Übernachtungsspesen Österreich: MWST, Spesenregeln, Rückerstattung

Hotels in Österreich verrechnen auf Beherbergungsleistungen den ermässigten Mehrwertsteuersatz von 10 %. Ein ortsübliches Frühstück, das im Zimmerpreis enthalten ist, gilt als Nebenleistung und wird ebenfalls mit 10 % besteuert; andere Zusatzleistungen wie Minibar-Getränke können dem Normalsatz von 20 % unterliegen. Für Schweizer Unternehmen ist entscheidend, dass es sich um eine ausländische Steuer handelt.

• Kein Schweizer Vorsteuerabzug: Die österreichische MWST ist keine Schweizer Steuer. Ein Vorsteuerabzug nach Art. 28 MWSTG ist daher ausgeschlossen. Die 10 % verbleiben zunächst als Kostenfaktor.
• Betrieblicher Abzug: Die gesamte Hotelrechnung inklusive österreichischer MWST ist als geschäftsmässig begründeter Aufwand gewinnsteuerlich abzugsfähig. Die Steuer wird als Teil der Übernachtungskosten verbucht.
• Rechnung mit MWST-Ausweis verlangen: Lassen Sie sich stets eine Rechnung mit separat ausgewiesener österreichischer MWST ausstellen. Nur so kann später eine Rückerstattung beantragt werden. Kreditkartenbelege allein genügen nicht.

Gemäss Art. 327a OR hat der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen. Dazu gehören auch Übernachtungskosten bei Dienstreisen nach Österreich. Die Erstattung erfolgt gegen Beleg (effektive Kosten); Einzelheiten wie die Hotelkategorie regelt das Spesenreglement.

Die ESTV publiziert keine Länderansätze für Übernachtungen oder Verpflegung im Ausland. Nach Rz 52 der Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises werden Übernachtungen gegen Beleg vergütet – im Inland wie im Ausland. Das SSK-Muster-Spesenreglement sieht ein Hotel der Mittelklasse vor, effektiv gegen Originalbeleg. Eine Übersicht für weitere Länder bietet die Seite Auslandsspesen nach Land.

Wer höhere oder andere Ansätze vergüten will, braucht ein vom Sitzkanton genehmigtes Spesenreglement. Pauschalen für Zeitabschnitte, etwa monatliche Pauschalen, sind immer betragsmässig im Lohnausweis unter Ziffer 13.2 anzugeben. Bei effektiver Abrechnung sind die Hotelkosten vollumfänglich erstattungsfähig, sofern sie geschäftsmässig begründet und angemessen sind.

Ein Beispiel: Ein Mitarbeiter übernachtet drei Nächte in Salzburg in einem Hotel für EUR 110 pro Nacht. Er reicht die Hotelrechnung ein, und der Arbeitgeber erstattet die effektiven EUR 330 – steuerfrei, da belegbasiert und geschäftsmässig begründet. Eine Pauschale ohne Beleg ist dafür nicht vorgesehen.

Österreichische Hotelrechnungen lauten auf Euro. Für die Verbuchung in der Schweizer Buchhaltung muss der Betrag in CHF umgerechnet werden. Die ESTV akzeptiert den monatlichen Durchschnittskurs EUR/CHF, den sie selbst publiziert. Alternativ kann der Tageskurs am Rechnungsdatum verwendet werden, sofern das Unternehmen diese Methode konsistent anwendet.

• ESTV-Monatsmittelkurs: Die ESTV veröffentlicht monatlich Durchschnittskurse für gängige Währungen. Der Monatsmittelkurs ist eine einfache, nachvollziehbare Methode, wenn das Spesenreglement ihn vorsieht.
• Tageskurs: Wer den Tageskurs am Rechnungsdatum verwendet, muss dies durchgehend tun. Ein Wechsel zwischen Tages- und Monatskurs innerhalb eines Geschäftsjahres ist nicht zulässig.
• Kreditkartenkurs: Bei Kartenzahlung entspricht die Erstattung an den Mitarbeitenden in der Regel dem belasteten CHF-Betrag. Welche Methode gilt, legt das Spesenreglement fest.

Die Aufbewahrungspflicht für Geschäftsbelege beträgt gemäss Art. 958f OR zehn Jahre ab Ende des Geschäftsjahres. Das gilt auch für ausländische Hotelrechnungen. Ein GeBÜV-konformer Scan (unveränderbar, vollständig, lesbar) ersetzt das Papieroriginal. Voraussetzung ist, dass das Unternehmen ein dokumentiertes Digitalisierungsverfahren führt und die Integrität der Daten sicherstellt. Für die österreichische Vorsteuererstattung müssen die Originalrechnungen jedoch dem Antrag beigelegt werden.

Schweizer Unternehmen können die auf österreichischen Hotelrechnungen ausgewiesene MWST im Vorsteuererstattungsverfahren für Drittlandsunternehmen zurückfordern. Es handelt sich um ein Papierverfahren direkt beim Finanzamt Österreich, Dienststelle Graz-Stadt. Das elektronische Verfahren über ein Portal des Heimatstaats gilt nur für EU-Unternehmen. Quelle: Unternehmensserviceportal usp.gv.at, «Vorsteuererstattungsverfahren», Stand 1.1.2026.

Für den Antrag benötigt das Schweizer Unternehmen eine Unternehmerbestätigung der Schweizer Steuerbehörde, die die ESTV ausstellt. Sie muss im Original beiliegen, darf höchstens ein Jahr alt sein und ist vergleichbar mit dem österreichischen Formular U 70. Rechnungen sind ebenfalls im Original einzureichen; Kopien werden nicht anerkannt.

Ein Rechenbeispiel verdeutlicht den Effekt: Bei jährlichen Hotelkosten von EUR 5 000 netto in Österreich beträgt die rückforderbare MWST EUR 500. Damit ist der Mindestbetrag erreicht; abzüglich allfälliger Gebühren eines Dienstleisters lohnt sich der Antrag für Unternehmen mit regelmässigen Österreich-Reisen. Planen Sie die Rückerstattung systematisch ein.