Kilometerentschädigung Arbeit auf Abruf: Anspruch und Abrechnung
Wer auf Abruf arbeitet, fährt häufig zu wechselnden Einsatzorten und legt dabei erhebliche Distanzen mit dem Privatfahrzeug zurück. Art. 327a OR stellt klar, dass der Arbeitgeber alle notwendigen Auslagen ersetzen muss, die im Zusammenhang mit der Arbeitsausführung entstehen. Dieses Recht gilt unabhängig vom Beschäftigungsgrad und damit auch für Arbeit auf Abruf.
In der Praxis führen wechselnde Einsatzorte, kurzfristige Aufgebote und fehlende Reglemente regelmässig zu Unsicherheiten. Entscheidend ist, welche Fahrten als geschäftlich veranlasst gelten und wie die Abrechnung bei mehreren Einsätzen am selben Tag funktioniert.
01.Rechtsgrundlage und Anspruch auf Kilometerentschädigung
Art. 327a Abs. 1 OR bestimmt, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen hat. Diese Pflicht ist zwingend und kann vertraglich nicht zu Lasten des Arbeitnehmers wegbedungen werden (Art. 327a Abs. 3 OR). Für Arbeitnehmer auf Abruf bedeutet das: Sobald der Arbeitgeber einen Einsatz anordnet und der Arbeitnehmer dafür sein Privatfahrzeug nutzt, entsteht ein Anspruch auf Kilometerentschädigung.
Der Anspruch besteht unabhängig davon, ob ein schriftlicher Arbeitsvertrag vorliegt, ob der Einsatz kurzfristig angeordnet wurde oder ob der Arbeitnehmer nur wenige Stunden pro Woche arbeitet. Massgeblich ist einzig, dass die Fahrt geschäftlich veranlasst und notwendig ist. Ein genehmigtes Spesenreglement kann die Modalitäten regeln, darf den Anspruch selbst aber nicht ausschliessen.
Kilometerentschädigung 2026: Ansätze im Überblick
Bereits genehmigte Spesenreglemente, die noch den bisherigen Ansatz von CHF 0.70 pro Kilometer enthalten, brauchen keine neue Genehmigung durch die Steuerbehörde. Der Arbeitgeber kann den Ansatz freiwillig auf CHF 0.75 anheben, ist dazu aber nicht verpflichtet, solange das Reglement gültig bleibt.
02.Welche Fahrten sind entschädigungspflichtig?
Bei Arbeit auf Abruf fehlt häufig ein fester Arbeitsort. Das hat direkte Auswirkungen auf die Frage, ab wann eine Fahrt als geschäftlich veranlasst gilt. Die Abgrenzung zwischen privatem Arbeitsweg und entschädigungspflichtiger Geschäftsfahrt richtet sich nach dem gewöhnlichen Arbeitsort. Gibt es keinen solchen, gilt grundsätzlich jede Fahrt vom Wohnort zum Einsatzort als geschäftlich veranlasst.
- Fahrt Wohnort zum Einsatzort: Entschädigungspflichtig, wenn der Einsatzort nicht der gewöhnliche Arbeitsort ist. Bei wechselnden Einsatzorten ist das regelmässig der Fall.
- Fahrt zwischen zwei Einsatzorten: Immer entschädigungspflichtig. Diese Fahrten gelten als Geschäftsfahrten, da sie ausschliesslich durch die Arbeit veranlasst sind.
- Fahrt vom letzten Einsatzort nach Hause: Entschädigungspflichtig, wenn der Einsatzort nicht der gewöhnliche Arbeitsort ist. Analog zur Hinfahrt.
- Fahrt zum festen Betriebsstandort: Gilt als privater Arbeitsweg und ist nicht entschädigungspflichtig, sofern der Betriebsstandort als gewöhnlicher Arbeitsort vereinbart ist.
Wird ein Arbeitnehmer auf Abruf an einem Tag zu mehreren Einsatzorten aufgeboten, sind sämtliche Fahrten zwischen den Einsatzorten geschäftlich veranlasst. Jede einzelne Strecke wird separat erfasst und abgerechnet. Das gilt auch dann, wenn der Arbeitnehmer zwischen zwei Einsätzen kurz nach Hause fährt, sofern die Pause betrieblich bedingt ist und der Arbeitnehmer nicht frei über die Zwischenzeit verfügen kann.
