Weiterbildungskosten Arbeitgeber: Pflichten, Rückforderung und Abgrenzung

Die zentrale Unterscheidung im Schweizer Arbeitsrecht liegt zwischen angeordneter bzw. betrieblich notwendiger Weiterbildung und freiwilliger Weiterbildung. Art. 327a Abs. 1 OR hält fest, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen hat. Ordnet der Arbeitgeber eine Weiterbildung an oder ist sie für die Ausübung der vertraglich vereinbarten Tätigkeit zwingend erforderlich, trägt er sämtliche Kosten: Kursgebühren, Lehrmittel, Prüfungsgebühren, Reise- und Verpflegungskosten.

Eine Weiterbildung gilt auch dann als angeordnet, wenn der Arbeitgeber sie zwar nicht ausdrücklich verlangt, aber faktisch voraussetzt. Wird etwa eine neue Buchhaltungssoftware eingeführt und der Arbeitgeber erwartet, dass die Mitarbeitenden diese beherrschen, handelt es sich um eine betrieblich notwendige Schulung. Der Arbeitgeber kann die Kosten in diesem Fall nicht auf die Arbeitnehmenden abwälzen, auch nicht teilweise.

Finanziert der Arbeitgeber eine freiwillige Weiterbildung ganz oder teilweise, darf er eine Rückzahlungsvereinbarung abschliessen. Diese regelt, dass der Arbeitnehmer die Kosten anteilig zurückzahlen muss, wenn er das Arbeitsverhältnis innerhalb einer bestimmten Frist nach Abschluss der Weiterbildung kündigt. Solche Klauseln sind nach Bundesgerichtspraxis zulässig, unterliegen aber klaren Grenzen.

• Schriftlichkeit: Die Rückzahlungsvereinbarung muss schriftlich vor Beginn der Weiterbildung abgeschlossen werden. Nachträgliche oder mündliche Vereinbarungen sind nicht durchsetzbar.
• Degressive Staffelung: Der Rückzahlungsbetrag muss mit zunehmender Verbleibdauer sinken. Eine gängige Praxis ist die monatliche Reduktion über die vereinbarte Bindungsfrist.
• Maximale Bindungsdauer: Die Bindungsfrist muss verhältnismässig sein. Das Bundesgericht akzeptiert in der Regel maximal drei Jahre, bei sehr teuren Weiterbildungen ausnahmsweise länger. Eine Faustregel: Pro CHF 10 000 Weiterbildungskosten ist ein Jahr Bindung angemessen.
• Kündigung durch Arbeitgeber: Kündigt der Arbeitgeber selbst oder gibt er begründeten Anlass zur Kündigung durch den Arbeitnehmer, entfällt die Rückzahlungspflicht. Die Klausel greift nur bei Kündigung durch den Arbeitnehmer ohne vom Arbeitgeber zu vertretenden Grund.

Ein Beispiel: Ein Arbeitgeber finanziert einem Mitarbeitenden einen CAS-Lehrgang für CHF 15 000 und vereinbart eine Bindungsfrist von zwei Jahren mit degressiver Rückzahlung. Kündigt der Mitarbeitende nach 14 Monaten, schuldet er noch 5/24 der Kosten, also CHF 3 125. Kündigt hingegen der Arbeitgeber nach 14 Monaten, verfällt die Rückforderung vollständig.

Für angeordnete oder betrieblich notwendige Weiterbildungen sind Rückforderungsklauseln unzulässig. Art. 327a OR ist zwingend zugunsten des Arbeitnehmers (Art. 362 OR). Eine Vereinbarung, die den Arbeitnehmer zur Rückzahlung von Kosten für eine vom Arbeitgeber verlangte Schulung verpflichtet, ist nichtig.

Die Abgrenzung zwischen Einarbeitung und Weiterbildung ist in der Praxis häufig streitig. Einarbeitungskosten entstehen, wenn ein neuer Mitarbeitender in die bestehenden Abläufe, Systeme und Prozesse des Unternehmens eingeführt wird. Diese Kosten gehen immer zulasten des Arbeitgebers, da sie im Interesse des Betriebs anfallen. Eine Rückforderung ist ausgeschlossen.

In der Praxis versuchen manche Arbeitgeber, Einarbeitungskosten als Weiterbildung zu deklarieren, um Rückforderungsklauseln durchzusetzen. Das Bundesgericht hat solche Konstruktionen wiederholt abgelehnt. Entscheidend ist nicht die Bezeichnung, sondern der tatsächliche Inhalt der Schulung. Vermittelt sie primär betriebsspezifisches Wissen, das nur im aktuellen Unternehmen nützlich ist, handelt es sich um Einarbeitung.

Die steuerliche Behandlung von Weiterbildungskosten hängt davon ab, ob die Übernahme als Auslagenersatz oder als geldwerter Vorteil gilt. Übernimmt der Arbeitgeber Kosten für eine angeordnete oder betrieblich notwendige Weiterbildung, handelt es sich um Auslagenersatz nach Art. 327a OR. Dieser ist weder lohn- noch sozialversicherungspflichtig und wird im Lohnausweis unter Ziffer 13.3 (Beiträge an die Aus- und Weiterbildung) deklariert.

Seit 2016 können Arbeitnehmende berufsorientierte Aus- und Weiterbildungskosten, die sie selbst tragen, in der Steuererklärung bis maximal CHF 12 000 pro Jahr abziehen (Art. 33 Abs. 1 lit. j DBG). Voraussetzung ist, dass die Weiterbildung einen Bezug zur aktuellen oder einer angestrebten beruflichen Tätigkeit hat. Rein private Weiterbildungen wie Hobbykurse sind nicht abzugsfähig.

Übernimmt der Arbeitgeber Weiterbildungskosten, die keinen Bezug zur beruflichen Tätigkeit haben, gilt die Zahlung als Lohnbestandteil. Sie ist in Ziffer 1 des Lohnausweises zu deklarieren und unterliegt der AHV-Beitragspflicht. Arbeitgeber sollten deshalb bei jeder Kostenübernahme prüfen, ob ein hinreichender Berufsbezug besteht, und dies dokumentieren.