Kilometerentschädigung Teilzeit: Kürzung, Pensum und Mehrfachstellen
Teilzeitangestellte haben denselben Anspruch auf Kilometerentschädigung wie Vollzeitbeschäftigte, sofern sie ihr Privatfahrzeug für geschäftliche Fahrten einsetzen. Art. 327a OR stellt auf die tatsächlich entstandenen Auslagen ab, nicht auf das vereinbarte Pensum.
In der Praxis entstehen bei Teilzeitpensen dennoch regelmässig Unsicherheiten: Darf der Arbeitgeber den Ansatz pro Kilometer kürzen? Wer zahlt die Fahrt zwischen zwei Arbeitgebern? Und wie wird die Entschädigung bei mehreren Teilzeitstellen korrekt im Lohnausweis deklariert? Diese Fragen beantwortet die folgende Übersicht mit den aktuellen Ansätzen ab 2026.
01.Rechtliche Grundlage: Art. 327a OR und Teilzeitpensen
Art. 327a Abs. 1 OR hält fest, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen hat. Das Gesetz unterscheidet nicht zwischen Voll- und Teilzeitangestellten. Massgebend ist einzig, ob die Fahrt geschäftlich notwendig war und ob der Einsatz des Privatfahrzeugs vom Arbeitgeber angeordnet oder zumindest geduldet wurde.
Der Auslagenersatz ist zwingend und kann vertraglich weder ausgeschlossen noch unter den tatsächlichen Aufwand gesenkt werden (Art. 327a Abs. 2 OR). Eine pauschale Kürzung des Kilometeransatzes proportional zum Beschäftigungsgrad ist daher unzulässig. Wer bei einem 60%-Pensum 200 geschäftliche Kilometer fährt, hat Anspruch auf dieselbe Entschädigung pro Kilometer wie eine Vollzeitkraft mit identischer Strecke.
Kilometerentschädigung: Vollzeit vs. Teilzeit im Vergleich
02.Mehrere Teilzeitstellen: Wer zahlt welche Kilometer?
Wer bei mehreren Arbeitgebern in Teilzeit angestellt ist, muss die geschäftlichen Fahrten sauber nach Arbeitgeber trennen. Jeder Arbeitgeber schuldet die Kilometerentschädigung nur für jene Fahrten, die er selbst veranlasst hat. Eine Aufteilung der Gesamtkilometer nach Pensumanteil ist nicht korrekt, weil die tatsächlichen Fahrten pro Arbeitgeber unterschiedlich ausfallen können.
- Geschäftliche Fahrten für Arbeitgeber A: Kundenbesuche, Filialfahrten oder Materialtransporte, die Arbeitgeber A anordnet, werden vollständig von Arbeitgeber A entschädigt.
- Geschäftliche Fahrten für Arbeitgeber B: Dieselbe Regel gilt spiegelbildlich: Arbeitgeber B entschädigt nur die Kilometer, die in seinem Auftrag entstehen.
- Fahrt zwischen Arbeitgeber A und B: Wechselt die angestellte Person am selben Tag direkt von einem Arbeitsort zum anderen, gilt diese Strecke steuerrechtlich als privater Arbeitsweg. Keiner der beiden Arbeitgeber ist zur Entschädigung verpflichtet, sofern kein geschäftlicher Auftrag vorliegt.
- Fahrt Wohnung zum Arbeitsort: Der tägliche Arbeitsweg von der Wohnung zum Einsatzort ist kein geschäftlicher Aufwand und wird nicht über die Kilometerentschädigung abgerechnet, sondern allenfalls steuerlich als Berufsauslagen geltend gemacht.
Ein Praxisbeispiel verdeutlicht die Abgrenzung: Eine Person arbeitet montags bis mittwochs bei Arbeitgeber A (60 %) und donnerstags bis freitags bei Arbeitgeber B (40 %). Am Dienstag fährt sie im Auftrag von Arbeitgeber A 80 km zu einem Kunden. Am Donnerstag fährt sie für Arbeitgeber B 50 km zu einer Baustelle. Arbeitgeber A schuldet CHF 60.00 (80 km x CHF 0.75), Arbeitgeber B schuldet CHF 37.50 (50 km x CHF 0.75). Die Fahrten von der Wohnung zum jeweiligen Büro sind in beiden Fällen privater Arbeitsweg.
