Originalrechnungen und eine Unternehmerbestätigung der Schweizer Steuerbehörde im Original, höchstens ein Jahr alt. Die ESTV ist für die Erstattung nicht zuständig, stellt aber eine solche Unternehmensbescheinigung aus.
Wie verbuche ich eine Auslands-Verpflegungspauschale korrekt?
Die Pauschale wird brutto als Personalaufwand auf dem Spesenkonto gemäss Kontenplan verbucht. Ein Vorsteueranteil wird nicht ausgeschieden, da weder Schweizer MWST anfällt noch ausländische MWST abziehbar ist. Die detaillierte Buchungsanleitung finden Sie im Artikel zur Buchhaltung von Auslands-Verpflegungspauschalen.
Gilt die Verpflegungspauschale von CHF 30 auch für Auslandsreisen?
Ja. Die CHF 30 gemäss Rz 52 der Wegleitung gelten pro Hauptmahlzeit und für In- und Auslandsreisen gleich; ESTV-Ansätze pro Land gibt es nicht. Höhere Ansätze für das Ausland sind nur mit einem vom Sitzkanton genehmigten Spesenreglement möglich.