Auslandsspesen MWST Vorsteuerabzug: Abzugsverbot und Erstattung
Ausländische Mehrwertsteuer auf Geschäftsreise-Belegen aus dem EU-Raum ist in der Schweizer MWST-Abrechnung nicht als Vorsteuer abziehbar. Das Schweizer Mehrwertsteuergesetz (MWSTG) beschränkt den Vorsteuerabzug auf Steuern, die von einem inländischen Leistungserbringer in Rechnung gestellt wurden. Wer die im Ausland bezahlte MWST dennoch zurückerhalten möchte, muss den Weg über das EU-Vorsteuererstattungsverfahren nehmen.
Für Schweizer KMU mit regelmässigen Geschäftsreisen ins EU-Ausland lohnt sich ein strukturierter Prozess: Belege korrekt sammeln, Fristen einhalten und den Erstattungsantrag fristgerecht beim zuständigen EU-Staat einreichen. Die folgenden Abschnitte erklären die rechtlichen Grundlagen, die praktischen Voraussetzungen und die korrekte buchhalterische Behandlung.
01.Warum ausländische MWST in der Schweiz nicht abzugsfähig ist
Das Schweizer Mehrwertsteuergesetz (Art. 28 MWSTG) regelt den Vorsteuerabzug abschliessend. Abzugsberechtigt ist nur die Steuer, die ein im Inland steuerpflichtiger Leistungserbringer dem Empfänger offen in Rechnung stellt. Ausländische Mehrwertsteuern wie die deutsche MwSt (19 % bzw. 7 %), die österreichische USt (20 % bzw. 10 %) oder die französische TVA (20 % bzw. 10 %) erfüllen diese Voraussetzung nicht. Sie sind keine Schweizer Steuern und tauchen deshalb in der MWST-Abrechnung gegenüber der ESTV nicht auf.
Konkret bedeutet das: Wenn ein Mitarbeitender auf einer Geschäftsreise in München ein Hotelzimmer für EUR 200 netto zuzüglich EUR 14 deutsche MwSt (7 %) bezahlt, dürfen diese EUR 14 nicht in der Schweizer MWST-Abrechnung als Vorsteuer geltend gemacht werden. Der Betrag erscheint in der Buchhaltung zunächst als Teil des Aufwands.
Vorsteuerabzug Schweiz vs. EU-Erstattung im Vergleich
02.EU-Vorsteuererstattungsverfahren für Schweizer Unternehmen
Schweizer Unternehmen ohne Sitz oder Betriebsstätte in der EU können die im EU-Ausland bezahlte Mehrwertsteuer über das Erstattungsverfahren nach der 13. EU-Richtlinie (Richtlinie 86/560/EWG) zurückfordern. Dieses Verfahren steht Drittstaaten-Unternehmen offen, sofern der betreffende EU-Staat Gegenseitigkeit gewährt. Die Schweiz hat mit den meisten EU-Staaten entsprechende Vereinbarungen.
- Kein Sitz im EU-Staat: Das Schweizer Unternehmen darf im betreffenden EU-Land weder einen Sitz noch eine feste Niederlassung haben. Andernfalls greift das reguläre inländische Vorsteuerabzugsverfahren des EU-Staates.
- Geschäftliche Verwendung: Die Ausgaben müssen nachweisbar geschäftlich veranlasst sein. Typische erstattungsfähige Kategorien sind Hotelübernachtungen, Mietwagen, Messegebühren und Bewirtungskosten im Rahmen von Geschäftsreisen.
- Mindestbetrag pro Rechnung: In den meisten EU-Staaten gilt ein Mindestbetrag von EUR 50 MWST pro Einzelrechnung. Bei Jahresanträgen liegt die Schwelle oft bei EUR 50 insgesamt, bei Quartalsanträgen bei EUR 400.
- Originalbelege: Viele EU-Staaten verlangen die Einreichung von Originalrechnungen oder beglaubigten Kopien. Die Rechnungen müssen den formellen Anforderungen des jeweiligen EU-Landes entsprechen (Steuernummer des Leistungserbringers, offener MWST-Ausweis, vollständige Adresse).
