Spesen Grossbritannien 2026: Ansätze, VAT-Rückerstattung und Umrechnung

Schickt eine Schweizer Firma Mitarbeitende nach Grossbritannien, gilt Schweizer Recht: Der Arbeitgeber ersetzt die notwendigen Auslagen (Art. 327a OR), und ob die Vergütungen steuerfrei bleiben, richtet sich nach der Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises der ESTV. Britische Regeln für Arbeitgeber in Grossbritannien sind dafür nicht massgebend.

• Effektiv gegen Beleg: Die tatsächlichen Kosten werden mit Originalbeleg vergütet. Das ist der Grundsatz, den auch das Muster-Spesenreglement der SSK vorsieht.
• Einzelfallpauschalen: Pauschalen pro Mahlzeit oder Tag sind möglich, solange sie die Vorgaben von Rz 52 der Wegleitung einhalten. Voraussetzung ist eine tatsächliche Reisetätigkeit.
• Genehmigtes Spesenreglement: Wer andere oder höhere Ansätze vergüten will, braucht ein vom Sitzkanton genehmigtes Spesenreglement. Ist die Lage unklar, entscheidet die kantonale Steuerverwaltung.

Offizielle Spesenansätze speziell für Grossbritannien gibt es für Schweizer Firmen nicht – auch keine «ESTV-Diätentabelle» mit Länderpauschalen. Üblich sind die Werte aus der Wegleitung zum Lohnausweis und aus dem Muster-Spesenreglement der Schweizerischen Steuerkonferenz (SSK). Beide unterscheiden nicht zwischen Inland und Ausland.

Werden alle Vorgaben von Rz 52 eingehalten, genügt im Lohnausweis ein Kreuz bei Ziffer 13.1.1. Sind sie nicht erfüllt oder liegt kein genehmigtes Spesenreglement vor, müssen die effektiv vergüteten Spesen betragsmässig angegeben werden. Höhere Ansätze – etwa für teure Städte – setzen ein vom Sitzkanton genehmigtes Spesenreglement voraus.

• Unterkunft: Hotelkosten werden effektiv gegen Originalbeleg vergütet. Für eine VAT-Rückerstattung braucht es eine Rechnung mit VAT-Nummer des Hotels, Steuersatz und Steuerbetrag.
• Frühstück: Ist das Frühstück im Hotelpreis inbegriffen, wird es nicht zusätzlich vergütet.
• Verpflegung: Pauschal oder effektiv, je nach Spesenreglement. Restaurants müssen auf alles, was vor Ort gegessen wird, VAT verrechnen; der Normalsatz beträgt 20 %.
• Transport: Bahn, Flug, Taxi und öffentlicher Verkehr gegen Beleg.

Quellen: GOV.UK, Rates of VAT on different goods and services (aktualisiert am 10. Juli 2026) und VAT rates.

Die in Grossbritannien bezahlte VAT ist in der Schweizer MWST-Abrechnung nicht als Vorsteuer abziehbar. Unternehmen ohne Sitz und ohne VAT-Registrierung in Grossbritannien können sie aber bei der britischen Steuerbehörde HMRC zurückfordern (VAT Notice 723A).

• Voraussetzungen: Keine VAT-Registrierung, keine Registrierungspflicht und kein Geschäftssitz in Grossbritannien. Zudem muss das eigene Land britischen Firmen vergleichbare Erstattungen gewähren; die ESTV führt Grossbritannien auf ihrer Gegenrechtsliste (Stand März 2025).
• Antrag: Formular VAT65A, elektronisch über den HMRC-Dienst SDES oder per Post. Ein Fiskalvertreter ist nicht nötig; ein bevollmächtigter Vertreter ist möglich.
• Bestätigung der Unternehmereigenschaft: Beim ersten Antrag ist eine Bestätigung (certificate of status, etwa Formular VAT66A) beizulegen; sie ist 12 Monate gültig. In der Schweiz stellt die ESTV dafür eine Unternehmensbescheinigung aus.
• Erstattungsjahr und Frist: Das Erstattungsjahr läuft vom 1. Juli bis 30. Juni; der Antrag muss bis 31. Dezember danach eingereicht sein. Die Frist wird strikt angewendet.
• Mindestbeträge: GBP 130 für einen Zeitraum ab drei Monaten, GBP 16 für das ganze Erstattungsjahr.
• Nicht erstattet: Unter anderem Bewirtung und Kundeneinladungen sowie die meisten Geschäftsautos.

Quellen: GOV.UK, Refunds of UK VAT for non-UK businesses (VAT Notice 723A), aktualisiert am 1. Oktober 2026; ESTV, Länderliste Gegenrecht (Formular 1224_01, Stand 03/2025).

Mit welchem Kurs Belege in GBP umgerechnet werden, legt das Spesenreglement fest. Einfach und nachvollziehbar ist der ESTV-Monatsmittelkurs des Monats, in dem die Ausgabe angefallen ist. Die aktuellen Kurse finden Sie auf der Seite ESTV-Monatsmittelkurse.

Bei Kartenzahlung entspricht der erstattete Betrag in der Regel dem belasteten CHF-Betrag. Wie die umgerechneten Beträge verbucht werden, zeigt der Leitfaden Fremdwährungsspesen korrekt buchen.

Annahmen: Eine Mitarbeiterin fliegt am Dienstagmorgen nach London und kehrt am Mittwochabend zurück. Der Flug wird über die Firma gebucht und erscheint nicht in der Spesenabrechnung. Hotel und Bahn werden effektiv gegen Beleg vergütet, die Mahlzeiten mit Einzelfallpauschalen von CHF 30 gemäss Rz 52. Das Frühstück ist im Hotelpreis inbegriffen. Die Pfund-Beträge sind Beispielwerte; umgerechnet wird mit dem aktuellen ESTV-Monatsmittelkurs.

Weil alle Vergütungen die Vorgaben von Rz 52 einhalten, genügt im Lohnausweis ein Kreuz bei Ziffer 13.1.1. Die Hotelrechnung mit VAT-Ausweis kann zusätzlich für einen Antrag bei HMRC verwendet werden.