Übernachtungskosten Deutschland: MwSt, Spesenregeln, Rückerstattung
Deutsche Hotelrechnungen (7 % MwSt auf die Beherbergung) sind als betriebliche Kosten abzugsfähig, begründen aber keinen Schweizer Vorsteuerabzug; die deutsche MwSt lässt sich beim BZSt zurückfordern. Eine ESTV-Übernachtungspauschale für Deutschland gibt es nicht: Nach Rz 52 der Wegleitung zum Lohnausweis werden Übernachtungen gegen Beleg vergütet. Für Schweizer KMU mit regelmässigen Geschäftsreisen nach Deutschland lohnt sich deshalb ein genauer Blick auf die Effektivabrechnung mit Originalbeleg und auf die Frage, wann ein genehmigtes Spesenreglement eine Pauschale erlaubt. Entscheidend ist, dass die steuerliche Behandlung in der Schweiz und die MwSt-Rückforderung in Deutschland zwei getrennte Vorgänge sind.
01.Deutsche Hotelrechnungen: 7 % MwSt und steuerliche Behandlung
Hotels in Deutschland stellen die reine Beherbergungsleistung mit dem ermässigten deutschen Mehrwertsteuersatz von 7 % in Rechnung. Zusatzleistungen wie Frühstück, Minibar oder Parkplatzgebühren unterliegen dagegen dem regulären Satz von 19 %. Auf einer typischen Hotelrechnung sind diese Positionen getrennt ausgewiesen – eine Unterscheidung, die für die spätere MwSt-Rückforderung relevant ist.
Für Schweizer Unternehmen gilt: Die deutsche Mehrwertsteuer begründet keinen Vorsteuerabzug in der Schweiz. Das Schweizer MWSTG erfasst nur inländische Vorsteuern. Die gesamte Hotelrechnung – inklusive der darin enthaltenen deutschen MwSt – ist jedoch als betrieblicher Aufwand gewinnsteuerlich abzugsfähig. Das Unternehmen verbucht den Bruttobetrag als Reisekosten und mindert damit den steuerbaren Gewinn.
Steuerliche Behandlung deutscher Hotelkosten in der Schweiz
Wichtig: Die Hotelrechnung muss auf den Firmennamen lauten, damit der gewinnsteuerliche Abzug reibungslos funktioniert. Rechnungen auf den Privatnamen des Mitarbeitenden können bei einer Steuerrevision zu Rückfragen führen, auch wenn die Erstattung intern korrekt verbucht wurde.
02.Übernachtung Deutschland: effektiv oder pauschal?
Die ESTV publiziert keine Übernachtungspauschalen für Deutschland oder andere Länder. Nach Rz 52 der Wegleitung zum Lohnausweis werden Übernachtungen gegen Beleg vergütet – im In- wie im Ausland. Das SSK-Muster-Spesenreglement sieht ein Hotel der Mittelklasse vor, effektiv gegen Originalbeleg; private Übernachtungen effektiv bis CHF 80 oder pauschal CHF 60 für ein Geschenk. Eine Übernachtungspauschale ist nur möglich, wenn ein vom Sitzkanton genehmigtes Reglement sie vorsieht. Einen Überblick über weitere Länder bietet die Seite Auslandsspesen nach Land.
Bei der Effektivabrechnung ist der Originalbeleg zwingend erforderlich. Massstab ist nach SSK-Muster ein Hotel der Mittelklasse; ob und bis zu welchem Betrag teurere Hotels vergütet werden, regelt das Spesenreglement – im Zweifel in Absprache mit der kantonalen Steuerverwaltung.
Effektivabrechnung und Pauschale im Vergleich
Ein Rechenbeispiel: Ein Mitarbeitender übernachtet drei Nächte in München. Das Hotel kostet EUR 140 pro Nacht (brutto, inkl. 7 % MwSt auf Beherbergung). Das Unternehmen erstattet effektiv 3 x EUR 140 = EUR 420 und kann darin enthaltene deutsche MwSt von rund EUR 27 im Vergütungsverfahren geltend machen, sofern über das ganze Jahr der Mindestbetrag erreicht wird.
