Kilometergeld Österreich Schweizer Entsandte: Ansätze, Steuerfolgen und Nachweise
Schweizer Arbeitnehmer, die mit dem Privatfahrzeug für ihren Arbeitgeber nach Österreich reisen, erhalten das Kilometergeld nach Schweizer Massstäben. Der Schweizer Ansatz von CHF 0.75 pro Kilometer (ab 1.1.2026) ist massgebend, nicht der österreichische Satz von EUR 0.42/km. Entscheidend ist das Arbeitsverhältnis mit dem Schweizer Arbeitgeber und das genehmigte Spesenreglement.
In der Praxis betrifft dieses Thema vor allem Aussendienstmitarbeitende von Schweizer KMU, die regelmässig Kunden in Österreich besuchen. Die korrekte Abrechnung schützt vor Nachforderungen bei Steuerprüfungen in beiden Ländern.
01.Welcher Kilometeransatz gilt für Fahrten nach Österreich?
Die Erstattung von Kilometerkosten richtet sich nach dem Arbeitsvertrag und dem Spesenreglement des Arbeitgebers. Gemäss Art. 327a OR ist der Arbeitgeber verpflichtet, dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen. Für Schweizer Arbeitsverhältnisse gilt dabei der von der ESTV anerkannte Schweizer Kilometeransatz, unabhängig davon, ob die Fahrt ins In- oder Ausland führt.
Kilometeransätze Schweiz vs. Österreich 2026
Der österreichische Kilometergeldsatz ist ausschliesslich für Arbeitnehmer relevant, die in Österreich steuerpflichtig sind. Für einen Schweizer Aussendienstmitarbeiter, der von Zürich nach Wien fährt und am selben oder nächsten Tag zurückkehrt, bleibt der Schweizer Ansatz von CHF 0.75/km die einzige relevante Grösse. Bereits genehmigte Spesenreglemente mit dem bisherigen Ansatz von CHF 0.70/km benötigen keine neue Genehmigung durch die kantonale Steuerverwaltung.
02.Steuerliche Behandlung in der Schweiz und in Österreich
Die steuerliche Behandlung des Kilometergeldes hängt davon ab, in welchem Land der Arbeitnehmer steuerpflichtig ist. Das Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) zwischen der Schweiz und Österreich regelt, welchem Staat das Besteuerungsrecht zusteht. Bei kurzen Dienstreisen bleibt die Steuerpflicht vollständig in der Schweiz. Bei längeren Entsendungen kann eine anteilige Steuerpflicht in Österreich entstehen.
- Kurzfristige Dienstreisen (unter 183 Tage): Der Arbeitnehmer bleibt ausschliesslich in der Schweiz steuerpflichtig. Das Kilometergeld bis CHF 0.75/km ist in der Schweiz steuerfrei und muss nicht im Lohnausweis deklariert werden, sofern ein genehmigtes Spesenreglement vorliegt. In Österreich entsteht keine Steuerpflicht.
- Längere Entsendungen (über 183 Tage in 12 Monaten): Ab 183 Tagen physischer Anwesenheit in Österreich innerhalb von 12 Monaten kann gemäss DBA eine beschränkte Steuerpflicht in Österreich entstehen. In diesem Fall wird das Kilometergeld für die in Österreich zurückgelegten Strecken nach österreichischem Recht beurteilt. Der österreichische Ansatz von EUR 0.42/km wird dann für die österreichische Steuererklärung relevant.
- Lohnausweis Schweiz: Kilometerentschädigungen, die den ESTV-Ansatz nicht übersteigen, erscheinen bei genehmigtem Spesenreglement nicht im Lohnausweis. Ohne genehmigtes Reglement ist die Entschädigung unter Ziffer 13.1.1 des Lohnausweises zu deklarieren.
Wichtig: Die 183-Tage-Regel bezieht sich auf die physische Anwesenheit in Österreich, nicht auf die Anzahl der Dienstreisen. Wer beispielsweise dreimal pro Woche für jeweils einen Tag nach Österreich fährt, erreicht die Schwelle nach rund 61 Wochen. Arbeitgeber sollten die Reisetage systematisch erfassen, um den Schwellenwert rechtzeitig zu erkennen.