- Frist: Der Erstattungsantrag muss in der Regel bis zum 30. Juni des auf das Erstattungsjahr folgenden Kalenderjahres eingereicht werden. Einzelne EU-Staaten setzen abweichende Fristen.
Wichtig: Nicht alle Ausgabenkategorien sind in jedem EU-Staat erstattungsfähig. Deutschland schliesst beispielsweise die Erstattung der MWST auf Bewirtungskosten teilweise aus, während Österreich hier grosszügiger verfährt. Vor dem ersten Antrag empfiehlt sich eine Prüfung der länderspezifischen Erstattungsregeln.
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Mehr erfahren →03.Erstattungsfähigkeit nach EU-Staat: Übersicht für Schweizer KMU
Die häufigsten Reiseziele für Schweizer Geschäftsreisende sind Deutschland, Österreich, Frankreich und Italien. Die Erstattungsregeln unterscheiden sich in Bezug auf erstattungsfähige Kategorien, Fristen und Formalitäten. Die folgende Tabelle gibt einen Überblick über die wichtigsten Unterschiede.
MWST-Erstattung in ausgewählten EU-Staaten für Schweizer Unternehmen
Bei deutschen Hotelrechnungen ist zu beachten, dass die Übernachtung selbst mit 7 % besteuert wird, während Zusatzleistungen wie Frühstück oder Parkplatz dem regulären Satz von 19 % unterliegen. Beide Beträge sind grundsätzlich erstattungsfähig, müssen auf der Rechnung aber separat ausgewiesen sein. Für ein Schweizer KMU mit jährlich zehn Geschäftsreisen nach Deutschland kann die Erstattung schnell mehrere Hundert Euro ausmachen.
04.Buchhalterische Behandlung ausländischer MWST
Da die ausländische MWST nicht als Schweizer Vorsteuer abgezogen werden darf, wird sie bei der Verbuchung der Auslandsspesen zunächst als Teil des Gesamtaufwands erfasst. Der Bruttobetrag inklusive ausländischer MWST fliesst in das entsprechende Aufwandkonto (z. B. Reisekosten, Repräsentationsaufwand). Eine Aufteilung in Nettobetrag und ausländische Steuer ist buchhalterisch dennoch sinnvoll, um den Überblick über erstattungsfähige Beträge zu behalten.
- Verbuchung bei Belegeingang: Der Gesamtbetrag (inkl. ausländischer MWST) wird als Aufwand gebucht. Optional wird die ausländische MWST auf einem separaten Durchlaufkonto (z. B. Forderungen aus MWST-Erstattung) erfasst.
- Währungsumrechnung: Auslandsbelege in Fremdwährung werden zum Tageskurs oder zum Monatsmittelkurs der ESTV in CHF umgerechnet. Der gewählte Kurs muss konsistent angewendet werden.
- Erstattungseingang: Sobald der EU-Staat die MWST zurückerstattet, wird der Betrag als übriger Ertrag oder als Reduktion des Aufwandkontos verbucht. Wechselkursdifferenzen zwischen Buchungs- und Erstattungszeitpunkt werden separat erfasst.
Für die Schweizer MWST-Abrechnung gegenüber der ESTV hat die ausländische Steuer keine Relevanz. Sie erscheint weder als Vorsteuer noch als geschuldete Steuer. Die Erstattung aus dem EU-Ausland ist ebenfalls nicht MWST-relevant, da es sich um eine Rückzahlung einer ausländischen Steuer handelt.
05.Häufige Fehler
Fehler 1: Ausländische MWST in der Schweizer Vorsteuer geltend gemacht
Manche Unternehmen tragen die auf EU-Belegen ausgewiesene MWST irrtümlich in die Schweizer MWST-Abrechnung ein. Die ESTV erkennt diese Beträge bei einer Kontrolle nicht an und fordert sie zurück, zuzüglich Verzugszins. Die ausländische MWST gehört ausschliesslich in das EU-Erstattungsverfahren.
Fehler 2: Erstattungsfrist verpasst
Die Frist für den Erstattungsantrag endet in den meisten EU-Staaten am 30. Juni des Folgejahres. Wer Belege erst Monate nach der Reise sammelt, verpasst diese Frist leicht. Ein quartalsweiser Rhythmus für die Belegaufbereitung verhindert den Fristablauf.
