Übernachtungsspesen Österreich: MWST, Diätensätze, Rückerstattung

Hotels in Österreich weisen auf Beherbergungsleistungen einen Mehrwertsteuersatz von 10 % aus. Dieser reduzierte Satz gilt für die reine Übernachtung; Frühstück und Minibar unterliegen dem österreichischen Normalsatz von 20 %. Für Schweizer Unternehmen ist die Unterscheidung zentral, weil die steuerliche Behandlung in der Schweiz davon abhängt, ob es sich um eine ausländische oder inländische Steuer handelt.

• Kein Schweizer Vorsteuerabzug: Die österreichische MWST ist keine Schweizer Steuer. Ein Vorsteuerabzug nach Art. 28 MWSTG ist daher ausgeschlossen. Die 10 % verbleiben zunächst als Kostenfaktor.
• Betrieblicher Abzug: Die gesamte Hotelrechnung inklusive österreichischer MWST ist als geschäftsmässig begründeter Aufwand gewinnsteuerlich abzugsfähig. Die Steuer wird als Teil der Übernachtungskosten verbucht.
• Rechnung mit MWST-Ausweis verlangen: Lassen Sie sich stets eine Rechnung mit separat ausgewiesener österreichischer MWST ausstellen. Nur so kann später eine Rückerstattung beantragt werden. Kreditkartenbelege allein genügen nicht.

Gemäss Art. 327a OR hat der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen. Dazu gehören auch Übernachtungskosten bei Dienstreisen nach Österreich. Die Erstattung erfolgt entweder gegen Beleg (effektive Kosten) oder als Pauschale gemäss Spesenreglement.

Die ESTV publiziert jährlich Diätensätze für Auslanddienstreisen. Diese Pauschalen gelten als steuerfreie Spesenvergütung, sofern keine Belege eingereicht werden. Für Österreich sind die Ansätze im europäischen Vergleich moderat. Die aktuellen Werte sollten jeweils auf estv.admin.ch geprüft werden, da die ESTV Anpassungen ohne lange Vorlaufzeit vornimmt.

Wählt der Arbeitgeber die Pauschalvariante, darf er maximal den ESTV-Diätensatz steuerfrei auszahlen. Höhere Beträge gelten als Lohnbestandteil und sind im Lohnausweis unter Ziffer 13.2 zu deklarieren. Bei der Belegvariante entfällt diese Obergrenze: Effektive Hotelkosten sind vollumfänglich erstattungsfähig, sofern sie geschäftsmässig begründet und angemessen sind.

Ein Beispiel: Ein Mitarbeiter übernachtet drei Nächte in Salzburg. Ohne Belege erhält er pauschal 3 x EUR 65 = EUR 195 steuerfrei. Bucht er ein Hotel für EUR 110 pro Nacht und reicht die Rechnung ein, erstattet der Arbeitgeber die effektiven EUR 330 — ebenfalls steuerfrei, da belegbasiert und geschäftsmässig begründet.

Österreichische Hotelrechnungen lauten auf Euro. Für die Verbuchung in der Schweizer Buchhaltung muss der Betrag in CHF umgerechnet werden. Die ESTV akzeptiert den monatlichen Durchschnittskurs EUR/CHF, den sie selbst publiziert. Alternativ kann der Tageskurs am Rechnungsdatum verwendet werden, sofern das Unternehmen diese Methode konsistent anwendet.

• ESTV-Monatsmittelkurs: Die ESTV veröffentlicht monatlich Durchschnittskurse für gängige Währungen. Dieser Kurs ist die einfachste und von der Steuerverwaltung bevorzugte Methode.
• Tageskurs: Wer den Tageskurs am Rechnungsdatum verwendet, muss dies durchgehend tun. Ein Wechsel zwischen Tages- und Monatskurs innerhalb eines Geschäftsjahres ist nicht zulässig.
• Kreditkartenkurs: Der Kurs der Kreditkartenabrechnung weicht oft vom ESTV-Kurs ab. Er kann intern zur Erstattung an den Mitarbeitenden dienen, für die Steuerbuchhaltung ist jedoch der ESTV-Kurs massgebend.

Die Aufbewahrungspflicht für Geschäftsbelege beträgt gemäss Art. 958f OR zehn Jahre ab Ende des Geschäftsjahres. Das gilt auch für ausländische Hotelrechnungen. Ein GeBÜV-konformer Scan (unveränderbar, vollständig, lesbar) ersetzt das Papieroriginal. Voraussetzung ist, dass das Unternehmen ein dokumentiertes Digitalisierungsverfahren führt und die Integrität der Daten sicherstellt.

Schweizer Unternehmen können die auf österreichischen Hotelrechnungen ausgewiesene MWST über das sogenannte EU-Rückerstattungsverfahren (auch Vorsteuererstattungsverfahren für Drittstaaten-Unternehmen) zurückfordern. Zuständig ist das österreichische Finanzamt Graz-Stadt, das alle Rückerstattungsanträge von Nicht-EU-Unternehmen zentral bearbeitet.

Für den Antrag benötigt das Schweizer Unternehmen eine Unternehmerbescheinigung der ESTV (Formular 1222). Diese bestätigt, dass das Unternehmen in der Schweiz mehrwertsteuerpflichtig ist. Die Bescheinigung ist jeweils ein Jahr gültig und muss dem Antrag im Original beigelegt werden. Ohne dieses Dokument lehnt das Finanzamt Graz-Stadt den Antrag ab.

Ein Rechenbeispiel verdeutlicht den Effekt: Bei jährlichen Hotelkosten von EUR 5 000 netto in Österreich beträgt die rückforderbare MWST EUR 500. Abzüglich allfälliger Bearbeitungsgebühren eines Dienstleisters lohnt sich der Antrag bereits ab wenigen Dienstreisen pro Jahr. Unternehmen mit regelmässigen Österreich-Reisen sollten die Rückerstattung systematisch einplanen.