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Mehr erfahren →03.Spesenreglement und Lohnausweis bei Teilzeitpensen
Ein von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigtes Spesenreglement vereinfacht die Abrechnung auch bei Teilzeitpensen erheblich. Das Reglement legt fest, welche Fahrten als geschäftlich gelten, welcher Kilometeransatz gilt und wie die Nachweispflicht geregelt ist. Ab 2026 müssen Spesenreglemente inhaltlich den SSK-Mustervorlagen entsprechen.
Im Lohnausweis werden Kilometerentschädigungen bei Teilzeitangestellten gleich behandelt wie bei Vollzeitkräften. Effektive Spesen, die auf Basis eines genehmigten Reglements ausbezahlt werden, erscheinen in Ziffer 13.1.2 des Lohnausweises. Pauschale Autospesen werden in Ziffer 13.2.1 deklariert. Liegt kein genehmigtes Reglement vor, muss der Arbeitgeber die Entschädigungen unter Ziffer 13.1.1 als übrige effektive Spesen ausweisen.
Deklaration im Lohnausweis (Kilometerentschädigung)
Besondere Vorsicht ist geboten, wenn ein Arbeitgeber Teilzeitangestellten eine monatliche Autopauschale statt einer kilometerabhängigen Entschädigung auszahlt. Ist die Pauschale im Verhältnis zu den tatsächlichen geschäftlichen Fahrten zu hoch, kann die Steuerbehörde den übersteigenden Teil als steuerpflichtigen Lohn qualifizieren. Bei Teilzeitpensen mit wenigen geschäftlichen Fahrten ist die effektive Abrechnung pro Kilometer daher in der Regel die sicherere Variante.
04.Praxisfall: 60%-Stelle mit regelmässigen Kundenbesuchen
Eine Sachbearbeiterin arbeitet drei Tage pro Woche (60 %) in einem KMU und nutzt ihr Privatfahrzeug für wöchentliche Kundenbesuche. Pro Arbeitswoche fährt sie durchschnittlich 120 geschäftliche Kilometer. Der Arbeitgeber hat ein genehmigtes Spesenreglement mit dem ESTV-Ansatz von CHF 0.75/km.
Berechnung der monatlichen Kilometerentschädigung (Praxisfall)
Die Sachbearbeiterin reicht monatlich ein Fahrtenbuch oder eine digitale Fahrtenübersicht ein, aus der Datum, Start- und Zielort, Zweck der Fahrt und Kilometerstand hervorgehen. Der Arbeitgeber prüft die Angaben und überweist die Entschädigung zusammen mit dem Lohn. Eine Kürzung auf 60 % des Betrags wäre rechtswidrig, da die 520 km tatsächlich gefahren wurden.
05.Häufige Fehler
Fehler 1: Kilometeransatz proportional zum Pensum kürzen
Manche Arbeitgeber zahlen Teilzeitangestellten nur einen anteiligen Kilometeransatz, etwa CHF 0.45 statt CHF 0.75 bei einem 60%-Pensum. Das ist unzulässig: Art. 327a OR knüpft an die tatsächlichen Auslagen, nicht an den Beschäftigungsgrad. Der volle Ansatz von CHF 0.75/km gilt für jeden geschäftlich gefahrenen Kilometer.
Fehler 2: Arbeitsweg als geschäftliche Fahrt abrechnen
Die Fahrt von der Wohnung zum regulären Arbeitsort ist privater Arbeitsweg und kein Gegenstand der Kilometerentschädigung. Dieser Fehler tritt bei Teilzeitangestellten besonders häufig auf, wenn der Arbeitsort nur an einzelnen Tagen aufgesucht wird. Geschäftlich ist nur die Fahrt, die über den üblichen Arbeitsweg hinausgeht und im Auftrag des Arbeitgebers erfolgt.