Eine jährliche Prüfung von ESTV-Länderansätzen erübrigt sich, weil es keine gibt. Prüfen Sie stattdessen, ob Ihr Spesenreglement die Übernachtung im Ausland klar regelt, und lassen Sie abweichende Ansätze vom Sitzkanton genehmigen.
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Mehr erfahren →03.Vergütungsverfahren: deutsche MwSt beim BZSt zurückfordern
Schweizer Unternehmen können die in Deutschland bezahlte Mehrwertsteuer über das sogenannte Drittstaaten-Erstattungsverfahren (13. EU-Richtlinie) zurückfordern. Für Hotelübernachtungen betrifft dies die 7 % MwSt auf die reine Beherbergungsleistung. Die 19 % auf Frühstück und andere Nebenleistungen sind ebenfalls erstattungsfähig, sofern sie separat auf der Rechnung ausgewiesen sind.
- Antragsfrist: Der Erstattungsantrag ist binnen sechs Monaten nach Ablauf des Kalenderjahres, also bis 30. Juni des Folgejahres, elektronisch beim deutschen Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) zu stellen (§ 61a UStDV). Das elektronische Verfahren über das Portal des Ansässigkeitsstaats mit Frist 30. September gilt nur für EU-Unternehmen.
- Mindestbetrag: Die beantragte Vergütung muss mindestens EUR 1000 betragen; ist der Vergütungszeitraum das Kalenderjahr oder der letzte Zeitraum des Jahres, mindestens EUR 500 (§ 61a UStDV).
- Originalbelege: Rechnungen über EUR 250 sind im elektronischen Verfahren hochzuladen. Das BZSt kann verlangen, dass Vorsteuerbeträge durch Originalrechnungen nachgewiesen werden.
- Unternehmerbescheinigung: Die ESTV stellt eine Unternehmerbescheinigung aus, die dem Antrag beiliegen muss. Diese bestätigt, dass der Antragsteller in der Schweiz als steuerpflichtige Person registriert ist.
- Bearbeitungsdauer: Das BZSt hat vier Monate ab Eingang des vollständigen Antrags Zeit für die Bearbeitung. In der Praxis dauert es häufig sechs bis acht Monate.
Der Antrag kann direkt beim BZSt oder über spezialisierte Dienstleister eingereicht werden. Für KMU mit wenigen Deutschlandreisen pro Jahr lohnt sich die Eigenabwicklung, sofern die Belege sauber gesammelt und die Rechnungsanforderungen eingehalten werden. Bei grösseren Volumen kann ein Dienstleister den Prozess effizienter gestalten.
Voraussetzung für die Rückforderung ist, dass das Unternehmen in Deutschland keine steuerbaren Umsätze erbringt. Unterhält ein Schweizer KMU beispielsweise eine Betriebsstätte in Deutschland, muss die MwSt über die reguläre deutsche Steuererklärung als Vorsteuer geltend gemacht werden – das Erstattungsverfahren ist dann nicht anwendbar.
04.Häufige Fehler
Fehler 1: Rechnung auf Privatnamen statt Firmennamen
Wird die Hotelrechnung auf den Namen des Mitarbeitenden statt auf die Firma ausgestellt, kann der gewinnsteuerliche Abzug bei einer Revision beanstandet werden. Zudem ist eine MwSt-Rückforderung in Deutschland nur möglich, wenn die Rechnung den Firmennamen und die Adresse des Unternehmens enthält. Mitarbeitende sollten beim Check-in konsequent die Firmendaten angeben.
Fehler 2: Pauschalabrechnung und MwSt-Rückforderung kombinieren
Wer Übernachtungen pauschal gemäss Reglement abrechnet, hat keine Hotelrechnung – und kann folglich keine deutsche MwSt zurückfordern. Die beiden Methoden schliessen sich gegenseitig aus. Unternehmen, die die MwSt-Rückforderung nutzen möchten, rechnen effektiv mit Originalbeleg ab.
