Fahrtkosten Deutschland: Kilometerpauschale, Bahn und Mietwagen
Für Fahrten in Deutschland gilt weiterhin CHF 0.75/km für Privatfahrzeuge – DB-Tickets (19% MwSt) berechtigen nicht zum Schweizer VSt-Abzug; EU-Erstattungsverfahren für dt. MwSt möglich. Diese Seite zeigt Schweizer KMU, wie sie Bahn-, Privatauto- und Mietwagenkosten bei Geschäftsreisen nach Deutschland korrekt abrechnen und welche steuerlichen Besonderheiten zu beachten sind.
01.Deutsche Bahn und Nahverkehr
Bahnfahrten in Deutschland unterliegen dem deutschen Umsatzsteuergesetz. Auf Fernverkehrstickets (ICE, IC, EC) fallen 19 % deutsche Mehrwertsteuer an, auf Nahverkehrstickets (S-Bahn, Regionalzug, U-Bahn, Tram) der ermässigte Satz von 7 %. Beide Sätze sind auf dem Ticket oder der Rechnung ausgewiesen.
Für die Schweizer MWST-Abrechnung gilt: Die deutsche Mehrwertsteuer ist keine Schweizer Vorsteuer und darf nicht in der MWST-Deklaration abgezogen werden. Die Fahrtkosten sind dennoch vollumfänglich als Betriebsaufwand steuerlich absetzbar – sie mindern den steuerbaren Gewinn in der Schweizer Erfolgsrechnung.
- Originalticket aufbewahren: Das physische oder digitale DB-Ticket gilt als Beleg. Bei Online-Tickets genügt die PDF-Rechnung mit ausgewiesener MwSt. Die Aufbewahrungsfrist beträgt zehn Jahre.
- Buchung in CHF: Der Eurobetrag wird zum Tageskurs oder zum monatlichen Durchschnittskurs der ESTV in CHF umgerechnet. Die deutsche MwSt wird brutto verbucht, da kein Vorsteuerabzug möglich ist.
- Kein EU-Erstattungsverfahren für Personenbeförderung: Die deutsche MwSt auf Personenbeförderungsleistungen (Bahn, Bus, Tram) ist vom EU-Erstattungsverfahren ausgeschlossen. Eine Rückforderung ist daher nicht möglich.
Ein Beispiel: Ein Mitarbeiter kauft ein ICE-Ticket Zürich HB–München für EUR 79.00 (inkl. 19 % dt. MwSt). Beim Tageskurs von 0.94 ergibt sich ein CHF-Betrag von rund CHF 84.05. Dieser Betrag wird vollständig als Reisekosten verbucht. Ein Vorsteuerabzug in der Schweiz entfällt.
02.Privatfahrzeug in Deutschland
Nutzt ein Mitarbeitender das private Auto für eine Geschäftsreise nach Deutschland, gilt der ESTV-Kilometeransatz von CHF 0.75/km. Dieser Ansatz deckt sämtliche Fahrzeugkosten ab – Treibstoff, Versicherung, Abschreibung, Reifen und Unterhalt. Er gilt unabhängig davon, ob die Kilometer auf Schweizer oder deutschem Territorium gefahren werden.
ESTV-Kilometerpauschale für Privatfahrzeuge (Stand 2026)
Ein Fahrtenbuch ist zwar gesetzlich nicht zwingend vorgeschrieben, wird aber von der ESTV bei Kontrollen regelmässig verlangt. Ohne Fahrtenbuch riskiert das Unternehmen, dass die Steuerbehörde die Kilometerabrechnung nicht akzeptiert und die Pauschale als Lohnbestandteil qualifiziert. Empfehlenswert ist ein einfaches Protokoll mit Datum, Abfahrts- und Zielort, Reisezweck sowie Kilometerstand bei Abfahrt und Ankunft.
Rechenbeispiel: Ein Aussendienstmitarbeiter fährt mit dem Privatwagen von Basel nach Stuttgart und zurück – insgesamt 380 km. Die Entschädigung beträgt 380 km x CHF 0.75 = CHF 285.00. Dieser Betrag ist steuerfrei und erscheint nicht im Lohnausweis, sofern ein genehmigtes Spesenreglement vorliegt.
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Mehr erfahren →03.Mietwagen in Deutschland
Wer in Deutschland einen Mietwagen für geschäftliche Zwecke nutzt, erhält eine Rechnung mit 19 % deutscher Mehrwertsteuer. Wie bei Bahntickets gilt: Diese deutsche MwSt darf in der Schweizer MWST-Abrechnung nicht als Vorsteuer abgezogen werden. Im Unterschied zur Personenbeförderung besteht bei Mietwagen und Treibstoff jedoch die Möglichkeit, die deutsche MwSt über das EU-Erstattungsverfahren zurückzufordern.
Steuerliche Behandlung von Mietwagenkosten in Deutschland
Das EU-Erstattungsverfahren läuft über das deutsche Bundeszentralamt für Steuern (BZSt). Schweizer Unternehmen reichen den Antrag elektronisch über das BZSt-Online-Portal ein. Die Frist endet am 30. Juni des Folgejahres – für Kosten aus dem Jahr 2026 also am 30. Juni 2027. Der Mindesterstattungsbetrag liegt bei EUR 50 pro Kalenderjahr (bzw. EUR 400 bei unterjährigen Anträgen für mindestens drei Monate). Dem Antrag sind die Originalrechnungen in Kopie beizulegen.
