Welche Spesen muss Arbeitgeber zahlen: Pflichten, Ermessen und Erstattung

Art. 327a Abs. 1 OR legt fest, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen hat. Diese Bestimmung ist einseitig zwingend zugunsten des Arbeitnehmers (Art. 362 OR). Das bedeutet: Der Arbeitgeber kann die Erstattungspflicht nicht durch eine Vertragsklausel ausschliessen oder auf den Arbeitnehmer abwälzen. Selbst ein unterschriebener Arbeitsvertrag, der Spesenerstattung ausschliesst, ist in diesem Punkt nichtig.

Entscheidend für die Erstattungspflicht ist das Kriterium der Notwendigkeit. Eine Auslage gilt als notwendig, wenn sie in direktem Zusammenhang mit der Arbeitsausführung steht und der Arbeitnehmer sie nicht vermeiden konnte. Ob die Auslage im Voraus genehmigt wurde, ist dabei nicht ausschlaggebend: Auch ohne vorgängige Zustimmung besteht die Erstattungspflicht, sofern die Auslage objektiv notwendig war.

• Reisekosten — Fahrten zu Kunden, Baustellen, Filialen oder anderen Einsatzorten ausserhalb des üblichen Arbeitsortes. Dazu zählen ÖV-Tickets, Kilometerpauschalen für Privatfahrzeuge (CHF 0.75/km ab 2026) sowie Parkgebühren und Mautkosten.
• Verpflegungsmehrkosten — Mehrkosten für Mahlzeiten, die entstehen, weil der Arbeitnehmer auswärts arbeitet und nicht am gewohnten Ort essen kann. Die ESTV anerkennt pauschal CHF 30 pro Mahlzeit ohne Beleg.
• Übernachtungskosten — Hotelkosten bei mehrtägigen Geschäftsreisen oder Einsätzen, die eine Heimkehr unzumutbar machen. Erstattet werden die tatsächlichen Kosten gegen Beleg.
• Beruflich notwendige Arbeitsmittel — Werkzeuge, Geräte, Materialien oder Software, die der Arbeitgeber nicht zur Verfügung stellt und die der Arbeitnehmer für seine Tätigkeit benötigt (Art. 327 Abs. 2 OR). Dazu können auch Mobiltelefon- oder Internetkosten gehören, wenn diese beruflich veranlasst sind.
• Homeoffice-Kosten — Wenn der Arbeitgeber Homeoffice anordnet und keinen Arbeitsplatz im Betrieb anbietet, sind anteilige Kosten für Raum, Strom und Internet erstattungspflichtig. Bei freiwilligem Homeoffice besteht keine zwingende Pflicht, sofern ein Büroarbeitsplatz verfügbar ist.

Der Arbeitgeber hat bei der Erstattungsform Wahlfreiheit: Er kann Spesen effektiv (gegen Beleg) oder pauschal abgelten. Art. 327a Abs. 2 OR erlaubt eine Pauschalabgeltung durch schriftliche Abrede, Normalarbeitsvertrag oder Gesamtarbeitsvertrag. Voraussetzung ist, dass die Pauschale die tatsächlich anfallenden Auslagen deckt. Eine Pauschale, die systematisch unter den realen Kosten liegt, verstösst gegen das Gesetz.

Für die steuerfreie Ausrichtung von Pauschalspesen ist ein von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigtes Spesenreglement erforderlich. Ohne genehmigtes Reglement gelten Pauschalzahlungen als Lohnbestandteil und sind sozialversicherungs- und steuerpflichtig. Ab 2026 müssen Spesenreglemente inhaltlich den SSK-Mustervorlagen entsprechen.

Ein konkretes Beispiel: Eine Aussendienstmitarbeiterin fährt mit dem Privatfahrzeug 120 km zu einem Kundentermin und isst auswärts zu Mittag. Der Arbeitgeber muss mindestens CHF 90 Kilometerpauschale (120 x CHF 0.75) und CHF 30 Verpflegungspauschale erstatten, also CHF 120 für diesen Einsatztag. Diese Beträge sind bei korrekter Handhabung steuer- und sozialversicherungsfrei.

Nicht jede Auslage fällt unter die zwingende Erstattungspflicht von Art. 327a OR. Bestimmte Spesenkategorien sind gesetzlich nicht vorgeschrieben und liegen im Ermessen des Arbeitgebers. Sobald der Arbeitgeber solche Leistungen jedoch im Arbeitsvertrag, Spesenreglement oder durch regelmässige Praxis zusichert, werden sie verbindlich und können nicht einseitig gestrichen werden.

• Repräsentationsspesen — Kosten für Geschäftsessen, Kundengeschenke oder Einladungen. Der Arbeitgeber ist nicht verpflichtet, diese zu übernehmen, tut es aber häufig im Rahmen eines Spesenreglements.
• Weiterbildungskosten — Kursgebühren, Fachliteratur oder Konferenzbesuche, die nicht zwingend für die aktuelle Tätigkeit erforderlich sind. Viele Arbeitgeber regeln Weiterbildungsbeiträge separat mit Rückzahlungsklauseln.
• Pendlerkosten (Arbeitsweg) — Der tägliche Arbeitsweg gilt nicht als Arbeitsausführung. Der Arbeitgeber muss Pendlerkosten nicht erstatten. Einige Unternehmen bieten freiwillig ÖV-Zuschüsse oder Parkplatzbeiträge an.
• Umzugskosten — Bei einem beruflich veranlassten Umzug (z. B. Versetzung) besteht keine gesetzliche Erstattungspflicht, es sei denn, der Arbeitsvertrag sieht dies vor.
• Berufskleider ohne Schutzfunktion — Kleidervorschriften ohne Sicherheitsbezug (z. B. Business-Dresscode) begründen keine Erstattungspflicht. Schutzkleidung hingegen fällt unter Art. 327 OR und muss vom Arbeitgeber gestellt werden.

Die Abgrenzung ist in der Praxis nicht immer eindeutig. Wenn der Arbeitgeber beispielsweise über Jahre hinweg Pendlerbeiträge bezahlt hat, kann daraus eine betriebliche Übung entstehen, die einen Rechtsanspruch begründet. Eine einseitige Streichung wäre dann nur mit Änderungskündigung möglich. Arbeitgeber sollten freiwillige Leistungen deshalb im Reglement klar als solche kennzeichnen.

In der Praxis kommt es vor, dass Arbeitgeber die Spesenerstattung mit verschiedenen Begründungen ablehnen oder kürzen. Einige dieser Begründungen sind rechtlich nicht haltbar. Art. 327a OR schützt den Arbeitnehmer vor ungerechtfertigter Verweigerung.

Arbeitnehmer, deren Spesen ungerechtfertigt verweigert werden, können den Anspruch gerichtlich durchsetzen. Die Verjährungsfrist beträgt fünf Jahre (Art. 128 Ziff. 3 OR). In der Praxis empfiehlt es sich, Auslagen zeitnah und mit vollständigen Belegen einzureichen, um Streitigkeiten zu vermeiden.