Kilometerentschädigung bei Teilzeit: Ansatz, Berechnung und Pensum
Teilzeitmitarbeitende erhalten CHF 0.75/km pro tatsächlich gefahrenen Kilometer – der Ansatz ist nicht proportional zum Beschäftigungsgrad. Dieses Prinzip sorgt in der Praxis regelmässig für Unsicherheit, weil andere Spesenarten wie Verpflegungspauschalen durchaus proportional zum Pensum angepasst werden. Die folgende Seite erklärt, warum bei der Kilometerentschädigung andere Regeln gelten und wie die Abrechnung bei Teilzeit korrekt funktioniert.
01.Ansatz nicht proportional zum Pensum
Die Kilometerentschädigung gemäss ESTV-Ansatz beträgt seit dem 1. Januar 2026 CHF 0.75 pro Kilometer. Dieser Betrag deckt sämtliche Kosten ab, die bei der Nutzung eines Privatfahrzeugs für geschäftliche Fahrten entstehen: Treibstoff, Versicherung, Abschreibung, Unterhalt und Reifen. Der Ansatz ist ein Fixbetrag pro gefahrenen Kilometer und wird nicht in Abhängigkeit vom Beschäftigungsgrad berechnet.
Art. 327a OR verpflichtet den Arbeitgeber, alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen. Diese Pflicht besteht unabhängig davon, ob jemand zu 20 %, 60 % oder 100 % angestellt ist. Entscheidend ist einzig, ob ein Kilometer betrieblich veranlasst war. Wer an einem Arbeitstag 45 km für einen Kundenbesuch fährt, erhält dafür CHF 33.75 – ob bei einem 40 %- oder einem 100 %-Pensum.
Kilometerentschädigung nach Beschäftigungsgrad
Die Tabelle zeigt: Der Ansatz pro Kilometer bleibt konstant. Was sich ändert, ist die Anzahl gefahrener Kilometer – und damit der Gesamtbetrag. Eine Teilzeitkraft fährt in der Regel weniger betriebliche Kilometer als eine Vollzeitkraft, weshalb sich die Gesamtentschädigung natürlich reduziert. Eine zusätzliche Kürzung des Kilometeransatzes wäre eine unzulässige Doppelreduktion.
02.Beispiel: 60 % Teilzeit
Ein konkretes Rechenbeispiel verdeutlicht die Anwendung. Eine Mitarbeiterin arbeitet drei Tage pro Woche (60 %-Pensum) im Aussendienst. An jedem Arbeitstag fährt sie mit dem Privatfahrzeug 30 km zu Kunden und zurück. Der Beschäftigungsgrad spielt für die Berechnung keine Rolle.
Berechnung Kilometerentschädigung bei 60 % Pensum
Die Berechnung lautet: 3 Tage × 30 km × CHF 0.75 = CHF 67.50 pro Woche. Würde der Arbeitgeber den Kilometeransatz fälschlicherweise auf 60 % kürzen (CHF 0.45/km), ergäbe sich nur CHF 40.50 pro Woche – eine Differenz von CHF 27.00 wöchentlich oder rund CHF 1'296.00 pro Jahr. Solche Kürzungen sind nicht durch das Spesenreglement gedeckt, selbst wenn dieses eine Proportionalitätsklausel für andere Spesenarten enthält.
Für die korrekte Abrechnung müssen Teilzeitmitarbeitende ihre betrieblichen Fahrten lückenlos dokumentieren. Dazu gehören Datum, Start- und Zielort, Zweck der Fahrt und die gefahrenen Kilometer. Ein Fahrtenbuch oder eine digitale Erfassung ist empfehlenswert, da die Steuerbehörden bei Teilzeitangestellten erfahrungsgemäss genauer prüfen, ob die abgerechneten Kilometer plausibel zum Pensum passen.
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Mehr erfahren →03.Pauschal vs. Effektiv bei Teilzeit
Bei der Spesenabrechnung für Teilzeitmitarbeitende ist zwischen effektiver Abrechnung und Pauschalspesen zu unterscheiden. Diese Unterscheidung ist zentral, weil die Regeln zur Proportionalität je nach Spesenart unterschiedlich ausfallen.
Vergleich: Effektive Kilometerentschädigung vs. Pauschalspesen
Bei der effektiven Kilometerentschädigung wird jeder einzelne betriebliche Kilometer mit CHF 0.75 vergütet. Da Teilzeitmitarbeitende weniger Arbeitstage haben, fallen automatisch weniger Kilometer an. Eine zusätzliche Kürzung des Ansatzes ist daher weder nötig noch korrekt.
Anders verhält es sich bei Pauschalspesen. Wenn ein Spesenreglement beispielsweise eine monatliche Verpflegungspauschale von CHF 300.00 für Vollzeitmitarbeitende vorsieht, wird diese bei Teilzeit typischerweise proportional zu den effektiven Arbeitstagen angepasst. Bei einem 60 %-Pensum wären das CHF 180.00 pro Monat. Diese Proportionalität ist bei Pauschalen sachlich begründet, weil die Pauschale einen fixen Betrag pro Zeiteinheit darstellt – nicht pro tatsächlich entstandene Auslage.