Fehler 3: Gesamtkilometer pauschal auf mehrere Arbeitgeber aufteilen
Bei mehreren Teilzeitstellen werden die Gesamtkilometer manchmal nach Pensumanteil auf die Arbeitgeber verteilt. Das ist falsch, weil jeder Arbeitgeber nur die Fahrten schuldet, die er selbst veranlasst hat. Eine saubere Zuordnung pro Arbeitgeber ist zwingend.
Fehler 4: Autopauschale ohne Bezug zum tatsächlichen Fahrtenvolumen
Eine fixe monatliche Autopauschale, die das tatsächliche Fahrtenvolumen bei einem Teilzeitpensum deutlich übersteigt, wird von der Steuerbehörde als verdeckter Lohn qualifiziert. Der übersteigende Betrag ist sozialversicherungs- und steuerpflichtig. Bei geringem Fahrtenvolumen ist die effektive Abrechnung pro Kilometer die sicherere Lösung.
Fehler 5: Kein Fahrtenbuch oder fehlende Belegnachweise
Ohne Nachweis der geschäftlichen Fahrten kann der Arbeitgeber die Entschädigung nicht steuerfrei auszahlen. Gerade bei Teilzeitpensen mit unregelmässigen Einsatztagen ist ein lückenloses Fahrtenbuch oder eine digitale Erfassung mit Datum, Strecke und Zweck besonders wichtig. Fehlt der Nachweis, droht die Aufrechnung durch die Steuerbehörde.
06.Häufige Fragen
Darf mein Arbeitgeber die Kilometerentschädigung kürzen, weil ich nur 50 % arbeite?
Nein. Der Kilometeransatz von CHF 0.75/km gilt pro tatsächlich gefahrenen Kilometer, unabhängig vom Beschäftigungsgrad. Art. 327a OR stellt auf die effektiv entstandenen Auslagen ab. Eine Kürzung proportional zum Pensum ist rechtswidrig.
Wer bezahlt die Fahrt zwischen meinen zwei Teilzeitstellen?
Grundsätzlich keiner der beiden Arbeitgeber. Die Fahrt zwischen zwei Arbeitsorten verschiedener Arbeitgeber am selben Tag gilt als privater Arbeitsweg. Eine Entschädigungspflicht besteht nur, wenn ein Arbeitgeber die Fahrt ausdrücklich als geschäftliche Fahrt anordnet.
Gilt der neue Ansatz von CHF 0.75/km auch für Teilzeitangestellte?
Ja. Der ESTV-Ansatz von CHF 0.75/km ab 1.1.2026 gilt für alle Arbeitnehmenden, die ihr Privatfahrzeug geschäftlich einsetzen. Das Pensum spielt keine Rolle. Bereits genehmigte Reglemente mit CHF 0.70/km brauchen keine neue Genehmigung.
Muss ich als Teilzeitangestellte ein Fahrtenbuch führen?
Ein Fahrtenbuch ist nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber dringend empfohlen. Ohne Nachweis der geschäftlichen Fahrten kann die Steuerbehörde die Entschädigung als Lohn aufrechnen. Digitale Lösungen mit GPS-Erfassung oder manueller Eingabe von Datum, Strecke und Zweck erfüllen die Anforderungen.
Wie wird die Kilometerentschädigung bei Teilzeit im Lohnausweis deklariert?
Die Deklaration erfolgt gleich wie bei Vollzeitkräften. Bei einem genehmigten Spesenreglement erscheinen effektive Kilometerentschädigungen in Ziffer 13.1.2 des Lohnausweises. Ohne genehmigtes Reglement werden sie in Ziffer 13.1.1 ausgewiesen.
Ist eine monatliche Autopauschale bei Teilzeit sinnvoll?
Bei Teilzeitpensen mit wenigen geschäftlichen Fahrten ist eine Autopauschale riskant. Übersteigt die Pauschale die tatsächlichen Kosten deutlich, qualifiziert die Steuerbehörde den Mehrbetrag als steuerpflichtigen Lohn. Die effektive Abrechnung pro Kilometer ist bei geringem Fahrtenvolumen die sicherere Variante.