Fehler 3: Kreditkartenbeleg statt ordnungsgemässer Rechnung eingereicht
Kreditkartenabrechnungen gelten im EU-Erstattungsverfahren nicht als Rechnung. Die EU-Steuerbehörden verlangen Originalrechnungen mit offenem MWST-Ausweis, Steuernummer des Leistungserbringers und vollständiger Empfängeradresse. Ohne korrekte Rechnung wird der Erstattungsantrag abgelehnt.
Fehler 4: Nicht erstattungsfähige Kategorien beantragt
Jeder EU-Staat definiert eigene Ausschlusskategorien. Wer beispielsweise in Frankreich die MWST auf Mietwagenkosten beantragt, erhält eine Ablehnung. Vor der Antragstellung sollten die länderspezifischen Erstattungsregeln geprüft werden, um unnötigen Aufwand zu vermeiden.
Fehler 5: Fehlende Trennung von Netto- und MWST-Betrag in der Buchhaltung
Wird die ausländische MWST nicht separat erfasst, geht der Überblick über erstattungsfähige Beträge verloren. Am Jahresende fehlt dann die Grundlage für den Erstattungsantrag. Ein separates Durchlaufkonto oder eine systematische Kennzeichnung in der Spesenabrechnung schafft Abhilfe.
06.Häufige Fragen
Kann ich deutsche MwSt auf Hotelrechnungen in der Schweizer MWST-Abrechnung abziehen?
Nein. Deutsche Mehrwertsteuer ist in der Schweizer MWST-Abrechnung nicht als Vorsteuer abzugsfähig. Sie können die deutsche MwSt jedoch über das EU-Vorsteuererstattungsverfahren (13. EU-Richtlinie) direkt beim deutschen Bundeszentralamt für Steuern zurückfordern. Die Frist endet am 30. Juni des Folgejahres.
Wie hoch ist der Mindestbetrag für eine MWST-Erstattung im EU-Ausland?
In den meisten EU-Staaten gilt ein Mindestbetrag von EUR 50 MWST pro Einzelrechnung. Bei Jahresanträgen liegt die Gesamtschwelle ebenfalls bei EUR 50, bei Quartalsanträgen in der Regel bei EUR 400. Die genauen Schwellen variieren je nach EU-Staat.
Lohnt sich das EU-Erstattungsverfahren für ein kleines Schweizer KMU?
Das hängt vom Reisevolumen ab. Bei regelmässigen Geschäftsreisen in EU-Länder mit hohen MWST-Sätzen (z. B. 20 % in Österreich oder 22 % in Italien) summieren sich die erstattungsfähigen Beträge schnell auf mehrere Hundert bis Tausend Euro pro Jahr. Spezialisierte Dienstleister übernehmen die Antragstellung gegen eine Provision, was den Aufwand für KMU reduziert.
Muss ich für die EU-MWST-Erstattung im betreffenden Land registriert sein?
Nein, eine MWST-Registrierung im EU-Staat ist für das Erstattungsverfahren nach der 13. EU-Richtlinie nicht erforderlich. Im Gegenteil: Das Verfahren steht ausdrücklich Unternehmen offen, die im betreffenden EU-Land keinen Sitz und keine Betriebsstätte haben.
Was passiert, wenn ich die Erstattungsfrist verpasse?
Nach Ablauf der Frist (in der Regel 30. Juni des Folgejahres) verfällt der Erstattungsanspruch. Eine nachträgliche Geltendmachung ist in den meisten EU-Staaten nicht möglich. Die ausländische MWST bleibt dann endgültig als Aufwand in der Buchhaltung stehen.
Wie verbuche ich die Rückerstattung der ausländischen MWST in der Schweizer Buchhaltung?
Die Erstattung wird als übriger Ertrag oder als Reduktion des ursprünglichen Aufwandkontos verbucht. Wechselkursdifferenzen zwischen dem Buchungszeitpunkt der Spese und dem Eingang der Erstattung werden separat im Finanzergebnis erfasst. In der Schweizer MWST-Abrechnung hat die Erstattung keine Auswirkung.