Kilometerentschädigung für Grenzgänger: Ansätze, Pendelweg und Quellensteuer
Grenzgänger erhalten CHF 0.75/km für betriebliche Fahrten wie Inländer – Pendelweg nicht erstattungsfähig; quellensteuerfrei bis CHF 0.75/km aus genehmigtem Reglement. Art. 327a OR verpflichtet den Arbeitgeber, alle notwendigen Auslagen zu ersetzen, die im Zusammenhang mit der Arbeitsausführung entstehen. Für Grenzgänger gelten dabei grundsätzlich dieselben Regeln wie für in der Schweiz wohnhafte Arbeitnehmende, wobei bei grenzüberschreitenden Dienstfahrten die Aufteilung der Strecke auf Schweizer und ausländisches Gebiet zu beachten ist.
01.Gleich wie Inländer
Art. 327a OR unterscheidet nicht zwischen Arbeitnehmenden mit Wohnsitz in der Schweiz und Grenzgängern. Wer mit dem Privatfahrzeug eine betrieblich veranlasste Fahrt unternimmt, hat Anspruch auf Auslagenersatz. Ab dem 1. Januar 2026 beträgt die Kilometerpauschale CHF 0.75/km. Bereits genehmigte Reglemente mit dem bisherigen Ansatz von CHF 0.70/km müssen nicht zwingend neu genehmigt werden, solange der Arbeitgeber den aktualisierten Ansatz anwendet.
Kilometerentschädigung 2026 im Überblick
Der tägliche Pendelweg vom Wohnsitz im Ausland zum Schweizer Arbeitsort ist keine betrieblich veranlasste Fahrt. Er fällt unter die privaten Lebenshaltungskosten und darf nicht als Kilometerentschädigung abgerechnet werden. Grenzgänger können den Arbeitsweg gegebenenfalls in ihrer persönlichen Steuererklärung im Wohnsitzland geltend machen, nicht aber über die Spesenabrechnung des Arbeitgebers.
Für die Quellensteuer gilt: Verfügt der Arbeitgeber über ein von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigtes Spesenreglement, werden Kilometerentschädigungen bis CHF 0.75/km nicht zum quellensteuerpflichtigen Lohn gerechnet. Ohne genehmigtes Reglement muss der Arbeitgeber die Entschädigung im Lohnausweis unter Ziffer 13.2.1 separat ausweisen, und die Quellensteuer wird auf dem Gesamtbetrag inklusive Spesen erhoben.
- Betriebliche Fahrt: Kundenbesuch, Materialtransport, Fahrt zwischen zwei Einsatzorten – diese Fahrten sind erstattungsfähig.
- Pendelweg: Tägliche Fahrt vom Wohnsitz zum vertraglich vereinbarten Arbeitsort – nicht erstattungsfähig, auch wenn der Weg durch die Schweiz führt.
- Gemischte Fahrt: Fährt ein Grenzgänger auf dem Arbeitsweg einen Umweg über einen Kunden, ist nur der Mehrweg gegenüber dem direkten Pendelweg erstattungsfähig.
02.Grenzüberschreitende Fahrten
Wenn Grenzgänger betriebliche Fahrten unternehmen, die sowohl über Schweizer als auch über ausländisches Gebiet führen, stellt sich die Frage der Aufteilung. Für den auf Schweizer Gebiet zurückgelegten Streckenanteil gilt der Schweizer Ansatz von CHF 0.75/km. Für den ausländischen Streckenanteil kann je nach Spesenreglement und Vereinbarung ein anderer Ansatz gelten.
Ein Beispiel: Eine Grenzgängerin mit Wohnsitz in Lörrach (Deutschland) fährt von ihrem Schweizer Arbeitsort in Basel zu einem Kunden in Freiburg im Breisgau. Die Gesamtstrecke beträgt 75 km einfach, davon 5 km auf Schweizer Gebiet und 70 km in Deutschland. Für die 5 km in der Schweiz gelten CHF 0.75/km, also CHF 3.75. Für die 70 km in Deutschland kann der Arbeitgeber im Spesenreglement festlegen, ob ebenfalls CHF 0.75/km oder ein anderer Ansatz (z.B. der deutsche ADAC-Satz) angewendet wird.
Beispielrechnung: Grenzüberschreitende Dienstfahrt Basel–Freiburg i.Br.
In der Praxis wenden die meisten Schweizer Arbeitgeber den einheitlichen Ansatz von CHF 0.75/km auf die gesamte Strecke an, sofern das Spesenreglement dies vorsieht. Das ist zulässig und vereinfacht die Abrechnung erheblich. Entscheidend ist, dass das genehmigte Spesenreglement die Regelung für grenzüberschreitende Fahrten explizit festhält. Fehlt eine solche Klausel, empfiehlt sich eine Ergänzung des Reglements.
- Einheitlicher Ansatz: Das Spesenreglement kann CHF 0.75/km für die gesamte Strecke vorsehen, unabhängig davon, ob die Fahrt durch die Schweiz oder das Ausland führt.
- Geteilter Ansatz: Alternativ kann das Reglement für den ausländischen Streckenanteil einen anderen Ansatz festlegen, etwa den im Wohnsitzland üblichen Satz.
