Reisekosten Deutschland: Belegpflicht, Aufbewahrung und Archivierung

Gemäss Art. 957 ff. OR sind Schweizer Unternehmen verpflichtet, alle geschäftsrelevanten Belege aufzubewahren. Für Reisekosten nach Deutschland bedeutet das: Jeder einzelne Spesenposten braucht einen Originalbeleg. Kreditkartenabrechnungen oder Kontoauszüge allein genügen nicht – sie dienen lediglich als Zahlungsnachweis, nicht als Leistungsnachweis.

• Hotelrechnungen: Die vollständige Rechnung mit Angabe der Übernachtungsdaten, Zimmerpreis, separater Ausweisung der deutschen Mehrwertsteuer (7 % auf Übernachtung, 19 % auf Frühstück) und Adresse des Hotels.
• Restaurantquittungen: Bewirtungsbelege mit Datum, Betrag, Anzahl bewirteter Personen und dem geschäftlichen Anlass. Bei Beträgen über EUR 250 muss der Beleg den Namen des Restaurants und die Steuernummer enthalten.
• Bahntickets: Fahrkarten der Deutschen Bahn oder anderer Anbieter, einschliesslich Online-Tickets als PDF. Bei Sparpreisen gilt das elektronische Ticket als Originalbeleg.
• Taxibelege: Quittungen mit Datum, Fahrtstrecke (Start und Ziel) und Betrag. Viele deutsche Taxiunternehmen stellen maschinelle Belege aus, die alle nötigen Angaben enthalten.
• Mietwagenrechnungen: Die vollständige Rechnung des Mietwagenanbieters mit Mietdauer, Fahrzeugkategorie, Kilometerstand und separater MwSt-Ausweisung. Tankquittungen für den Mietwagen separat aufbewahren.

Die Aufbewahrungsfrist beträgt 10 Jahre ab Ende des Geschäftsjahres, in dem die Reise stattfand (Art. 958f OR). Ein Beleg aus dem Jahr 2026 muss also mindestens bis Ende 2036 verfügbar sein. Diese Frist gilt unabhängig davon, ob der Beleg in Papierform oder digital archiviert wird.

Deutsche Originalbelege sind in der Schweiz ohne Übersetzung gültig. Die Schweizer Steuerbehörden akzeptieren Belege in deutscher Sprache vollumfänglich, da Deutsch eine der Landessprachen ist. Eine beglaubigte Übersetzung – wie sie etwa bei Belegen aus Japan oder China nötig wäre – entfällt bei Deutschland-Spesen komplett.

Für die EU-Vorsteuererstattung über das elektronische Portal der deutschen Finanzverwaltung (BZSt) ist die deutsche Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) des Ausstellers zwingend erforderlich. Fehlt diese Nummer auf dem Beleg, kann die Vorsteuer nicht zurückgefordert werden. Prüfen Sie daher bereits vor Ort, ob die USt-IdNr. auf der Rechnung steht – eine nachträgliche Korrektur durch den deutschen Aussteller ist zwar möglich, aber zeitaufwendig.

Ein Praxisbeispiel: Ein Zürcher KMU bucht ein Hotel in München für CHF 180 pro Nacht (umgerechnet). Die Hotelrechnung weist EUR 155.00 netto, EUR 10.85 USt (7 %) für die Übernachtung und EUR 3.80 USt (19 %) für das Frühstück separat aus. Mit der USt-IdNr. des Hotels auf der Rechnung kann das KMU die EUR 10.85 über das Vorsteuererstattungsverfahren zurückfordern.

Deutsche Reisebelege dürfen digital archiviert werden, sofern die Vorgaben der Geschäftsbücherverordnung (GeBÜV) eingehalten werden. Die GeBÜV unterscheidet nicht zwischen inländischen und ausländischen Belegen – für deutsche Dokumente gelten dieselben Anforderungen wie für Schweizer Belege.

• Integrität: Der Scan muss den Originalbeleg vollständig und unverändert wiedergeben. Nachträgliche Bearbeitungen am digitalen Dokument sind nicht zulässig.
• Ordnungsmässigkeit: Jeder Beleg muss eindeutig einer Buchung zugeordnet werden können. Eine systematische Ablage mit Referenznummern oder Buchungsbelegnummern ist erforderlich.
• Verfügbarkeit: Die archivierten Belege müssen innert nützlicher Frist abrufbar und lesbar sein – während der gesamten Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren.
• Dokumentation: Das Unternehmen muss dokumentieren, wann und wie die Digitalisierung erfolgt ist (Verfahrensdokumentation). Dies umfasst den Scanprozess, die verwendete Software und die Zugriffsrechte.

Nach dem GeBÜV-konformen Scannen dürfen die Papieroriginale vernichtet werden. Voraussetzung ist, dass die Verfahrensdokumentation vollständig vorliegt und die digitalen Kopien die oben genannten Kriterien erfüllen. Viele Unternehmen bewahren die Papierbelege dennoch bis zur nächsten Steuerrevision auf – rechtlich ist das jedoch nicht erforderlich.