Auslandsspesen nach Land: Was Schweizer Firmen beachten müssen
Ob Paris, München oder Wien: Wenn Mitarbeitende einer Schweizer Firma geschäftlich ins Ausland reisen, gelten für die Spesen grundsätzlich dieselben Regeln wie im Inland. Diese Seite fasst zusammen, was bei Auslandsreisen dazukommt – Fremdwährung, ausländische Mehrwertsteuer und Belege –, und führt zu den Länderseiten.
01.Grundsätze für Geschäftsreisen ins Ausland
Der Arbeitgeber ersetzt alle Auslagen, die durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehen (Art. 327a OR). Wie das geschieht und was steuerfrei bleibt, regeln das Spesenreglement der Firma und die Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises der ESTV.
- Effektive Kosten oder Pauschalen: Spesen werden gegen Beleg oder mit Einzelfallpauschalen vergütet. Hält die Firma die Vorgaben von Rz 52 der Wegleitung ein, genügt im Lohnausweis ein Kreuz bei Ziffer 13.1.1. Das gilt für Reisen im In- und Ausland gleichermassen.
- Spesenreglement: Höhere oder andere Ansätze braucht ein vom Sitzkanton genehmigtes Spesenreglement. Grundlage sind die Mustervorlagen der Schweizerischen Steuerkonferenz (SSK); im Zweifel entscheidet die kantonale Steuerverwaltung.
- Fremdwährung: Belege in EUR, USD oder anderen Währungen werden nach der im Reglement festgelegten Methode in CHF umgerechnet – zum Beispiel mit dem ESTV-Monatsmittelkurs des Ausgabemonats.
- Ausländische MWST: Die im Ausland bezahlte Mehrwertsteuer ist in der Schweizer MWST-Abrechnung nicht als Vorsteuer abziehbar. Zurückfordern lässt sie sich nur im jeweiligen Land, mit dem dortigen Verfahren.
02.Länder im Überblick
Für diese Länder gibt es eigene Seiten mit den Besonderheiten für Schweizer Firmen:
- Frankreich: Richtwerte mit Quelle, Unterkunft und Transport, französische TVA zurückholen (mit Fiskalvertreter), Rechenbeispiel Paris.
- Deutschland: Reisekosten, Belege, Umrechnung und deutsche Umsatzsteuer für Schweizer KMU.
- Österreich: Reisekosten, österreichische USt-Rückerstattung und Doppelbesteuerungsabkommen.
- USA: Richtwerte mit Quelle, Trinkgeld und Belege, Sales Tax, Rechenbeispiel New York.
- Grossbritannien: Richtwerte mit Quelle, britische VAT bei der HMRC zurückholen (ohne Fiskalvertreter), Rechenbeispiel London.
Auslandsspesen in jeder Währung erfassen und in CHF abrechnen mit der Spesen App → Spesenbelege erfassen, einreichen, prüfen und freigeben.
Mehr erfahren →03.Auslandsreise abrechnen: Schritt für Schritt
So rechnen Mitarbeitende und Buchhaltung eine Geschäftsreise ins Ausland sauber ab.
Schritt 1: Spesenreglement prüfen
Vor der Reise klären, ob das Reglement Pauschalen oder effektive Kosten vorsieht, welche Richtwerte gelten und mit welchem Kurs Fremdwährungen umgerechnet werden.
Schritt 2: Belege vollständig sammeln
Hotel, Bahn, Flug und weitere Auslagen gegen Originalbeleg. Wer ausländische MWST zurückfordern will, braucht Rechnungen mit den im jeweiligen Land vorgeschriebenen Angaben, möglichst auf den Firmennamen.
Schritt 3: In CHF umrechnen
Die Beträge nach der im Reglement festgelegten Methode umrechnen, zum Beispiel mit dem ESTV-Monatsmittelkurs des Monats, in dem die Ausgabe angefallen ist.
Schritt 4: Ausländische MWST prüfen
Bei grösseren Beträgen prüfen, ob sich die Rückerstattung im Reiseland lohnt. Verfahren, Fristen und Mindestbeträge unterscheiden sich je nach Land.
04.Häufige Fehler
Fehler 1: Ausländische Pauschalen übernehmen
Tabellen wie die deutschen Verpflegungspauschalen gelten für Arbeitgeber in Deutschland. Für eine Schweizer Firma sind das Spesenreglement und die Wegleitung zum Lohnausweis massgebend.
Fehler 2: Ausländische MWST als Vorsteuer abziehen
Die im Ausland bezahlte MWST gehört nicht in die Schweizer MWST-Abrechnung. Sie kann nur über das Verfahren des jeweiligen Landes zurückgefordert werden.
05.Häufige Fragen
Gibt es offizielle Spesenansätze pro Land für Schweizer Firmen?
Nein. Weder die ESTV noch die Schweizerische Steuerkonferenz publizieren Länderansätze für Schweizer Arbeitgeber. Massgebend sind das Spesenreglement der Firma und die Vorgaben der Wegleitung zum Lohnausweis, die für In- und Auslandsreisen gleich gelten.
Kann eine Schweizer Firma ausländische Mehrwertsteuer zurückfordern?
Oft ja, aber nur im jeweiligen Land und nach dessen Verfahren. Die ESTV ist dafür nicht zuständig; sie stellt auf Anfrage eine Unternehmensbescheinigung aus, die für Anträge im Ausland verwendet werden kann.
Mit welchem Kurs werden Belege in Fremdwährung umgerechnet?
Mit der Methode, die das Spesenreglement festlegt – etwa dem ESTV-Monatsmittelkurs des Ausgabemonats. Bei Kartenzahlungen entspricht der erstattete Betrag in der Regel dem belasteten CHF-Betrag.