Kilometergeld Österreich für Entsandte: Ansätze, Reglement und Koordination

Das amtliche Kilometergeld in Österreich wird vom Bundesministerium für Finanzen festgelegt und dient als steuerfreier Pauschalsatz für die dienstliche Nutzung eines privaten Fahrzeugs. Der Ansatz deckt sämtliche Fahrzeugkosten ab: Treibstoff, Versicherung, Abschreibung, Wartung und Reifen. Eine zusätzliche Erstattung einzelner Fahrzeugkosten neben dem Kilometergeld ist nicht zulässig.

Ab dem 30 001. Kilometer pro Kalenderjahr entfällt in Österreich die steuerfreie Pauschale. Für Entsandte, die über längere Zeit in Österreich tätig sind, kann diese Grenze relevant werden. Das Kilometergeld gilt auch für österreichische Sozialversicherungszwecke als anerkannter Aufwandersatz und wird nicht dem beitragspflichtigen Entgelt zugerechnet.

Gemäss Art. 327a OR ist der Arbeitgeber verpflichtet, dem Arbeitnehmenden alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen. Für entsandte Schweizer Arbeitnehmende bleibt das Schweizer Spesenreglement die primäre Grundlage – auch wenn der Einsatzort in Österreich liegt. Der Schweizer Ansatz von CHF 0.75/km (ab 1.1.2026) gilt somit als Standardvergütung für dienstliche Fahrten mit dem Privatfahrzeug.

Wird ein entsandter Mitarbeitender in Österreich steuerpflichtig – etwa weil der Einsatz länger als 183 Tage dauert –, kann der österreichische Ansatz von EUR 0.42/km für Fahrten innerhalb Österreichs steuerlich relevanter werden. In diesem Fall empfiehlt sich eine Aufteilung: Fahrten in der Schweiz werden mit CHF 0.75/km abgerechnet, Fahrten in Österreich mit EUR 0.42/km. Die Koordination mit einem auf internationales Steuerrecht spezialisierten Berater ist in solchen Konstellationen dringend empfohlen, um Doppelerstattungen oder steuerliche Nachteile zu vermeiden.

Ein Beispiel: Ein Schweizer Projektleiter wird für sechs Monate nach Wien entsandt und fährt dort monatlich 800 km mit dem Privatfahrzeug. Nach Schweizer Reglement ergäbe das CHF 0.75 mal 800 gleich CHF 600 pro Monat. Wird er in Österreich steuerpflichtig, kann der Steuerberater empfehlen, die Österreich-Fahrten mit EUR 0.42/km (EUR 336 pro Monat) abzurechnen, um die steuerfreie Behandlung in Österreich sicherzustellen.

Beschäftigt ein Schweizer Unternehmen österreichische Staatsangehörige oder Grenzgänger, gilt für die Spesenabrechnung das Schweizer Arbeitsrecht. Art. 327a OR verpflichtet den Arbeitgeber zur Auslagenerstattung unabhängig von der Nationalität des Arbeitnehmenden. Das Schweizer Spesenreglement des Unternehmens ist somit auch für österreichische Mitarbeitende verbindlich.

• Fahrten in der Schweiz: Es gilt der Schweizer Ansatz von CHF 0.75/km gemäss genehmigtem Spesenreglement. Die Abrechnung erfolgt in CHF.
• Fahrten in Österreich: Für dienstliche Fahrten auf österreichischem Gebiet kann der österreichische Ansatz von EUR 0.42/km angewendet werden, sofern dies im Spesenreglement vorgesehen ist oder der Steuerberater dies empfiehlt.
• Grenzgänger mit täglichem Pendeln: Der Arbeitsweg zwischen Wohnort in Österreich und Arbeitsort in der Schweiz gilt nicht als Dienstreise. Pendlerkosten sind steuerlich über die Steuererklärung des Arbeitnehmenden abzuwickeln, nicht über die Spesenabrechnung.

Wichtig: Das Spesenreglement sollte explizit regeln, welcher Kilometeransatz für Fahrten im Ausland gilt. Fehlt eine solche Regelung, empfiehlt sich eine Ergänzung, die zwischen Inland- und Auslandfahrten differenziert. So lassen sich Diskussionen bei der Steuerrevision vermeiden.

Bei grenzüberschreitenden Entsendungen zwischen der Schweiz und Österreich ist eine lückenlose Dokumentation entscheidend. Sowohl die ESTV als auch das österreichische Finanzamt können Nachweise verlangen. Das Doppelbesteuerungsabkommen zwischen der Schweiz und Österreich (DBA CH-AT) regelt die Zuweisung des Besteuerungsrechts und verhindert, dass dieselben Einkünfte in beiden Staaten besteuert werden.

• Fahrtenbuch: Jede dienstliche Fahrt muss mit Datum, Start- und Zielort, Zweck, gefahrenen Kilometern und Währung (CHF oder EUR) dokumentiert werden. Elektronische Fahrtenbücher sind in beiden Ländern anerkannt.
• Währungsangabe: Bei gemischten Fahrten (CH und AT) muss klar ersichtlich sein, welche Strecken in welchem Land zurückgelegt wurden. Die Abrechnung erfolgt in der jeweiligen Landeswährung oder mit dokumentiertem Umrechnungskurs.
• DBA CH-AT prüfen: Die 183-Tage-Regel im DBA bestimmt, ab wann Österreich ein Besteuerungsrecht erhält. HR sollte die Aufenthaltstage in Österreich laufend erfassen und bei Annäherung an die Schwelle den Steuerberater informieren.
• Lohnausweis: Kilometerentschädigungen gemäss genehmigtem Spesenreglement erscheinen nicht im Lohnausweis (Ziffer 13.1.1 wird angekreuzt). Ohne genehmigtes Reglement sind die effektiven Spesen unter Ziffer 13.2 aufzuführen.

Für die Praxis bedeutet das: HR-Abteilungen sollten ein standardisiertes Formular oder eine digitale Lösung einsetzen, die automatisch zwischen Schweizer und österreichischen Fahrten unterscheidet. So wird die korrekte Zuordnung der Kilometeransätze sichergestellt und die Dokumentationspflicht gegenüber beiden Steuerbehörden erfüllt.