- Rechnungsanforderungen: Die Mietwagenrechnung muss den Namen des Unternehmens, die deutsche Steuernummer des Vermieters, den Nettobetrag und die ausgewiesene MwSt enthalten. Quittungen ohne MwSt-Ausweis sind nicht erstattungsfähig.
- Treibstoffbelege: Tankquittungen müssen Datum, Menge, Preis und MwSt-Betrag ausweisen. Viele deutsche Tankstellen drucken diese Angaben automatisch auf den Kassenbon.
- Verbuchung in der Schweiz: Die Mietwagenkosten werden brutto (inkl. dt. MwSt) als Betriebsaufwand verbucht. Wird die deutsche MwSt später erstattet, ist der Erstattungsbetrag als Ertrag zu erfassen.
04.Häufige Fehler
Fehler 1: Deutsche MwSt als Schweizer Vorsteuer abgezogen
Die 19 % deutsche Mehrwertsteuer auf DB-Tickets, Mietwagen oder Treibstoff darf nicht in der Schweizer MWST-Deklaration erscheinen. Wird sie trotzdem abgezogen, droht bei einer ESTV-Revision eine Nachforderung inklusive Verzugszins. Die korrekte Verbuchung erfolgt brutto als Betriebsaufwand.
Fehler 2: Kein Fahrtenbuch bei Privatfahrzeug-Nutzung
Ohne Fahrtenbuch kann die Steuerbehörde die Kilometerabrechnung anzweifeln und die Pauschale als steuerpflichtigen Lohn qualifizieren. Ein einfaches Protokoll mit Datum, Route, Zweck und Kilometerstand reicht als Nachweis aus und schützt vor Aufrechnungen.
Fehler 3: Frist für EU-Erstattungsverfahren verpasst
Der Antrag auf Erstattung der deutschen MwSt muss bis zum 30. Juni des Folgejahres beim BZSt eingehen. Wer diese Frist versäumt, verliert den Anspruch unwiderruflich. Es empfiehlt sich, die Belege laufend zu sammeln und den Antrag frühzeitig einzureichen.
Fehler 4: Tankquittung ohne MwSt-Ausweis aufbewahrt
Vereinfachte Kassenzettel ohne separaten MwSt-Ausweis sind für das EU-Erstattungsverfahren wertlos. Mitarbeitende sollten an der Tankstelle immer eine vollständige Rechnung mit Firmenname, MwSt-Betrag und Steuernummer des Verkäufers verlangen.
Fehler 5: Kilometerpauschale über CHF 0.75 angesetzt
Vergütet ein Unternehmen mehr als CHF 0.75/km, ist der übersteigende Betrag lohnausweispflichtig und unterliegt der Sozialversicherungspflicht. Das Spesenreglement sollte den ESTV-Ansatz als Obergrenze festhalten, um unbeabsichtigte Lohnnebenkosten zu vermeiden.
05.Häufige Fragen
Gilt die Kilometerpauschale von CHF 0.75 auch wenn ich in Deutschland mit dem eigenen Auto fahre?
Ja, der ESTV-Ansatz von CHF 0.75/km gilt für alle geschäftlichen Fahrten mit dem Privatfahrzeug, unabhängig davon ob sie in der Schweiz oder im Ausland stattfinden. Der Ansatz deckt sämtliche Fahrzeugkosten pauschal ab. Ein Fahrtenbuch mit Datum, Route und Kilometerstand wird als Nachweis empfohlen.
Kann ich die deutsche Mehrwertsteuer auf einem DB-Ticket zurückfordern?
Nein, Personenbeförderungsleistungen sind vom EU-Erstattungsverfahren ausgeschlossen. Die deutsche MwSt auf Bahn-, Bus- und Tramtickets bleibt ein endgültiger Kostenfaktor. Der Gesamtbetrag ist jedoch als Betriebsaufwand in der Schweizer Erfolgsrechnung absetzbar.
Wie funktioniert das EU-Erstattungsverfahren für deutsche MwSt?
Schweizer Unternehmen stellen den Antrag elektronisch über das Portal des deutschen Bundeszentralamts für Steuern (BZSt). Dem Antrag sind Rechnungskopien mit ausgewiesener MwSt beizulegen. Die Frist endet am 30. Juni des Folgejahres, der Mindestbetrag liegt bei EUR 50 pro Kalenderjahr.
Muss ich Belege in Euro aufbewahren oder reicht die CHF-Umrechnung?
Die Originalbelege in Euro müssen aufbewahrt werden. Für die Buchhaltung wird der Eurobetrag zum Tageskurs oder zum monatlichen ESTV-Durchschnittskurs in CHF umgerechnet. Beide Werte – Original in EUR und Umrechnung in CHF – sollten in der Spesenabrechnung dokumentiert sein.
Darf ich Mietwagen- und Treibstoffkosten in Deutschland zusätzlich zur Kilometerpauschale abrechnen?
Nein, die Kilometerpauschale und die effektiven Fahrzeugkosten schliessen sich gegenseitig aus. Wer einen Mietwagen nutzt, rechnet die tatsächlichen Kosten (Miete, Treibstoff, Maut) ab. Die Pauschale von CHF 0.75/km gilt ausschliesslich für das private Fahrzeug des Mitarbeitenden.