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Mehr erfahren →03.Praxisfall: Aussendienst eines Schweizer KMU mit Österreich-Kunden
Ein Aussendienstmitarbeiter eines Zürcher KMU besucht regelmässig Kunden in Vorarlberg und Tirol. Er nutzt sein Privatfahrzeug und fährt pro Kundenbesuch durchschnittlich 280 Kilometer (Hin- und Rückfahrt). Pro Monat absolviert er vier solche Fahrten.
Rechenbeispiel Kilometerabrechnung Österreich-Dienstreise
Der Arbeitgeber erstattet CHF 840.00 pro Monat steuerfrei, sofern ein genehmigtes Spesenreglement vorliegt. Die Differenz zum österreichischen Ansatz ist irrelevant, solange der Mitarbeiter in der Schweiz steuerpflichtig bleibt. Bei 48 Reisetagen pro Jahr (4 Tage x 12 Monate) liegt der Mitarbeiter weit unter der 183-Tage-Schwelle. Zusätzlich kann er für jeden Reisetag die Verpflegungspauschale von CHF 30.00 geltend machen, sofern er auswärts verpflegt wird und keine Mahlzeit vom Arbeitgeber gestellt wird.
04.Dokumentation und Nachweispflichten
Damit das Kilometergeld steuerfrei bleibt, muss der Arbeitnehmer die geschäftliche Veranlassung jeder Fahrt nachweisen können. Die ESTV verlangt bei Steuerprüfungen eine lückenlose Dokumentation. Besonders bei grenzüberschreitenden Fahrten empfiehlt sich eine sorgfältige Aufzeichnung, da sowohl Schweizer als auch österreichische Behörden Einsicht verlangen können.
- Fahrtenbuch: Für jede Fahrt sind Datum, Start- und Zielort, Reisezweck, besuchter Kunde und gefahrene Kilometer festzuhalten. Ein digitales Fahrtenbuch erleichtert die Nachweisführung erheblich.
- Kilometerstand: Der Kilometerstand des Fahrzeugs sollte zu Jahresbeginn und Jahresende dokumentiert werden. Die Summe der abgerechneten Geschäftskilometer muss plausibel zum Gesamtkilometerstand passen.
- Reisezweck und Kundenbezug: Der geschäftliche Anlass muss für jede Fahrt erkennbar sein. Allgemeine Angaben wie «Kundenbesuch Österreich» genügen nicht. Name des Kunden, Ort und Zweck des Besuchs sind erforderlich.
- Aufbewahrungsfrist: Alle Belege und Aufzeichnungen sind gemäss Art. 958f OR während zehn Jahren aufzubewahren. Dies gilt auch für digitale Fahrtenbücher und Spesenbelege.
Bei Fahrten, die teilweise privat und teilweise geschäftlich motiviert sind, darf nur der geschäftliche Anteil abgerechnet werden. Ein Umweg über einen privaten Zwischenstopp ist nicht erstattungsfähig. Die direkte Route zwischen Arbeitsort oder Wohnort und dem Kundentermin in Österreich bildet die Berechnungsgrundlage.
05.Häufige Fehler
Fehler 1: Österreichischen Kilometeransatz für Schweizer Abrechnung verwenden
Manche Arbeitgeber übernehmen irrtümlich den österreichischen Satz von EUR 0.42/km für Fahrten nach Österreich. Dies benachteiligt den Arbeitnehmer und widerspricht Art. 327a OR, der eine vollständige Auslagenerstattung verlangt. Der Schweizer ESTV-Ansatz von CHF 0.75/km ist massgebend.
Fehler 2: Fehlende Dokumentation des Reisezwecks
Wird nur «Fahrt nach Österreich» ohne Kundenname und konkreten Anlass vermerkt, kann die Steuerverwaltung die Steuerfreiheit des Kilometergeldes aberkennen. Jede Fahrt muss mit Kunde, Ort und Geschäftszweck dokumentiert sein.
