Weiterbildungskosten: Pflicht, Rückzahlung und Lohnausweis

Art. 328a OR regelt die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers im Bereich der beruflichen Weiterbildung. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, dem Arbeitnehmer die für die Ausübung seiner Tätigkeit notwendige Aus- und Weiterbildung zu ermöglichen und die damit verbundenen Kosten zu tragen. Diese Pflicht greift immer dann, wenn sich die Anforderungen an eine Stelle verändern – etwa durch neue gesetzliche Vorschriften, technologische Umstellungen oder geänderte Branchenstandards.

Die Kostenübernahme umfasst nicht nur Kursgebühren, sondern sämtliche direkt mit der Weiterbildung verbundenen Auslagen: Lehrmittel, Prüfungsgebühren, Reisekosten und gegebenenfalls Unterkunft. Entscheidend ist, dass die Weiterbildung betrieblich zwingend notwendig ist. Eine allgemeine Nützlichkeit oder ein indirekter Vorteil für den Arbeitgeber genügt nicht, um die gesetzliche Pflicht auszulösen.

Art. 328a OR ist zwingender Natur und kann vertraglich nicht zuungunsten des Arbeitnehmers abgeändert werden. Ein Spesenreglement, das die Kostenübernahme für betrieblich notwendige Weiterbildungen ausschliesst, wäre nichtig. Ergänzend gilt Art. 327a OR, wonach der Arbeitgeber alle notwendigen Auslagen zu ersetzen hat – Weiterbildungskosten fallen bei betrieblicher Notwendigkeit unter diese Bestimmung.

Die zentrale Frage ist, ob die Weiterbildung für die Ausübung der aktuellen Funktion zwingend erforderlich ist. Nur wenn diese Voraussetzung erfüllt ist, greift die gesetzliche Pflicht. Die folgende Übersicht zeigt die Abgrenzung zwischen erstattungspflichtigen und nicht erstattungspflichtigen Weiterbildungen.

Ein Praxisbeispiel verdeutlicht die Abgrenzung: Ein Treuhandunternehmen stellt auf eine neue Buchhaltungssoftware um. Die Schulung aller Mitarbeitenden ist betrieblich zwingend notwendig – der Arbeitgeber muss die Kurskosten von beispielsweise CHF 1'200 pro Person übernehmen und die Schulungszeit als Arbeitszeit anrechnen. Besucht hingegen eine Mitarbeiterin aus eigenem Antrieb einen CAS-Lehrgang in Unternehmensführung, besteht keine gesetzliche Pflicht zur Kostenübernahme.

• Gesetzliche Pflichtweiterbildungen: Neue Branchenvorschriften oder behördliche Auflagen, die ohne Weiterbildung nicht erfüllt werden können, lösen die Kostenübernahmepflicht immer aus.
• Technologische Umstellungen: Führt der Arbeitgeber neue Systeme oder Prozesse ein, muss er die notwendige Schulung finanzieren und während der Arbeitszeit ermöglichen.
• Funktionswechsel auf Anordnung: Versetzt der Arbeitgeber einen Mitarbeitenden in eine neue Funktion, die zusätzliche Qualifikationen erfordert, trägt er die Weiterbildungskosten.
• Freiwillige Weiterbildung: Weiterbildungen, die primär dem Arbeitnehmer zugutekommen und nicht betrieblich zwingend sind, können freiwillig unterstützt werden – eine gesetzliche Pflicht besteht nicht.

Auch wenn keine gesetzliche Pflicht besteht, finanzieren viele Arbeitgeber freiwillige Weiterbildungen ihrer Mitarbeitenden. In diesen Fällen ist eine schriftliche Vereinbarung dringend empfohlen, die Kostenübernahme, Arbeitszeit und Rückzahlungsbedingungen klar regelt. Solche Vereinbarungen sind nach Schweizer Recht grundsätzlich zulässig, unterliegen aber bestimmten Grenzen.

• Rückzahlungsvereinbarung: Der Arbeitgeber darf vereinbaren, dass der Arbeitnehmer die Weiterbildungskosten anteilig zurückzahlt, wenn er innerhalb einer bestimmten Frist kündigt. Die maximale Bindungsdauer beträgt gemäss Bundesgerichtspraxis drei Jahre, wobei der Rückzahlungsbetrag pro rata temporis abnehmen muss.
• Arbeitszeitregelung: Es kann vereinbart werden, ob die Weiterbildung während der Arbeitszeit oder in der Freizeit stattfindet. Bei betrieblich zwingender Weiterbildung gilt die Schulungszeit zwingend als Arbeitszeit – diese Regelung kann vertraglich nicht ausgehebelt werden.
• Kostenbeteiligung: Eine Aufteilung der Kosten zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer ist bei freiwilliger Weiterbildung zulässig, beispielsweise 50/50 oder nach einem anderen Schlüssel.

Nicht zulässig sind Rückzahlungsvereinbarungen für betrieblich zwingend notwendige Weiterbildungen. Ebenso darf die Rückzahlungspflicht nicht an eine Kündigung durch den Arbeitgeber geknüpft werden – sie greift nur bei Kündigung durch den Arbeitnehmer oder bei fristloser Entlassung aus wichtigem Grund. Eine Bindungsdauer von mehr als drei Jahren wird von Gerichten regelmässig als unverhältnismässig beurteilt und auf drei Jahre reduziert.

Die korrekte Deklaration von Weiterbildungskosten im Lohnausweis hängt davon ab, wem die Weiterbildung primär zugutekommt. Die ESTV unterscheidet klar zwischen betrieblich motivierter und persönlich motivierter Weiterbildung. Eine falsche Zuordnung kann bei einer Revision zu Nachforderungen führen.

Bei betrieblich notwendiger Weiterbildung deklariert der Arbeitgeber die übernommenen Kosten unter Ziffer 13 des Lohnausweises als Bemerkung. Diese Beträge gelten als Spesenersatz und sind weder einkommenssteuerpflichtig noch AHV-pflichtig. Übernimmt der Arbeitgeber hingegen die Kosten für eine Weiterbildung, die primär dem Arbeitnehmer zugutekommt – etwa ein berufsbegleitendes Studium ohne direkten Bezug zur aktuellen Funktion – handelt es sich um einen geldwerten Vorteil. Dieser ist unter Ziffer 1 als Bruttolohn zu deklarieren und unterliegt der Einkommenssteuer sowie den Sozialversicherungsabgaben.

In der Praxis ist die Abgrenzung nicht immer eindeutig. Ein CAS-Lehrgang kann sowohl betrieblich als auch persönlich motiviert sein. In solchen Fällen empfiehlt es sich, den überwiegenden Zweck schriftlich zu dokumentieren und die Zuordnung im Voraus mit der Steuerverwaltung abzuklären. Die ESTV Wegleitung zum Lohnausweis ab 1.1.2026 enthält hierzu präzisierte Vorgaben.