Auch bei Kleinspesenpauschalen (CHF 20.00/Tag gemäss ESTV) gilt das Prinzip der Abwesenheitstage: Wer an drei Tagen pro Woche auswärts arbeitet, erhält die Pauschale für drei Tage, nicht für fünf. Die Kilometerentschädigung folgt hingegen konsequent dem Effektivprinzip und bleibt vom Beschäftigungsgrad unberührt.
04.Häufige Fehler
Fehler 1: Kilometeransatz proportional zum Pensum kürzen
Manche Arbeitgeber reduzieren den Kilometeransatz auf den Beschäftigungsgrad – etwa CHF 0.45/km bei einem 60 %-Pensum. Das ist unzulässig, da der ESTV-Ansatz die tatsächlichen Fahrzeugkosten pro Kilometer abdeckt und diese unabhängig vom Pensum anfallen. Die korrekte Reduktion ergibt sich automatisch durch die geringere Anzahl gefahrener Kilometer.
Fehler 2: Pauschalregeln auf Kilometerentschädigung anwenden
Spesenreglemente enthalten oft eine generelle Proportionalitätsklausel für Teilzeitmitarbeitende. Diese Klausel gilt für Pauschalspesen, nicht aber für die effektive Kilometerentschädigung. Arbeitgeber sollten im Reglement explizit festhalten, dass der Kilometeransatz pro gefahrenen Kilometer gilt und nicht unter die Proportionalitätsregel fällt.
Fehler 3: Fehlende Dokumentation der betrieblichen Fahrten
Teilzeitmitarbeitende verzichten häufig auf ein Fahrtenbuch, weil sie nur wenige betriebliche Fahrten haben. Bei einer Steuerrevision kann die Steuerbehörde jedoch die Plausibilität der abgerechneten Kilometer prüfen. Ohne Nachweis droht eine Aufrechnung als steuerpflichtiger Lohnbestandteil.
Fehler 4: Arbeitsweg als betriebliche Fahrt abrechnen
Der tägliche Arbeitsweg vom Wohnort zum festen Arbeitsplatz ist keine betriebliche Fahrt und wird nicht mit CHF 0.75/km entschädigt. Dieser Fehler tritt bei Teilzeitmitarbeitenden besonders häufig auf, wenn sie nur an einzelnen Tagen ins Büro fahren. Der Arbeitsweg bleibt auch bei unregelmässiger Präsenz eine Privatangelegenheit.
Fehler 5: Alten Kilometeransatz von CHF 0.70 weiterverwenden
Seit dem 1. Januar 2026 gilt der neue ESTV-Ansatz von CHF 0.75/km. Bereits genehmigte Reglemente mit CHF 0.70/km müssen zwar nicht neu genehmigt werden, doch Arbeitgeber sollten den aktuellen Ansatz anwenden, um Mitarbeitende nicht zu benachteiligen. Eine Aktualisierung des Reglements ist empfehlenswert.
05.Häufige Fragen
Erhalte ich bei einem 20 %-Pensum auch CHF 0.75 pro Kilometer?
Ja, der Kilometeransatz von CHF 0.75 gilt unabhängig vom Beschäftigungsgrad. Auch bei einem 20 %-Pensum wird jeder betrieblich gefahrene Kilometer mit dem vollen ESTV-Ansatz entschädigt. Lediglich die Gesamtzahl der abrechenbaren Kilometer ist bei einem kleinen Pensum naturgemäss tiefer.
Darf der Arbeitgeber im Spesenreglement einen tieferen Ansatz für Teilzeit festlegen?
Art. 327a OR ist zwingend zugunsten der Arbeitnehmenden. Der Arbeitgeber muss alle notwendigen Auslagen ersetzen. Ein tieferer Kilometeransatz für Teilzeitmitarbeitende wäre nur zulässig, wenn die tatsächlichen Fahrzeugkosten nachweislich tiefer liegen – was bei identischen Fahrzeugen nicht der Fall ist. In der Praxis ist eine solche Differenzierung nicht haltbar.
Wie dokumentiere ich betriebliche Fahrten als Teilzeitkraft korrekt?
Führen Sie ein Fahrtenbuch mit Datum, Start- und Zielort, Zweck der Fahrt und gefahrenen Kilometern. Eine digitale Erfassung per App ist besonders praktisch, da sie GPS-gestützte Distanzen automatisch berechnet. Reichen Sie die Abrechnung monatlich ein, damit die Nachvollziehbarkeit gewährleistet bleibt.
Wird die Kilometerentschädigung bei Teilzeit auf dem Lohnausweis ausgewiesen?
Effektive Kilometerentschädigungen bis CHF 0.75/km gelten als Spesenersatz und werden in Ziffer 13.1.1 des Lohnausweises aufgeführt. Sie sind nicht lohnsteuer- oder sozialversicherungspflichtig, sofern sie betrieblich begründet und dokumentiert sind. Der Beschäftigungsgrad hat keinen Einfluss auf die steuerliche Behandlung.
Gilt die Regelung auch für Stundenlöhner ohne festes Pensum?
Ja, auch Stundenlöhner erhalten CHF 0.75 pro betrieblich gefahrenen Kilometer. Da kein fester Beschäftigungsgrad besteht, richtet sich die Entschädigung ausschliesslich nach den tatsächlich gefahrenen Kilometern. Ein Fahrtenbuch ist bei Stundenlohn besonders wichtig, da die Arbeitstage variieren.