- Dokumentation: Bei grenzüberschreitenden Fahrten sollte die Abrechnung Start- und Zielort, Gesamtkilometer und gegebenenfalls die Aufteilung nach Ländern enthalten.
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03.Häufige Fehler
Fehler 1: Pendelweg als betriebliche Fahrt abrechnen
Der tägliche Arbeitsweg vom Wohnsitz im Ausland zum Schweizer Arbeitsort ist kein Auslagenersatz im Sinne von Art. 327a OR. Wird er dennoch als Kilometerentschädigung abgerechnet, gilt der Betrag als steuerpflichtiger Lohnbestandteil. Bei einer Steuerrevision drohen Nachforderungen für Quellensteuer und Sozialversicherungsbeiträge.
Fehler 2: Kein genehmigtes Spesenreglement vorhanden
Ohne ein von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigtes Spesenreglement wird die Kilometerentschädigung zum quellensteuerpflichtigen Lohn addiert. Der Grenzgänger erhält dadurch netto weniger. Arbeitgeber sollten das Reglement vor der ersten Spesenabrechnung einreichen und genehmigen lassen.
Fehler 3: Veralteten Ansatz von CHF 0.70/km verwenden
Ab dem 1. Januar 2026 gilt der neue Ansatz von CHF 0.75/km. Wer weiterhin CHF 0.70/km auszahlt, erstattet den Grenzgängern zu wenig. Das genehmigte Reglement muss zwar nicht neu eingereicht werden, aber der tatsächlich ausbezahlte Betrag sollte dem aktuellen ESTV-Ansatz entsprechen.
Fehler 4: Grenzüberschreitende Fahrten nicht im Reglement geregelt
Fehlt im Spesenreglement eine Klausel zu grenzüberschreitenden Dienstfahrten, entsteht Unsicherheit bei der Abrechnung und der steuerlichen Behandlung. Eine einfache Ergänzung, die den Ansatz für den ausländischen Streckenanteil festlegt, schafft Klarheit für alle Beteiligten.
Fehler 5: Fehlende Dokumentation bei gemischten Fahrten
Wenn ein Grenzgänger auf dem Pendelweg einen Kundenbesuch einbaut, ist nur der Mehrweg erstattungsfähig. Ohne klare Dokumentation von Start, Ziel und Umweg lässt sich der betriebliche Anteil nicht nachweisen. Das kann bei einer Prüfung dazu führen, dass die gesamte Entschädigung als Lohn qualifiziert wird.
04.Häufige Fragen
Muss ich die Kilometerentschädigung im Wohnsitzland versteuern?
Das hängt vom Doppelbesteuerungsabkommen zwischen der Schweiz und Ihrem Wohnsitzland ab. In der Regel wird die Kilometerentschädigung, die in der Schweiz quellensteuerfrei ist, im Wohnsitzland nicht zusätzlich besteuert. Prüfen Sie dies mit Ihrer lokalen Steuerbehörde oder einem Steuerberater, da die Regelungen je nach Land variieren.
Gilt die Kilometerentschädigung von CHF 0.75/km auch für Grenzgänger mit Motorrad?
Der ESTV-Ansatz von CHF 0.75/km bezieht sich auf Personenwagen. Für Motorräder gibt es keinen offiziellen Pauschalsatz der ESTV. In der Praxis legen Arbeitgeber den Ansatz für Motorräder im Spesenreglement fest, häufig zwischen CHF 0.40 und CHF 0.55/km.
Kann mein Arbeitgeber mir weniger als CHF 0.75/km zahlen?
Art. 327a OR schreibt vor, dass der Arbeitgeber die notwendigen Auslagen ersetzen muss. Der ESTV-Ansatz von CHF 0.75/km ist eine steuerlich anerkannte Pauschale, kein gesetzlicher Mindestbetrag. Ein tieferer Ansatz ist zulässig, sofern er die tatsächlichen Kosten angemessen deckt. Liegt der Ansatz deutlich unter den effektiven Kosten, kann der Arbeitnehmende den Differenzbetrag einfordern.
Wie weise ich nach, dass eine Fahrt betrieblich veranlasst war?
Führen Sie ein Fahrtenbuch oder nutzen Sie eine digitale Spesenerfassung mit Angabe von Datum, Start- und Zielort, Zweck der Fahrt und gefahrenen Kilometern. Bei Grenzgängern empfiehlt es sich zusätzlich, den Grenzübertritt zu dokumentieren, falls der Arbeitgeber zwischen Schweizer und ausländischem Streckenanteil unterscheidet.
Erhalte ich eine Kilometerentschädigung, wenn ich mit dem Privatfahrzeug vom Homeoffice im Ausland zum Kunden in der Schweiz fahre?
Ja, sofern die Fahrt betrieblich veranlasst ist. Wenn Sie vom vertraglich vereinbarten Homeoffice-Standort im Ausland direkt zu einem Kunden in der Schweiz fahren, handelt es sich um eine Dienstfahrt. Die Kilometerentschädigung von CHF 0.75/km gilt für die gesamte betriebliche Strecke gemäss Spesenreglement.