Übernachtungskosten Deutschland KMU: Belegpflicht, MwSt und Angemessenheit
Schweizer KMU, die Mitarbeitende auf Dienstreise nach Deutschland schicken, rechnen Übernachtungskosten zwingend auf Basis der tatsächlichen Hotelrechnung ab. Anders als bei der Verpflegung gibt es keine Schweizer Pauschale für Übernachtungen. Massgebend sind der Originalbeleg in EUR, die korrekte Währungsumrechnung und die Einhaltung einer Angemessenheitsgrenze.
In der Praxis stellen sich dabei regelmässig Fragen zur deutschen MwSt auf Beherbergungsleistungen, zum Umgang mit inkludiertem Frühstück und zur Abrechnung alternativer Unterkünfte wie Airbnb. Diese Seite klärt die wichtigsten Regeln und zeigt, worauf Schweizer Arbeitgeber achten müssen.
01.Effektive Kosten und Belegpflicht
Gemäss Art. 327a OR hat der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen. Bei Übernachtungen auf Dienstreisen in Deutschland bedeutet das: Der Mitarbeitende reicht die Originalrechnung des Hotels ein, und der Arbeitgeber erstattet den tatsächlichen Betrag. Eine pauschale Abgeltung von Übernachtungskosten ist in der Schweiz weder üblich noch von der ESTV vorgesehen.
- Originalbeleg: Die Hotelrechnung muss Name des Gastes, Übernachtungsdaten, Einzelpreis pro Nacht und die ausgewiesene deutsche MwSt enthalten. Kreditkartenabrechnungen allein genügen nicht als Beleg.
- Rechnungsadresse: Idealerweise lautet die Rechnung auf den Firmennamen des Schweizer Arbeitgebers. Das erleichtert die Verbuchung als Geschäftsaufwand und vermeidet Rückfragen bei einer Steuerprüfung.
- Aufbewahrungspflicht: Belege sind gemäss Art. 958f OR während zehn Jahren aufzubewahren. Digitale Kopien sind zulässig, sofern die Lesbarkeit jederzeit gewährleistet ist.
Ein konkretes Beispiel: Ein Mitarbeitender übernachtet zwei Nächte in einem Businesshotel in München für EUR 130 pro Nacht. Die Hotelrechnung über EUR 260 (zzgl. 7 % MwSt) wird eingereicht und zum Tageskurs in CHF umgerechnet. Bei einem Kurs von 0.94 ergibt das rund CHF 296.30 (EUR 278.20 inkl. MwSt).
02.Deutsche MwSt, Frühstücksabzug und Währungsumrechnung
In Deutschland gilt auf reine Beherbergungsleistungen ein ermässigter MwSt-Satz von 7 %. Zusatzleistungen wie Frühstück, Minibar, Parkplatz oder WLAN (sofern separat berechnet) unterliegen dem regulären Satz von 19 %. Deutsche Hotels weisen diese Positionen in der Regel getrennt auf der Rechnung aus.
Deutsche MwSt-Sätze auf Hotelleistungen
Schweizer Unternehmen können die deutsche MwSt grundsätzlich nicht als Vorsteuer in der Schweizer MWST-Abrechnung geltend machen. Es besteht jedoch die Möglichkeit, über das Vorsteuervergütungsverfahren beim deutschen Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) eine Rückerstattung der deutschen MwSt zu beantragen. Ob sich das lohnt, hängt vom Volumen der Reisekosten ab.
Ist Frühstück im Zimmerpreis enthalten und nicht separat ausgewiesen, muss der Frühstücksanteil herausgerechnet werden. Deutsche Hotels setzen dafür häufig einen pauschalen Abzug von EUR 20 pro Person und Tag an. Dieser Betrag gehört nicht zu den Übernachtungskosten, sondern zu den Verpflegungskosten und wird entsprechend separat verbucht.
Die Umrechnung von EUR in CHF erfolgt zum Devisenkurs am Tag der Rechnungsstellung. Alternativ kann der Kurs der Kreditkartenabrechnung verwendet werden, sofern das Spesenreglement dies vorsieht. Wichtig ist, dass die Methode einheitlich angewendet wird und der verwendete Kurs dokumentiert ist.
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Mehr erfahren →03.Angemessenheit, Airbnb und Sonderfälle
Das Spesenreglement des Unternehmens sollte eine Angemessenheitsgrenze für Übernachtungskosten definieren. Die ESTV gibt keinen fixen Maximalbetrag vor, erwartet aber, dass die Kosten in einem vernünftigen Verhältnis zum Reisezweck stehen. In der Praxis setzen viele Schweizer KMU interne Obergrenzen zwischen EUR 150 und EUR 200 pro Nacht für Standardreisen in deutsche Grossstädte.
Orientierungswerte für Übernachtungskosten in Deutschland
Übernachtungen über Plattformen wie Airbnb sind grundsätzlich erstattungsfähig, sofern eine ordnungsgemässe Rechnung vorliegt. In der Praxis ergeben sich dabei häufig Schwierigkeiten: Airbnb-Rechnungen weisen die deutsche MwSt nicht immer korrekt aus, und die Servicegebühr der Plattform wird separat berechnet. Das Spesenreglement sollte klarstellen, ob alternative Unterkünfte zulässig sind und welche Beleganforderungen gelten.
- Airbnb-Rechnung: Die Buchungsbestätigung allein reicht nicht. Benötigt wird eine Rechnung mit Gastgebername oder Firmenbezeichnung, Adresse, Übernachtungsdaten und MwSt-Ausweis. Viele gewerbliche Airbnb-Anbieter in Deutschland stellen solche Rechnungen auf Anfrage aus.
