MWST auf Auslands-Verpflegungspauschalen: VSt-Abzug, EU-Erstattung und Praxis

Der Vorsteuerabzug nach Art. 28 MWSTG setzt voraus, dass eine inländische Steuer in Rechnung gestellt wurde. Bei Auslands-Verpflegungspauschalen fehlt diese Voraussetzung gleich doppelt: Erstens handelt es sich um Pauschalbeträge ohne Einzelbeleg, zweitens fällt auf Verpflegungsleistungen im Ausland keine Schweizer MWST an. Ein Vorsteuerabzug ist deshalb ausgeschlossen.

• Pauschalspesen ohne Beleg: Verpflegungspauschalen werden ohne Einzelnachweis ausbezahlt. Ohne MWST-konforme Rechnung im Sinne von Art. 26 MWSTG ist kein Vorsteuerabzug möglich – unabhängig davon, ob die Mahlzeit im In- oder Ausland eingenommen wurde.
• Ausländische Restaurantbelege: Selbst wenn Mitarbeitende Effektivbelege aus dem Ausland einreichen, weisen diese ausländische Mehrwertsteuer aus (z.B. deutsche Umsatzsteuer von 19 %). Diese ausländische Steuer berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug in der Schweizer MWST-Abrechnung.
• Buchhalterische Konsequenz: Auslands-Verpflegungspauschalen werden brutto als Personalaufwand verbucht. Es gibt keinen MWST-Code und keinen Vorsteueranteil. Die Buchung erfolgt auf dem Aufwandkonto ohne Steuerrelevanz für die MWST-Abrechnung.

Für die Schweizer MWST-Abrechnung spielt es also keine Rolle, ob ein Unternehmen Auslandspauschalen oder Effektivbelege aus dem Ausland verwendet. In beiden Fällen resultiert kein inländischer Vorsteuerabzug. Der Unterschied liegt einzig in der Möglichkeit, die ausländische Steuer über ein separates Erstattungsverfahren zurückzufordern.

Schweizer Unternehmen, die im MWST-Register eingetragen sind, können die in EU-Ländern bezahlte Mehrwertsteuer auf Geschäftsausgaben zurückfordern. Grundlage ist die 13. EU-Richtlinie (86/560/EWG), die Drittstaaten-Unternehmen den Zugang zum Erstattungsverfahren ermöglicht. Die Schweiz hat mit den meisten EU-Ländern entsprechende Gegenseitigkeitsvereinbarungen. Voraussetzung ist, dass Effektivbelege mit ausgewiesener ausländischer MWST vorliegen – bei Pauschalspesen entfällt diese Möglichkeit.

Ein konkretes Beispiel: Ein Zürcher Beratungsunternehmen entsendet regelmässig Mitarbeitende nach Deutschland. Bei einem Abendessen in München für CHF 45.– (ca. EUR 47.–) enthält die Rechnung rund EUR 7.50 deutsche Umsatzsteuer. Über das Erstattungsverfahren kann das Unternehmen diese EUR 7.50 zurückfordern – vorausgesetzt, der Originalbeleg liegt vor und der Jahresantrag wird fristgerecht eingereicht.

Wichtig: Nicht alle EU-Länder erstatten die MWST auf Verpflegungskosten. Einige Länder schliessen Restaurantkosten von der Erstattung aus oder gewähren nur eine Teilerstattung. Vor der Antragstellung ist deshalb zu prüfen, ob das betreffende Land Verpflegungskosten als erstattungsfähig anerkennt. Die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) publiziert eine Länderliste mit den jeweiligen Gegenseitigkeitsvereinbarungen.

Die Entscheidung zwischen Auslandspauschale und Effektivbeleg hängt vom Reisevolumen und vom administrativen Aufwand ab. Für die meisten Schweizer KMU ist die Verpflegungspauschale die effizientere Lösung: Sie erfordert keine Einzelbelege, vereinfacht die Abrechnung und ist steuerlich anerkannt, sofern sie innerhalb der ESTV-Ansätze liegt. Der Verzicht auf den Vorsteuerabzug fällt bei Pauschalen nicht ins Gewicht, da dieser ohnehin nicht möglich wäre.

Das EU-Erstattungsverfahren lohnt sich typischerweise erst, wenn ein Unternehmen jährlich mehrere tausend Franken an ausländischer MWST auf Verpflegungsbelegen akkumuliert. Bei einem durchschnittlichen Restaurantbeleg von EUR 50.– und einem MWST-Satz von 10 % beträgt die erstattungsfähige Steuer EUR 5.– pro Beleg. Um den Mindestbetrag von EUR 400.– pro Jahr zu erreichen, wären rund 80 Belege aus demselben Land nötig. Für ein KMU mit gelegentlichen Auslandsreisen übersteigt der Aufwand den Nutzen deutlich.

Unternehmen mit hohem Reiseaufkommen in ein bestimmtes EU-Land – etwa eine Beratungsfirma mit Dauermandat in Paris – können hingegen von der Erstattung profitieren. In diesem Fall empfiehlt es sich, Effektivbelege systematisch zu sammeln und den Erstattungsantrag jährlich zu stellen. Alternativ kann ein spezialisierter Dienstleister mit der Abwicklung beauftragt werden, der in der Regel eine erfolgsabhängige Gebühr von 15–25 % der erstatteten Summe berechnet.