Übernachtungskosten Deutschland: MwSt, Diätensätze, Rückerstattung
Deutsche Hotelrechnungen (7% MwSt) sind als betriebliche Kosten abzugsfähig – kein Schweizer VSt-Abzug; ESTV-Diätensatz ca. EUR 65/Nacht; 7% MwSt per EU-Verfahren rückforderbar. Für Schweizer KMU mit regelmässigen Geschäftsreisen nach Deutschland lohnt sich ein genauer Blick auf die drei Abrechnungswege: Pauschale nach ESTV-Diätensatz, Effektivabrechnung mit Originalbeleg oder eine Kombination aus beidem. Entscheidend ist, dass die steuerliche Behandlung in der Schweiz und die MwSt-Rückforderung in Deutschland zwei getrennte Vorgänge sind.
01.Deutsche Hotelrechnungen: 7 % MwSt und steuerliche Behandlung
Hotels in Deutschland stellen die reine Beherbergungsleistung mit dem ermässigten deutschen Mehrwertsteuersatz von 7 % in Rechnung. Zusatzleistungen wie Frühstück, Minibar oder Parkplatzgebühren unterliegen dagegen dem regulären Satz von 19 %. Auf einer typischen Hotelrechnung sind diese Positionen getrennt ausgewiesen – eine Unterscheidung, die für die spätere MwSt-Rückforderung relevant ist.
Für Schweizer Unternehmen gilt: Die deutsche Mehrwertsteuer begründet keinen Vorsteuerabzug in der Schweiz. Das Schweizer MWSTG erfasst nur inländische Vorsteuern. Die gesamte Hotelrechnung – inklusive der darin enthaltenen deutschen MwSt – ist jedoch als betrieblicher Aufwand gewinnsteuerlich abzugsfähig. Das Unternehmen verbucht den Bruttobetrag als Reisekosten und mindert damit den steuerbaren Gewinn.
Steuerliche Behandlung deutscher Hotelkosten in der Schweiz
Wichtig: Die Hotelrechnung muss auf den Firmennamen lauten, damit der gewinnsteuerliche Abzug reibungslos funktioniert. Rechnungen auf den Privatnamen des Mitarbeitenden können bei einer Steuerrevision zu Rückfragen führen, auch wenn die Erstattung intern korrekt verbucht wurde.
02.ESTV-Diätensatz Übernachtung Deutschland
Die ESTV publiziert jährlich aktualisierte Diätensätze für Geschäftsreisen ins Ausland. Für Deutschland liegt der Übernachtungspauschalsatz bei rund EUR 65 pro Nacht. Dieser Betrag darf ohne Einzelbeleg als Spesen erstattet werden, sofern das Spesenreglement des Unternehmens die Pauschalabrechnung vorsieht und von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigt ist.
Alternativ zur Pauschale können Unternehmen die tatsächlichen Hotelkosten (Effektivmethode) erstatten. In diesem Fall ist der Originalbeleg zwingend erforderlich. Eine betragliche Obergrenze besteht bei der Effektivabrechnung nicht – auch ein Fünf-Sterne-Hotel ist abzugsfähig, solange der Aufenthalt geschäftlich begründet ist und die Kosten verhältnismässig bleiben.
Pauschale vs. Effektivabrechnung im Vergleich
Ein Rechenbeispiel verdeutlicht den Unterschied: Ein Mitarbeitender übernachtet drei Nächte in München. Das Hotel kostet EUR 140 pro Nacht (brutto, inkl. 7 % MwSt auf Beherbergung). Bei Pauschalabrechnung erstattet das Unternehmen 3 x EUR 65 = EUR 195. Bei Effektivabrechnung sind es 3 x EUR 140 = EUR 420 – dafür kann das Unternehmen rund EUR 27 deutsche MwSt zurückfordern. Die Effektivmethode lohnt sich finanziell fast immer, erfordert aber mehr Verwaltungsaufwand.
Die aktuellen Diätensätze werden jeweils zu Jahresbeginn auf estv.admin.ch unter der Rubrik Lohnausweis publiziert. Unternehmen sollten ihre internen Pauschalen jährlich mit den ESTV-Ansätzen abgleichen, da Abweichungen nach oben lohnausweisrelevant werden.
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Mehr erfahren →03.EU-Erstattungsverfahren: 7 % deutsche MwSt zurückfordern
Schweizer Unternehmen können die in Deutschland bezahlte Mehrwertsteuer über das sogenannte Drittstaaten-Erstattungsverfahren (13. EU-Richtlinie) zurückfordern. Für Hotelübernachtungen betrifft dies die 7 % MwSt auf die reine Beherbergungsleistung. Die 19 % auf Frühstück und andere Nebenleistungen sind ebenfalls erstattungsfähig, sofern sie separat auf der Rechnung ausgewiesen sind.
- Antragsfrist: Der Erstattungsantrag muss bis spätestens 30. September des auf das Erstattungsjahr folgenden Kalenderjahres beim deutschen Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) eingehen.
- Mindestbetrag: Der Erstattungsbetrag muss mindestens EUR 50 pro Kalenderjahr betragen (bei unterjährigen Anträgen für mindestens drei Monate: EUR 400).
- Originalbelege: Rechnungen im Original sind dem Antrag beizulegen. Seit der Digitalisierung des Verfahrens akzeptiert das BZSt auch eingescannte Belege im elektronischen Verfahren.
- Unternehmerbescheinigung: Die ESTV stellt eine Unternehmerbescheinigung aus, die dem Antrag beiliegen muss. Diese bestätigt, dass der Antragsteller in der Schweiz als steuerpflichtige Person registriert ist.