Fehler 3: 183-Tage-Schwelle nicht überwachen
Arbeitgeber, die die Reisetage ihrer Mitarbeitenden in Österreich nicht systematisch erfassen, riskieren eine unerkannte Steuerpflicht in Österreich. Wird die Schwelle überschritten, drohen Nachforderungen und Bussen in beiden Ländern. Eine laufende Erfassung der Anwesenheitstage ist unerlässlich.
Fehler 4: Privatkilometer in die Abrechnung einrechnen
Umwege für private Erledigungen während einer Dienstreise nach Österreich dürfen nicht abgerechnet werden. Bei einer Steuerprüfung wird die abgerechnete Strecke mit der direkten Route verglichen. Abweichungen ohne geschäftliche Begründung führen zu Korrekturen und möglichen Nachsteuern.
Fehler 5: Kilometergeld ohne genehmigtes Spesenreglement auszahlen
Ohne genehmigtes Spesenreglement muss das Kilometergeld im Lohnausweis unter Ziffer 13.1.1 deklariert werden. Der Arbeitnehmer kann die Kosten dann zwar in der Steuererklärung abziehen, trägt aber das Risiko einer abweichenden Einschätzung durch die Steuerbehörde. Ein genehmigtes Reglement vermeidet diesen Umweg.
06.Häufige Fragen
Muss ich als Schweizer Arbeitnehmer den österreichischen Kilometergeldsatz kennen?
Für die Spesenabrechnung mit Ihrem Schweizer Arbeitgeber ist der österreichische Satz nicht relevant. Er wird nur dann bedeutsam, wenn Sie mehr als 183 Tage pro Jahr in Österreich physisch anwesend sind und dort eine Steuerpflicht entsteht. In diesem Fall müssen Sie den österreichischen Ansatz für die dortige Steuererklärung kennen.
Kann mein Arbeitgeber einen tieferen Kilometeransatz als CHF 0.75 festlegen?
Ja, der Arbeitgeber kann im Spesenreglement einen tieferen Ansatz festlegen. Gemäss Art. 327a OR muss er jedoch die tatsächlich entstehenden Auslagen vollständig ersetzen. Liegt der interne Ansatz deutlich unter den effektiven Kosten, kann der Arbeitnehmer die Differenz einfordern. Der ESTV-Ansatz von CHF 0.75/km gilt als angemessene Pauschale.
Wie rechne ich Autobahnvignette und Mautgebühren in Österreich ab?
Die österreichische Autobahnvignette und Sondermautgebühren (z.B. Brenner, Arlbergtunnel) sind separate Auslagen und nicht im Kilometergeld enthalten. Sie werden zusätzlich gegen Beleg erstattet. Der Arbeitgeber muss diese Kosten gemäss Art. 327a OR übernehmen, sofern die Fahrt geschäftlich veranlasst ist.
Gilt der Schweizer Kilometeransatz auch für die Strecke innerhalb Österreichs?
Ja, der Schweizer Ansatz von CHF 0.75/km gilt für die gesamte Dienstreise, also sowohl für die Strecke in der Schweiz als auch für die Strecke auf österreichischem Gebiet. Eine Aufteilung nach Ländern ist für die Schweizer Spesenabrechnung nicht erforderlich.
Was passiert, wenn ich mit dem Geschäftsfahrzeug nach Österreich fahre?
Bei Nutzung eines Geschäftsfahrzeugs entfällt das Kilometergeld, da dem Arbeitnehmer keine eigenen Fahrzeugkosten entstehen. Treibstoff, Maut und Vignette werden direkt vom Arbeitgeber getragen. Ein Privatanteil für die Nutzung des Geschäftsfahrzeugs ist im Lohnausweis unter Ziffer 2.2 zu deklarieren.
Muss ich für jede einzelne Fahrt nach Österreich eine separate Abrechnung einreichen?
Eine monatliche Sammelabrechnung ist zulässig, sofern jede einzelne Fahrt im Fahrtenbuch mit Datum, Route, Kunde und Kilometeranzahl dokumentiert ist. Die Sammelabrechnung muss die Einzelfahrten nachvollziehbar auflisten. Viele Arbeitgeber verlangen eine monatliche Einreichung gemäss ihrem Spesenreglement.