Kilometerentschädigung bei Arbeit auf Abruf: Ansatz, Pendelweg und Fahrtenbuch
Arbeit-auf-Abruf-Mitarbeitende haben Anspruch auf CHF 0.75/km – der Ansatz gilt unabhängig von der Einsatzfrequenz; Pendelweg ist nicht erstattungsfähig. Trotzdem herrscht in der Praxis oft Unsicherheit, welche Fahrten als dienstlich gelten und wie die Abrechnung bei unregelmässigen Einsätzen korrekt erfolgt. Diese Seite klärt die Rechtslage nach Art. 327a OR und zeigt, wie Abrufmitarbeitende und Arbeitgeber die Kilometerentschädigung sauber handhaben.
01.Gleiche Regeln wie für festangestellte Arbeitnehmende
Art. 327a OR unterscheidet nicht zwischen Vollzeit-, Teilzeit- und Abrufarbeitsverhältnissen. Sobald ein Arbeitgeber Mitarbeitende auf Abruf einsetzt und diese mit dem Privatfahrzeug dienstliche Fahrten zurücklegen, schuldet er den vollen Auslagenersatz. Das bedeutet: Abrufmitarbeitende haben denselben Anspruch auf Kilometerentschädigung wie alle anderen Arbeitnehmenden.
Kilometerentschädigung 2026 im Überblick
Die Abgrenzung zwischen Pendelweg und dienstlicher Fahrt ist bei Abrufarbeit besonders wichtig. Hat ein Abrufmitarbeitender einen festen Stammarbeitsort (z. B. eine Filiale), gilt die Strecke Wohnort–Filiale als privater Arbeitsweg. Wird er dagegen an einen anderen Standort gerufen, ist die Differenz zwischen dem normalen Pendelweg und der tatsächlich gefahrenen Strecke erstattungsfähig. Fehlt ein fester Arbeitsort gänzlich — etwa bei reiner Aussendienst-Abrufarbeit —, beginnt die dienstliche Fahrt direkt ab Wohnort.
Ein konkretes Beispiel verdeutlicht die Berechnung: Eine Abrufmitarbeiterin hat ihren Stammarbeitsort 10 km von ihrem Wohnort entfernt. Für einen Einsatz fährt sie direkt zu einem Kunden, der 35 km von ihrem Wohnort entfernt liegt. Die erstattungsfähige Strecke beträgt 35 km minus 10 km Pendelweg, also 25 km pro Weg. Hin und zurück ergibt das 50 km × CHF 0.75 = CHF 37.50 Kilometerentschädigung für diesen Einsatz.
02.Variable Einsätze: Fahrtenbuch und monatliche Abrechnung
Die besondere Herausforderung bei Abrufarbeit liegt in der unregelmässigen Einsatzfrequenz. Während Festangestellte oft gleichbleibende Fahrtstrecken haben, variieren Einsatzorte und Einsatztage bei Abrufmitarbeitenden stark. Deshalb ist ein lückenloses Fahrtenbuch pro Einsatz die wichtigste Grundlage für eine korrekte Abrechnung.
- Fahrtenbuch pro Einsatz: Jeder Einsatz wird einzeln dokumentiert: Datum, Start- und Zielort, gefahrene Kilometer, Zweck des Einsatzes. Nur so lässt sich bei einer Prüfung durch die Steuerbehörde nachweisen, dass es sich um dienstliche Fahrten handelt.
- Monatliche Spesenabrechnung: Auch bei nur wenigen Einsätzen pro Monat empfiehlt sich eine gebündelte monatliche Abrechnung. Die Einzelfahrten werden zusammengefasst, mit dem Fahrtenbuch belegt und zusammen mit der Lohnabrechnung verarbeitet.
- Ansatz bleibt unverändert: Ob ein Abrufmitarbeitender zwei oder zwanzig Einsätze pro Monat fährt, spielt für den Kilometeransatz keine Rolle. Es gelten immer CHF 0.75/km — eine Abstufung nach Einsatzhäufigkeit ist weder vorgesehen noch zulässig.
- Abrechnung bei mehreren Einsatzorten am selben Tag: Fährt ein Abrufmitarbeitender an einem Tag mehrere Einsatzorte an, wird die gesamte dienstliche Strecke zusammengezählt. Der Pendelweg wird nur einmal abgezogen, nämlich für die erste Fahrt vom Wohnort zum ersten Einsatzort und die letzte Rückfahrt.
Beispiel: Monatliche Spesenabrechnung eines Abrufmitarbeitenden
Wichtig: Das Spesenreglement des Arbeitgebers sollte explizit regeln, wie Abrufmitarbeitende ihre Fahrten dokumentieren und bis wann die monatliche Abrechnung einzureichen ist. Eine klare Frist — beispielsweise bis zum 5. des Folgemonats — verhindert Rückstände und erleichtert die Lohnverarbeitung. Bereits genehmigte Spesenreglemente mit dem alten Ansatz von CHF 0.70/km brauchen für die Anpassung auf CHF 0.75 keine neue Genehmigung durch die kantonale Steuerverwaltung.