- Bearbeitungsdauer: Das BZSt hat vier Monate ab Eingang des vollständigen Antrags Zeit für die Bearbeitung. In der Praxis dauert es häufig sechs bis acht Monate.
Der Antrag kann direkt beim BZSt oder über spezialisierte Dienstleister eingereicht werden. Für KMU mit wenigen Deutschlandreisen pro Jahr lohnt sich die Eigenabwicklung, sofern die Belege sauber gesammelt und die Rechnungsanforderungen eingehalten werden. Bei grösseren Volumen kann ein Dienstleister den Prozess effizienter gestalten.
Voraussetzung für die Rückforderung ist, dass das Unternehmen in Deutschland keine steuerbaren Umsätze erbringt. Unterhält ein Schweizer KMU beispielsweise eine Betriebsstätte in Deutschland, muss die MwSt über die reguläre deutsche Steuererklärung als Vorsteuer geltend gemacht werden – das Erstattungsverfahren ist dann nicht anwendbar.
04.Häufige Fehler
Fehler 1: Rechnung auf Privatnamen statt Firmennamen
Wird die Hotelrechnung auf den Namen des Mitarbeitenden statt auf die Firma ausgestellt, kann der gewinnsteuerliche Abzug bei einer Revision beanstandet werden. Zudem ist eine MwSt-Rückforderung in Deutschland nur möglich, wenn die Rechnung den Firmennamen und die Adresse des Unternehmens enthält. Mitarbeitende sollten beim Check-in konsequent die Firmendaten angeben.
Fehler 2: Pauschalabrechnung und MwSt-Rückforderung kombinieren
Wer Übernachtungen pauschal nach ESTV-Diätensatz abrechnet, hat keinen Originalbeleg – und kann folglich keine deutsche MwSt zurückfordern. Die beiden Methoden schliessen sich gegenseitig aus. Unternehmen, die die MwSt-Rückforderung nutzen möchten, müssen auf Effektivabrechnung mit Originalbeleg umstellen.
Fehler 3: Frühstück nicht separat ausweisen lassen
Viele Hotels bieten Übernachtung inklusive Frühstück als Pauschalpreis an. Für die korrekte steuerliche Behandlung muss das Frühstück separat ausgewiesen sein, da es dem höheren MwSt-Satz von 19 % unterliegt. Ohne Aufschlüsselung kann das BZSt den Erstattungsantrag kürzen oder ablehnen.
Fehler 4: Antragsfrist 30. September verpasst
Die Frist für das EU-Erstattungsverfahren ist nicht erstreckbar. Wer den 30. September des Folgejahres verpasst, verliert den Anspruch auf Rückerstattung der deutschen MwSt endgültig. Ein jährlicher Kalendereintrag und die laufende Belegsammlung verhindern diesen kostspieligen Fehler.
Fehler 5: Währungsumrechnung zum falschen Kurs
Deutsche Hotelrechnungen lauten auf EUR und müssen für die Schweizer Buchhaltung in CHF umgerechnet werden. Massgebend ist der Kurs am Tag der Zahlung oder der monatliche Durchschnittskurs der ESTV. Ein falscher Umrechnungskurs verfälscht den Betriebsaufwand und kann bei der Steuerveranlagung korrigiert werden.
05.Häufige Fragen
Muss ich für ein deutsches Hotel die Rechnung auf den Firmennamen ausstellen lassen?
Ja, für den gewinnsteuerlichen Abzug und insbesondere für die MwSt-Rückforderung in Deutschland muss die Rechnung den vollständigen Firmennamen und die Geschäftsadresse enthalten. Rechnungen auf den Privatnamen des Mitarbeitenden genügen den formellen Anforderungen des BZSt nicht. Weisen Sie Ihre Mitarbeitenden an, beim Check-in die Firmendaten anzugeben.
Kann ich die deutsche MwSt auf Hotelkosten in der Schweizer MWST-Abrechnung als Vorsteuer abziehen?
Nein, das Schweizer MWSTG erlaubt den Vorsteuerabzug nur für inländische Mehrwertsteuer. Die deutsche MwSt auf Hotelrechnungen kann ausschliesslich über das EU-Erstattungsverfahren beim deutschen Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) zurückgefordert werden.
Lohnt sich die MwSt-Rückforderung bei wenigen Übernachtungen pro Jahr?
Das hängt vom Gesamtbetrag ab. Der Mindesterstattungsbetrag liegt bei EUR 50 pro Kalenderjahr. Bei einem durchschnittlichen Hotelpreis von EUR 140 pro Nacht (brutto) ergibt sich pro Nacht eine erstattungsfähige MwSt von rund EUR 9. Ab etwa sechs Übernachtungen pro Jahr wird der Schwellenwert erreicht. Der administrative Aufwand ist überschaubar, wenn die Belege laufend gesammelt werden.
Wie rechne ich die EUR-Hotelrechnung für die Schweizer Buchhaltung in CHF um?
Massgebend ist der Kurs am Tag der Zahlung (Kreditkartenabrechnung) oder der monatliche Durchschnittskurs der ESTV. Beide Methoden sind zulässig, das Unternehmen muss sich jedoch innerhalb eines Geschäftsjahres für eine Methode entscheiden und diese konsistent anwenden.
Gilt der ESTV-Diätensatz auch für Airbnb oder Ferienwohnungen?
Der ESTV-Diätensatz ist nicht auf Hotelübernachtungen beschränkt, sondern gilt generell für Übernachtungen im Ausland. Auch Airbnb oder Ferienwohnungen fallen darunter, sofern der Aufenthalt geschäftlich begründet ist. Bei der Effektivabrechnung muss allerdings eine ordnungsgemässe Rechnung vorliegen – Airbnb-Buchungsbestätigungen erfüllen diese Anforderung in der Regel.