Kilometerentschädigungen für Abruf-Einsätze digital erfassen mit der Spesen App → Spesenbelege erfassen, einreichen, prüfen und freigeben.
Mehr erfahren →03.Praxisbeispiel: Pflegefachperson mit drei Einsätzen pro Tag
Eine Pflegefachperson arbeitet auf Abruf für einen ambulanten Pflegedienst. An einem Dienstag erhält sie drei Einsätze bei Klienten an verschiedenen Adressen. Ihr Wohnort liegt in Aarau, die Einsatzorte befinden sich in Lenzburg, Brugg und Windisch. Ein fester Betriebsstandort ist nicht als gewöhnlicher Arbeitsort vereinbart.
Berechnung der Kilometerentschädigung für einen Einsatztag
Alle vier Fahrten sind entschädigungspflichtig, weil kein gewöhnlicher Arbeitsort vereinbart ist und sämtliche Strecken durch die Einsatzplanung des Arbeitgebers veranlasst werden. Die Pflegefachperson dokumentiert die Fahrten idealerweise mit einem digitalen Fahrtenbuch oder einer Spesen-App, die Datum, Start- und Zieladresse sowie die Distanz automatisch erfasst.
Hätte der Pflegedienst einen Betriebsstandort in Aarau als gewöhnlichen Arbeitsort vereinbart und würde die Pflegefachperson dort ihren Tag beginnen, wäre die Fahrt Wohnort–Betriebsstandort ein privater Arbeitsweg. Erst die Fahrt vom Betriebsstandort zum ersten Klienten wäre dann entschädigungspflichtig.
04.Spesenreglement und korrekte Abrechnung bei Arbeit auf Abruf
Ein von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigtes Spesenreglement schafft für beide Seiten Rechtssicherheit. Es legt fest, welcher Kilometeransatz gilt, wie die Fahrten dokumentiert werden müssen und innert welcher Frist die Abrechnung einzureichen ist. Für Arbeit auf Abruf empfiehlt es sich, im Reglement explizit zu regeln, wie mit wechselnden Einsatzorten und mehreren Einsätzen pro Tag umgegangen wird.
- Kilometeransatz: Das Reglement sollte den Ansatz von CHF 0.75 pro Kilometer (ab 2026) oder den bisherigen Ansatz von CHF 0.70 nennen, sofern das Reglement noch gültig ist.
- Dokumentationspflicht: Datum, Start- und Zieladresse, Distanz in Kilometern und Einsatzzweck sind pro Fahrt zu erfassen. Ein digitales Fahrtenbuch erleichtert die Nachweisführung.
- Abrechnungsfrist: Das Reglement sollte eine klare Frist vorgeben, beispielsweise monatlich oder nach jedem Einsatztag. Ohne Frist drohen Verzögerungen und Streit.
- Lohnausweis-Deklaration: Kilometerentschädigungen auf Basis eines genehmigten Reglements erscheinen nicht als Lohn im Lohnausweis. Ohne genehmigtes Reglement muss der Arbeitgeber die Entschädigungen in Ziffer 13.1.2 des Lohnausweises deklarieren.
Spesenreglemente müssen inhaltlich den SSK-Mustervorlagen entsprechen. Diese Anforderung wurde per 2026 präzisiert. Arbeitgeber, die Mitarbeitende auf Abruf beschäftigen, sollten ihr bestehendes Reglement daraufhin prüfen, ob es die Besonderheiten wechselnder Einsatzorte abdeckt.
05.Häufige Fehler
Fehler 1: Alle Fahrten als privaten Arbeitsweg behandeln
Manche Arbeitgeber stufen sämtliche Fahrten von Abruf-Mitarbeitenden als privaten Arbeitsweg ein und verweigern die Entschädigung. Bei wechselnden Einsatzorten ohne festen gewöhnlichen Arbeitsort ist das rechtlich nicht haltbar. Art. 327a OR verpflichtet den Arbeitgeber zur Erstattung aller geschäftlich veranlassten Fahrten.
Fehler 2: Fahrten zwischen Einsatzorten nicht separat erfassen
Wird nur die Fahrt vom Wohnort zum ersten Einsatzort und die Rückfahrt abgerechnet, gehen die Zwischenstrecken verloren. Bei mehreren Einsätzen pro Tag summieren sich diese Strecken erheblich. Jede Fahrt zwischen zwei Einsatzorten muss einzeln dokumentiert und abgerechnet werden.