Fehler 3: Frühstück nicht separat ausweisen lassen
Viele Hotels bieten Übernachtung inklusive Frühstück als Pauschalpreis an. Für die korrekte steuerliche Behandlung muss das Frühstück separat ausgewiesen sein, da es dem höheren MwSt-Satz von 19 % unterliegt. Ohne Aufschlüsselung kann das BZSt den Erstattungsantrag kürzen oder ablehnen.
Fehler 4: Antragsfrist 30. Juni verpasst
Für Schweizer Unternehmen endet die Frist für die Vergütung der deutschen MwSt am 30. Juni des Folgejahres – nicht am 30. September, der nur für EU-Unternehmen gilt. Wer die Frist verpasst, verliert den Anspruch. Ein jährlicher Kalendereintrag und die laufende Belegsammlung verhindern diesen kostspieligen Fehler.
Fehler 5: Währungsumrechnung zum falschen Kurs
Deutsche Hotelrechnungen lauten auf EUR und müssen für die Schweizer Buchhaltung in CHF umgerechnet werden. Massgebend ist der Kurs am Tag der Zahlung oder der monatliche Durchschnittskurs der ESTV. Ein falscher Umrechnungskurs verfälscht den Betriebsaufwand und kann bei der Steuerveranlagung korrigiert werden.
05.Häufige Fragen
Muss ich für ein deutsches Hotel die Rechnung auf den Firmennamen ausstellen lassen?
Ja, für den gewinnsteuerlichen Abzug und insbesondere für die MwSt-Rückforderung in Deutschland muss die Rechnung den vollständigen Firmennamen und die Geschäftsadresse enthalten. Rechnungen auf den Privatnamen des Mitarbeitenden genügen den formellen Anforderungen des BZSt nicht. Weisen Sie Ihre Mitarbeitenden an, beim Check-in die Firmendaten anzugeben.
Kann ich die deutsche MwSt auf Hotelkosten in der Schweizer MWST-Abrechnung als Vorsteuer abziehen?
Nein, das Schweizer MWSTG erlaubt den Vorsteuerabzug nur für inländische Mehrwertsteuer. Die deutsche MwSt auf Hotelrechnungen kann ausschliesslich im Vergütungsverfahren beim deutschen Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) zurückgefordert werden.
Lohnt sich die MwSt-Rückforderung bei wenigen Übernachtungen pro Jahr?
Das hängt vom Gesamtbetrag ab. Für Schweizer Unternehmen beträgt der Mindestbetrag EUR 500 bei einem Jahresantrag (§ 61a UStDV). Bei einem Hotelpreis von EUR 140 pro Nacht (brutto) ergibt sich eine MwSt von rund EUR 9, der Mindestbetrag wird also erst ab etwa 55 Übernachtungen pro Jahr erreicht – oder zusammen mit weiteren deutschen Belegen.
Wie rechne ich die EUR-Hotelrechnung für die Schweizer Buchhaltung in CHF um?
Massgebend ist der Kurs am Tag der Zahlung (Kreditkartenabrechnung) oder der monatliche Durchschnittskurs der ESTV. Beide Methoden sind zulässig, das Unternehmen muss sich jedoch innerhalb eines Geschäftsjahres für eine Methode entscheiden und diese konsistent anwenden.
Werden Airbnb oder Ferienwohnungen gleich behandelt wie ein Hotel?
Ja, sofern der Aufenthalt geschäftlich begründet ist, werden auch Airbnb oder Ferienwohnungen effektiv gegen Beleg vergütet; eine ESTV-Übernachtungspauschale gibt es dafür nicht. Massgebend ist das Spesenreglement. Für die Abrechnung braucht es einen Beleg mit Betrag, Datum und Leistung.