Reisekosten Deutschland Belegpflicht: Pflichtangaben, Aufbewahrung und digitale Belege

Damit ein deutscher Beleg in der Schweizer Buchhaltung als Nachweis für geschäftsmässig begründeten Aufwand anerkannt wird, muss er bestimmte Mindestangaben enthalten. Die Anforderungen richten sich nach der Schweizer Buchführungspflicht (Art. 957a OR) und – falls ein Vorsteuer-Vergütungsverfahren angestrebt wird – zusätzlich nach den deutschen Rechnungsanforderungen gemäss § 14 UStG.

Für den reinen Betriebsausgabenabzug in der Schweiz genügen grundsätzlich Datum, Leistungsbeschreibung, Betrag und Anbieterangaben. Wer jedoch die deutsche Vorsteuer über das Vergütungsverfahren zurückfordern möchte, benötigt zwingend eine vollständige Rechnung mit allen oben genannten Angaben. Ein Beleg ohne USt-IdNr. oder ohne separaten MwSt-Ausweis reicht dafür nicht aus.

Schweizer KMU dürfen digitale Belege aus Deutschland – etwa PDF-Rechnungen per E-Mail, elektronische Hotelrechnungen oder Buchungsbestätigungen von Plattformen – gleichwertig zu Papierbelegen verwenden. Voraussetzung ist, dass Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit über die gesamte Aufbewahrungsfrist gewährleistet sind (Art. 958f Abs. 3 OR). Die ESTV akzeptiert digitale Originalbelege, sofern sie nicht nachträglich verändert werden können.

• PDF-Rechnungen per E-Mail: Gelten als Originalbeleg, wenn sie direkt vom Leistungserbringer stammen. Die E-Mail selbst sollte als Herkunftsnachweis mitarchiviert werden.
• Buchungsplattform-Belege: Rechnungen von Booking.com, HRS oder ähnlichen Plattformen sind anerkannt, sofern sie alle Pflichtangaben enthalten. Achtung: Manche Plattformen weisen die MwSt nicht separat aus.
• Fotografierte oder gescannte Papierbelege: Werden akzeptiert, wenn das Original nicht mehr verfügbar ist. Die Qualität muss alle Angaben lesbar wiedergeben. Empfehlung: Scan unmittelbar nach Erhalt erstellen.
• XRechnung und ZUGFeRD: Deutsche Unternehmen stellen zunehmend strukturierte E-Rechnungen aus. Diese maschinenlesbaren Formate sind in der Schweiz als Beleg anerkannt und erleichtern die automatische Verarbeitung.

Wichtig: Ein Screenshot einer Online-Buchung oder eine Kreditkartenabrechnung ersetzt keinen Originalbeleg. Kreditkartenabrechnungen belegen lediglich die Zahlung, nicht die Art der Leistung. Für den steuerlichen Nachweis braucht es immer die Rechnung des Leistungserbringers selbst.

Gemäss Art. 958f OR müssen Geschäftsbücher und Buchungsbelege während zehn Jahren aufbewahrt werden. Die Frist beginnt mit dem Ende des Geschäftsjahres, in dem der Beleg erstellt wurde. Für ein Geschäftsjahr 2026 läuft die Aufbewahrungspflicht somit bis Ende 2036. Diese Frist gilt unabhängig davon, ob der Beleg aus der Schweiz oder aus dem Ausland stammt.

Für Schweizer KMU gilt ausschliesslich die Schweizer Aufbewahrungsfrist. Die deutsche Frist ist nur relevant, wenn das Unternehmen eine Betriebsstätte in Deutschland unterhält. Digitale Belege dürfen elektronisch archiviert werden, sofern sie jederzeit innert nützlicher Frist lesbar gemacht werden können. Eine reine Cloud-Speicherung genügt, wenn die Datenintegrität nachweisbar ist – etwa durch unveränderbare Dateiformate oder Prüfsummen.

Deutsche Kassenbons und vereinfachte Rechnungen (sogenannte Kleinbetragsrechnungen bis EUR 250 brutto) enthalten häufig keinen detaillierten Mehrwertsteuerausweis. Stattdessen wird nur der Bruttobetrag mit dem Hinweis auf den enthaltenen Steuersatz gedruckt, etwa «inkl. 19 % MwSt». Für den Schweizer Betriebsausgabenabzug ist das grundsätzlich ausreichend. Für ein Vorsteuer-Vergütungsverfahren genügt eine Kleinbetragsrechnung jedoch nicht – dafür braucht es eine vollständige Rechnung mit allen Pflichtangaben.

• Restaurantbelege: Deutsche Restaurants stellen häufig nur Kassenbons aus. Für Beträge über EUR 250 sollte aktiv eine vollständige Rechnung verlangt werden. Bei Beträgen unter CHF 30 kann alternativ die Schweizer Verpflegungspauschale ohne Beleg abgerechnet werden.
• Taxiquittungen: Taxibelege in Deutschland enthalten selten eine USt-IdNr. oder einen separaten MwSt-Ausweis. Für den Betriebsausgabenabzug reichen sie dennoch, sofern Datum, Strecke und Betrag ersichtlich sind.
• Tankbelege: Tankquittungen an Selbstbedienungssäulen sind meist Kleinbetragsrechnungen. Für grössere Beträge lohnt es sich, an der Kasse eine vollständige Rechnung zu verlangen.
• Parkgebühren und Mautbelege: Parkscheine und Mautquittungen gelten als Kleinbetragsbelege. Sie sind für den Betriebsausgabenabzug ausreichend, eine Vorsteuer-Vergütung ist damit aber nicht möglich.

Praxistipp: Mitarbeitende sollten vor der Deutschlandreise instruiert werden, bei Beträgen über EUR 250 stets eine vollständige Rechnung zu verlangen. Viele deutsche Hotels und Restaurants stellen diese auf Nachfrage problemlos aus. Bei Hotelrechnungen ist zudem darauf zu achten, dass Übernachtung und Frühstück separat ausgewiesen werden, da in Deutschland unterschiedliche MwSt-Sätze gelten (7 % auf Übernachtung, 19 % auf Frühstück und Minibar).