Fehler 3: Veralteten Kilometeransatz verwenden
Ab 2026 gilt der ESTV-Ansatz von CHF 0.75 pro Kilometer. Wer noch mit CHF 0.70 abrechnet, obwohl das Reglement aktualisiert wurde oder kein genehmigtes Reglement vorliegt, benachteiligt die Mitarbeitenden. Umgekehrt brauchen bereits genehmigte Reglemente mit CHF 0.70 keine neue Genehmigung.
Fehler 4: Keine schriftliche Dokumentation der Einsatzorte
Ohne Nachweis über Datum, Einsatzort und gefahrene Kilometer kann die Steuerbehörde die Kilometerentschädigung als Lohnbestandteil qualifizieren. Das führt zu Nachsteuern und Sozialversicherungsbeiträgen. Ein digitales Fahrtenbuch mit automatischer Distanzberechnung schafft Abhilfe.
Fehler 5: Kilometerentschädigung vertraglich ausschliessen
Art. 327a Abs. 3 OR ist zwingend: Eine vertragliche Klausel, die den Auslagenersatz ausschliesst oder auf den Arbeitnehmer abwälzt, ist nichtig. Auch eine Formulierung wie «Kilometerentschädigung ist im Stundenlohn inbegriffen» hält einer gerichtlichen Prüfung nicht stand, sofern der Lohn nicht nachweislich entsprechend höher angesetzt wurde.
06.Häufige Fragen
Habe ich als Arbeitnehmer auf Abruf Anspruch auf Kilometerentschädigung?
Ja. Art. 327a OR verpflichtet den Arbeitgeber, alle notwendigen Auslagen zu ersetzen, die durch die Arbeitsausführung entstehen. Das gilt unabhängig vom Beschäftigungsgrad und damit auch für Arbeit auf Abruf, sofern Sie Ihr Privatfahrzeug für geschäftlich veranlasste Fahrten nutzen.
Ab wann beginnt die entschädigungspflichtige Fahrt bei Arbeit auf Abruf?
Wenn kein gewöhnlicher Arbeitsort vereinbart ist, beginnt die entschädigungspflichtige Fahrt bereits am Wohnort. Ist hingegen ein fester Betriebsstandort als gewöhnlicher Arbeitsort definiert, gilt die Strecke Wohnort–Betriebsstandort als privater Arbeitsweg. Erst die Fahrt vom Betriebsstandort zum Einsatzort ist dann geschäftlich veranlasst.
Wie rechne ich mehrere Einsätze an einem Tag ab?
Jede Fahrt zwischen zwei Einsatzorten wird separat erfasst: Datum, Start- und Zieladresse sowie Distanz in Kilometern. Die Entschädigung ergibt sich aus der Summe aller Einzelstrecken multipliziert mit dem Kilometeransatz von CHF 0.75 (ab 2026). Auch die Hin- und Rückfahrt vom Wohnort zählen, wenn kein gewöhnlicher Arbeitsort vereinbart ist.
Kann der Arbeitgeber die Kilometerentschädigung im Stundenlohn einrechnen?
Grundsätzlich nein. Art. 327a OR ist zwingend und der Auslagenersatz darf nicht einfach pauschal im Stundenlohn enthalten sein. Eine solche Regelung hält nur stand, wenn der Lohnanteil für den Auslagenersatz klar ausgewiesen und nachweislich höher als der marktübliche Lohn ist. In der Praxis ist das schwer durchsetzbar.
Muss ich als Abruf-Mitarbeiter ein Fahrtenbuch führen?
Ein Fahrtenbuch ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, aber dringend empfohlen. Ohne Nachweis über die gefahrenen Strecken kann der Arbeitgeber die Entschädigung kürzen oder die Steuerbehörde die Pauschale als Lohn qualifizieren. Ein digitales Fahrtenbuch mit GPS-Erfassung vereinfacht die Dokumentation erheblich.
Gilt die Kilometerentschädigung auch für Temporärmitarbeitende auf Abruf?
Ja. Temporärmitarbeitende haben denselben Anspruch auf Auslagenersatz gemäss Art. 327a OR. Der Personalverleiher als formeller Arbeitgeber ist für die Erstattung verantwortlich. Die Regelung der Kilometerentschädigung sollte im Rahmenvertrag oder im Einsatzvertrag festgehalten sein.