Kilometerentschädigung bei Homeoffice-Fahrten: Anspruch, Abgrenzung und Berechnung
An Homeoffice-Tagen gilt kein Pendelweg-Anspruch – Fahrten zu Kunden berechtigen zu CHF 0.75/km ab Wohnort; Fahrten zum eigenen Büro gelten als Pendelweg. Diese Abgrenzung ist in der Praxis zentral, weil hybride Arbeitsmodelle dazu führen, dass Arbeitnehmende an manchen Tagen vom Wohnort aus zu Geschäftsterminen aufbrechen und an anderen Tagen ins Büro pendeln. Art. 327a OR verpflichtet den Arbeitgeber nur zur Erstattung von Auslagen, die bei der Ausführung der Arbeit notwendig entstehen – der Arbeitsweg gehört nicht dazu.
01.Homeoffice-Tage: Welche Fahrten sind erstattungsfähig?
Art. 327a OR unterscheidet klar zwischen dem Arbeitsweg (Pendelweg) und geschäftlich veranlassten Fahrten. Der Pendelweg vom Wohnort zum vertraglich vereinbarten Arbeitsort ist Privatsache und wird nicht entschädigt – unabhängig davon, ob die Person an diesem Tag im Homeoffice gearbeitet hat oder nicht. Entscheidend ist das Ziel der Fahrt und ob es sich um eine dienstlich notwendige Reise handelt.
Übersicht: Erstattungsfähigkeit nach Fahrttyp an Homeoffice-Tagen
Fährt eine Arbeitnehmerin an einem Homeoffice-Tag direkt vom Wohnort zu einem Kunden, gilt die gesamte Strecke als geschäftliche Fahrt. Der Wohnort wird in diesem Fall zum Startpunkt der Dienstreise. Anders verhält es sich, wenn die Person zuerst ins Büro fährt und von dort zum Kunden weiterreist: Dann ist nur die Strecke vom Büro zum Kunden erstattungsfähig, weil die Fahrt Wohnort–Büro als Pendelweg gilt.
02.Fahrtenbuch: Dokumentation bei Homeoffice-Fahrten
Damit die Kilometerentschädigung korrekt abgerechnet und bei einer Revision standhalten kann, müssen Homeoffice-Fahrten sauber dokumentiert werden. Ein Fahrtenbuch ist dabei das wichtigste Instrument. Besonders bei hybriden Arbeitsmodellen prüfen Revisionsstellen genau, ob der angegebene Startort plausibel ist und ob der Zweck der Fahrt eine geschäftliche Erstattung rechtfertigt.
- Startort korrekt angeben: An Homeoffice-Tagen ist der Wohnort als Startort einzutragen – nicht das Büro. Nur so lässt sich die tatsächlich gefahrene Strecke nachvollziehen und der Anspruch belegen.
- Zweck der Fahrt dokumentieren: Jede Fahrt braucht eine klare Zweckangabe, zum Beispiel Kundenbesuch, Projektbesprechung vor Ort oder Lieferantenmeeting. Allgemeine Angaben wie geschäftlich reichen nicht aus.
- Zielort und Kilometerstand festhalten: Neben dem Startort gehören der genaue Zielort (Firmenname und Adresse) sowie der Kilometerstand vor und nach der Fahrt ins Fahrtenbuch.
- Datum und Uhrzeit erfassen: Die zeitliche Zuordnung ist wichtig, um die Fahrt einem konkreten Arbeitstag zuzuweisen und Doppelerfassungen zu vermeiden.
Arbeitgeber sollten im Spesenreglement festhalten, dass bei Homeoffice-Fahrten der Wohnort als Ausgangspunkt gilt und welche Angaben im Fahrtenbuch Pflicht sind. So entstehen keine Unklarheiten bei der monatlichen Abrechnung. Digitale Fahrtenbücher mit GPS-Unterstützung erleichtern die Erfassung und reduzieren Fehlerquellen erheblich.
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Mehr erfahren →03.Rechenbeispiel: Homeoffice-Fahrten in der Praxis
Die folgenden Beispiele zeigen, wie die Kilometerentschädigung bei typischen Homeoffice-Szenarien berechnet wird. Grundlage ist der ab 1.1.2026 gültige Ansatz von CHF 0.75/km für Fahrten mit dem Privatfahrzeug.
Berechnungsbeispiele für Homeoffice-Fahrten (Ansatz 2026: CHF 0.75/km)
Im dritten Szenario fährt die Arbeitnehmerin vom Homeoffice ins Büro, um an einem Meeting teilzunehmen. Obwohl sie den Rest des Tages im Homeoffice arbeitet, handelt es sich bei dieser Fahrt um den klassischen Pendelweg zum Arbeitsort – es besteht kein Erstattungsanspruch. Im vierten Szenario wird nur die Teilstrecke vom Büro zum Kunden entschädigt, weil die Fahrt Wohnort–Büro als Arbeitsweg gilt.