- Servicegebühren: Die Airbnb-Servicegebühr ist eine separate Dienstleistung und unterliegt nicht dem ermässigten Beherbergungssatz. Sie wird als allgemeiner Reiseaufwand verbucht.
- Privatübernachtung bei Bekannten: Übernachtet der Mitarbeitende privat, entstehen keine Übernachtungskosten. Eine pauschale Entschädigung für Privatübernachtungen ist in der Schweiz nicht vorgesehen und steuerlich nicht anerkannt.
04.Häufige Fehler
Fehler 1: Kreditkartenbeleg statt Originalrechnung eingereicht
Ein Kreditkartenbeleg zeigt nur den Gesamtbetrag und das Datum, aber keine Aufschlüsselung nach Übernachtung, Frühstück und MwSt. Ohne Originalrechnung fehlt die Grundlage für eine korrekte Verbuchung. Mitarbeitende sollten angewiesen werden, beim Check-out immer eine detaillierte Hotelrechnung zu verlangen.
Fehler 2: Frühstück nicht vom Übernachtungspreis getrennt
Wird das inkludierte Frühstück nicht herausgerechnet, sind die Übernachtungskosten zu hoch und die Verpflegungskosten zu tief ausgewiesen. Bei einer Steuerprüfung kann das zu Korrekturen führen. Der Frühstücksanteil muss separat als Verpflegungskosten verbucht werden, auch wenn das Hotel keinen Einzelpreis ausweist.
Fehler 3: Deutsche MwSt als Schweizer Vorsteuer abgezogen
Die 7 % deutsche MwSt auf Beherbergung darf nicht in der Schweizer MWST-Abrechnung als Vorsteuer geltend gemacht werden. Wer das trotzdem tut, riskiert eine Nachforderung durch die ESTV. Die deutsche MwSt wird als Teil des Aufwands verbucht oder über das BZSt-Vergütungsverfahren separat zurückgefordert.
Fehler 4: Währungsumrechnung mit willkürlichem Kurs
Manche Mitarbeitende rechnen EUR-Beträge mit einem geschätzten Kurs oder dem Google-Kurs zum Zeitpunkt der Spesenabrechnung um. Massgebend ist der Devisenkurs am Rechnungsdatum oder der effektive Kreditkartenkurs. Das Spesenreglement muss die Methode festlegen, und der verwendete Kurs muss dokumentiert sein.
Fehler 5: Keine Angemessenheitsprüfung bei Luxushotels
Ohne interne Obergrenze im Spesenreglement fehlt die Handhabe, überhöhte Hotelkosten abzulehnen. Die ESTV kann bei offensichtlich unangemessenen Übernachtungskosten den Geschäftsaufwand kürzen. KMU sollten im Spesenreglement Richtwerte pro Nacht und ein Genehmigungsverfahren für Ausnahmen festlegen.
05.Häufige Fragen
Gibt es eine Schweizer Pauschale für Übernachtungskosten in Deutschland?
Nein, die Schweiz kennt keine Übernachtungspauschale für Dienstreisen ins Ausland. Übernachtungskosten werden immer effektiv auf Basis der Hotelrechnung abgerechnet. Das unterscheidet sie von den Verpflegungskosten, für die Tagespauschalen zulässig sind.
Kann ein Schweizer KMU die deutsche Hotel-MwSt zurückfordern?
Ja, über das Vorsteuervergütungsverfahren beim deutschen Bundeszentralamt für Steuern (BZSt). Der Antrag muss elektronisch über das BZSt-Portal eingereicht werden. Die Frist endet am 30. September des Folgejahres. Ob sich der Aufwand lohnt, hängt vom Gesamtvolumen der deutschen Reisekosten ab.
Wie wird das Frühstück abgezogen, wenn der Hotelpreis inklusive Frühstück ist?
Wenn das Hotel keinen separaten Frühstückspreis ausweist, wird in der Praxis ein pauschaler Abzug von rund EUR 20 pro Person und Tag angesetzt. Dieser Betrag wird als Verpflegungskosten verbucht. Weist das Hotel den Frühstückspreis separat aus, gilt dieser Betrag.
Darf ein Mitarbeitender statt im Hotel bei Airbnb übernachten?
Grundsätzlich ja, sofern das Spesenreglement alternative Unterkünfte nicht ausschliesst. Voraussetzung ist eine ordnungsgemässe Rechnung mit Adresse, Übernachtungsdaten und MwSt-Ausweis. Die Airbnb-Servicegebühr wird separat als allgemeiner Reiseaufwand verbucht.
Welchen Wechselkurs verwende ich für die Umrechnung der Hotelrechnung?
Massgebend ist der Devisenkurs am Tag der Rechnungsstellung oder der effektive Kurs der Kreditkartenabrechnung. Die gewählte Methode muss im Spesenreglement festgelegt und einheitlich angewendet werden. Der verwendete Kurs ist auf der Spesenabrechnung zu dokumentieren.
Muss die Hotelrechnung auf den Firmennamen lauten?
Zwingend vorgeschrieben ist das nicht, aber empfehlenswert. Eine Rechnung auf den Firmennamen erleichtert die Verbuchung als Geschäftsaufwand und reduziert Rückfragen bei einer Steuerprüfung. Viele Hotels stellen die Rechnung auf Wunsch beim Check-in auf die Firma aus.