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03.Häufige Fehler
Fehler 1: Pendelweg wird bei jedem Einsatz voll erstattet
Manche Arbeitgeber erstatten Abrufmitarbeitenden die gesamte Strecke ab Wohnort, ohne den Pendelweg abzuziehen. Das führt zu überhöhten Spesenabrechnungen und kann bei einer Steuerrevision als verdeckter Lohn qualifiziert werden. Korrekt ist: Der Pendelweg zum gewöhnlichen Arbeitsort wird immer abgezogen.
Fehler 2: Kein Fahrtenbuch bei unregelmässigen Einsätzen
Bei wenigen Einsätzen pro Monat verzichten Mitarbeitende oft auf ein Fahrtenbuch und schätzen die Kilometer nachträglich. Ohne zeitnahe Dokumentation fehlt der Nachweis für die Steuerbehörde. Die Folge: Die Kilometerentschädigung kann als steuerpflichtiger Lohnbestandteil eingestuft werden.
Fehler 3: Tieferer Ansatz für Abrufmitarbeitende im Spesenreglement
Vereinzelt setzen Arbeitgeber im Spesenreglement einen reduzierten Kilometeransatz für Abrufmitarbeitende fest. Art. 327a OR ist jedoch zwingend und erlaubt keine Schlechterstellung gegenüber Festangestellten. Der Ansatz von CHF 0.75/km gilt einheitlich für alle Arbeitnehmenden.
Fehler 4: Spesen werden nur quartalsweise statt monatlich abgerechnet
Eine quartalsweise Abrechnung mag bei wenigen Einsätzen praktisch erscheinen, erschwert aber die Zuordnung zu den einzelnen Lohnperioden. Zudem steigt das Risiko, dass Fahrten vergessen oder falsch zugeordnet werden. Eine monatliche Abrechnung — auch bei nur einem Einsatz — ist die sauberere Lösung.
Fehler 5: Alter Kilometeransatz von CHF 0.70 wird weiterverwendet
Seit 1. Januar 2026 gilt der neue Ansatz von CHF 0.75/km. Wer weiterhin CHF 0.70 abrechnet, entschädigt Mitarbeitende zu tief. Bereits genehmigte Reglemente mit CHF 0.70 brauchen zwar keine neue Genehmigung, der tatsächlich ausbezahlte Betrag muss aber dem aktuellen Ansatz entsprechen.
04.Häufige Fragen
Muss ich Spesen für jeden einzelnen Einsatz separat einreichen?
Nein, die Einsatzfahrten können gebündelt in einer monatlichen Spesenabrechnung eingereicht werden. Entscheidend ist, dass jede Fahrt im Fahrtenbuch einzeln dokumentiert ist — mit Datum, Strecke und Einsatzzweck. Die monatliche Sammelabrechnung wird dann zusammen mit der Lohnabrechnung verarbeitet.
Gilt die Kilometerentschädigung auch bei Arbeit auf Abruf mit Garantiestunden?
Ja. Ob es sich um echte Arbeit auf Abruf ohne Garantiestunden oder um Abrufarbeit mit vereinbarter Mindeststundenzahl handelt, spielt für den Auslagenersatz keine Rolle. Art. 327a OR gilt für beide Varianten gleichermassen, und der Ansatz beträgt CHF 0.75/km.
Was passiert, wenn ich keinen festen Arbeitsort habe?
Fehlt ein gewöhnlicher Arbeitsort — etwa bei reiner Aussendienst-Abrufarbeit —, beginnt die dienstliche Fahrt direkt ab Wohnort. In diesem Fall gibt es keinen Pendelweg-Abzug. Der Arbeitgeber erstattet die gesamte Strecke vom Wohnort zum Einsatzort und zurück.
Kann der Arbeitgeber die Kilometerentschädigung bei Abrufarbeit verweigern?
Nein. Art. 327a OR ist zwingend und kann weder durch Einzelarbeitsvertrag noch durch ein Spesenreglement wegbedungen werden. Der Arbeitgeber muss alle notwendigen Auslagen ersetzen, die im Zusammenhang mit der Arbeitsausführung entstehen — dazu gehören dienstliche Fahrten mit dem Privatfahrzeug.
Wie berechne ich die Kilometer, wenn ich auf dem Weg zum Einsatzort einen Umweg fahre?
Erstattungsfähig ist die kürzeste zumutbare Strecke zwischen dem gewöhnlichen Arbeitsort (bzw. Wohnort ohne festen Arbeitsort) und dem Einsatzort. Private Umwege werden nicht entschädigt. Als Nachweis eignet sich ein Routenplaner-Ausdruck, der im Fahrtenbuch abgelegt wird.