Besucht jemand an einem Homeoffice-Tag mehrere Kunden hintereinander, ist die gesamte Fahrtstrecke ab Wohnort bis zur Rückkehr erstattungsfähig. Alle Zwischenstopps bei Kunden oder Geschäftspartnern gelten als geschäftlich veranlasst, sofern sie im Fahrtenbuch mit Zweck und Zielort dokumentiert sind.
04.Häufige Fehler
Fehler 1: Bürofahrt als Geschäftsfahrt deklarieren
Manche Arbeitnehmende tragen die Fahrt vom Homeoffice zum eigenen Büro als geschäftliche Fahrt ein. Das ist falsch: Diese Strecke gilt als Pendelweg und wird nicht erstattet. Bei einer Revision kann dies zu Rückforderungen und Nachsteuern führen.
Fehler 2: Büro statt Wohnort als Startort eintragen
Wer an einem Homeoffice-Tag direkt zum Kunden fährt, aber im Fahrtenbuch das Büro als Startort angibt, verfälscht die Kilometerangabe. Der tatsächliche Startort muss immer der Wohnort sein, wenn die Fahrt von dort aus beginnt. Falsche Startorte können den gesamten Erstattungsanspruch gefährden.
Fehler 3: Fehlender Zweck im Fahrtenbuch
Ein Fahrtenbuch ohne konkrete Zweckangabe ist bei einer Prüfung wertlos. Einträge wie geschäftlich oder Termin genügen nicht. Stattdessen muss der spezifische Anlass dokumentiert werden, etwa Kundenpräsentation bei Firma XY.
Fehler 4: Veralteten Kilometeransatz verwenden
Ab 1.1.2026 gilt der Ansatz von CHF 0.75/km. Wer noch mit CHF 0.70/km abrechnet, verschenkt Geld. Bereits genehmigte Reglemente mit CHF 0.70 müssen zwar nicht neu genehmigt werden, Arbeitgeber sollten den Ansatz aber freiwillig anpassen.
Fehler 5: Rückfahrt vom Kunden nicht erfassen
Die Rückfahrt vom Kunden zum Homeoffice ist ebenso erstattungsfähig wie die Hinfahrt. Wird nur die einfache Strecke eingetragen, geht die Hälfte der Entschädigung verloren. Beide Fahrten müssen separat oder als Gesamtstrecke dokumentiert werden.
05.Häufige Fragen
Habe ich Anspruch auf Kilometerentschädigung, wenn ich erst zum Kunden und dann ins Büro fahre?
Ja, die Strecke vom Homeoffice (Wohnort) zum Kunden ist als geschäftliche Fahrt erstattungsfähig mit CHF 0.75/km. Die anschliessende Fahrt vom Kunden zum Büro wird jedoch nicht entschädigt, da sie als Pendelweg zum Arbeitsort gilt. Dokumentieren Sie beide Teilstrecken separat im Fahrtenbuch.
Kann mein Arbeitgeber die Kilometerentschädigung für Homeoffice-Fahrten im Spesenreglement ausschliessen?
Nein. Art. 327a OR ist zwingend: Der Arbeitgeber muss alle notwendigen Auslagen ersetzen, die bei der Ausführung der Arbeit entstehen. Geschäftlich veranlasste Fahrten vom Homeoffice zu Kunden fallen darunter. Das Spesenreglement kann den Ansatz regeln, aber den Anspruch nicht vollständig ausschliessen.
Gilt die Kilometerentschädigung auch, wenn das Homeoffice nicht vertraglich vereinbart ist?
Entscheidend ist, ob der Arbeitgeber das Homeoffice duldet oder angeordnet hat. Arbeitet jemand mit Wissen des Arbeitgebers von zu Hause und fährt von dort zu einem Kundentermin, besteht der Erstattungsanspruch. Bei eigenmächtigem Homeoffice ohne Kenntnis des Arbeitgebers kann der Anspruch strittig sein.
Wie berechne ich die Kilometer vom Homeoffice zum Kunden?
Massgebend ist die kürzeste oder die vom Arbeitgeber vorgegebene Strecke zwischen Wohnort und Kundenadresse. Viele Unternehmen akzeptieren die Distanz gemäss Google Maps oder einem vergleichbaren Routenplaner. Halten Sie die Strecke im Fahrtenbuch fest und verwenden Sie den Ansatz von CHF 0.75/km (ab 2026).
Muss ich an Homeoffice-Tagen ohne Aussentermin etwas im Fahrtenbuch eintragen?
Nein. An reinen Homeoffice-Tagen ohne geschäftliche Fahrten entsteht kein Erstattungsanspruch und es ist kein Eintrag nötig. Das Fahrtenbuch dokumentiert nur tatsächlich gefahrene geschäftliche Strecken.