Was sind absetzbare Spesen: Kategorien, Grenzen und Privatanteil
Absetzbare Spesen sind beruflich veranlasste Auslagen, die Arbeitnehmende im Zusammenhang mit ihrer Tätigkeit tragen und die der Arbeitgeber gemäss Art. 327a OR erstatten muss. Die Erstattungspflicht gilt unabhängig davon, ob ein schriftliches Spesenreglement vorliegt, und umfasst sämtliche notwendigen und angemessenen Kosten.
Entscheidend für die Absetzbarkeit ist die geschäftliche Veranlassung: Eine Auslage muss direkt mit der Arbeitsleistung zusammenhängen und darf keinen überwiegend privaten Charakter haben. Diese Abgrenzung zwischen beruflichem und privatem Anteil ist in der Praxis die häufigste Fehlerquelle bei der Spesenabrechnung.
01.Rechtliche Grundlage: Art. 327a OR und Spesenreglement
Die Pflicht zur Spesenerstattung ergibt sich direkt aus dem Obligationenrecht. Art. 327a Abs. 1 OR hält fest, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen hat. Diese Bestimmung ist zwingend und kann vertraglich nicht zuungunsten der Arbeitnehmenden abgeändert werden.
Ein genehmigtes Spesenreglement konkretisiert die Erstattung und regelt Pauschalen, Obergrenzen und Belegpflichten. Seit 2026 müssen Spesenreglemente inhaltlich den SSK-Mustervorlagen entsprechen, damit die kantonale Steuerverwaltung sie genehmigt. Ein genehmigtes Reglement hat den Vorteil, dass Pauschalspesen ohne Einzelnachweis steuerfrei ausbezahlt werden können.
Fehlt ein Spesenreglement, bleibt die Erstattungspflicht bestehen. In diesem Fall müssen Arbeitnehmende sämtliche Auslagen mit Einzelbelegen nachweisen, und der Arbeitgeber muss die effektiven Kosten vergüten. Pauschalzahlungen ohne genehmigtes Reglement gelten steuerlich als Lohnbestandteil.
02.Welche Spesenkategorien sind absetzbar?
Die absetzbaren Spesenkategorien lassen sich in klar definierte Gruppen einteilen. Massgebend ist immer, dass die Auslage geschäftlich notwendig war und in einem direkten Zusammenhang mit der Arbeitsleistung steht.
- Reisekosten — Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln, Kilometerpauschale für das Privatfahrzeug (CHF 0.75/km ab 2026), Mietwagen, Parkgebühren und Mautkosten bei geschäftlich veranlassten Reisen.
- Verpflegung — Mehrkosten für Mahlzeiten bei auswärtiger Tätigkeit. Die Pauschale beträgt CHF 30.-- pro Tag ohne Belegpflicht. Wird am Arbeitsort gegessen, besteht kein Anspruch.
- Übernachtung — Hotelkosten bei mehrtägigen Geschäftsreisen oder Einsätzen ausserhalb des üblichen Arbeitsortes. Die Kosten müssen angemessen sein und mit Beleg nachgewiesen werden.
- Repräsentationsspesen — Geschäftsessen, Kundengeschenke und Bewirtungskosten. Steuerlich anerkannt bis maximal 5 Prozent des Bruttolohns ab CHF 6000 pro Jahr, absolutes Maximum CHF 24 000 pro Jahr.
- Kommunikation und IT — Geschäftliche Telefon- und Internetkosten, Mobilfunkgebühren im Ausland, beruflich notwendige Software-Lizenzen und IT-Zubehör.
- Arbeitsmittel und Material — Beruflich notwendige Werkzeuge, Fachliteratur, Büromaterial und Schutzausrüstung, sofern der Arbeitgeber diese nicht direkt zur Verfügung stellt.
- Weiterbildung und Konferenzen — Kursgebühren, Konferenztickets, Prüfungsgebühren und damit verbundene Reise- und Übernachtungskosten, sofern die Weiterbildung beruflich veranlasst ist.
- Homeoffice-Kosten — Anteilige Kosten für Strom, Internet und Arbeitsplatzeinrichtung bei regelmässiger Heimarbeit. Die Absetzbarkeit hängt davon ab, ob der Arbeitgeber einen geeigneten Arbeitsplatz zur Verfügung stellt.
- Kleinspesen — Geringfügige Auslagen wie Trinkgelder, Garderobengebühren oder Kopierkosten. Die Tagespauschale beträgt CHF 20.-- ohne Einzelnachweis.
Absetzbare Spesen korrekt erfassen und abrechnen mit der Spesen App→ Spesenbelege erfassen, einreichen, prüfen und freigeben.
Mehr erfahren →03.Was ist nicht absetzbar? Abgrenzung zum Privatanteil
Nicht jede Auslage, die im Zusammenhang mit der Arbeit steht, ist automatisch absetzbar. Die Grenze verläuft dort, wo der private Nutzen überwiegt oder die Kosten ohnehin anfallen würden. Die korrekte Abgrenzung ist steuerlich relevant, denn falsch deklarierte Privatanteile können bei einer Revision als verdeckter Lohn qualifiziert werden.
Absetzbar vs. nicht absetzbar: Typische Abgrenzungsfälle
Bei gemischt genutzten Gütern wie Mobiltelefon, Laptop oder Fahrzeug muss der Privatanteil geschätzt und abgezogen werden. Ein Beispiel: Nutzt eine Mitarbeiterin ihr privates Mobiltelefon zu 60 Prozent geschäftlich, sind nur 60 Prozent der monatlichen Kosten als Spese absetzbar. Die Schätzung muss plausibel und dokumentiert sein.
04.Aktuelle Pauschalen und Ansätze 2026
Die ESTV und die Schweizerische Steuerkonferenz (SSK) legen verbindliche Pauschalsätze fest, die bei genehmigtem Spesenreglement ohne Einzelbeleg ausbezahlt werden dürfen. Ab 1. Januar 2026 gelten aktualisierte Werte. Bereits genehmigte Reglemente mit dem bisherigen Kilometeransatz von CHF 0.70 brauchen keine neue Genehmigung.
Pauschalsätze gemäss ESTV/SSK ab 1.1.2026
Ein konkretes Beispiel: Ein Aussendienstmitarbeiter fährt an einem Tag 120 Kilometer mit dem Privatfahrzeug zu zwei Kundenbesuchen und isst auswärts zu Mittag. Seine absetzbaren Spesen betragen CHF 90.-- für die Fahrt (120 km x CHF 0.75) plus CHF 30.-- Verpflegungspauschale, insgesamt CHF 120.-- für diesen Tag. Dazu kommen allfällige Parkgebühren gegen Beleg.
05.Häufige Fehler
Fehler 1: Arbeitsweg als Geschäftsreise deklarieren
Der tägliche Weg zwischen Wohnort und Arbeitsplatz ist keine absetzbare Spese, sondern eine Privatauslage. Wird er trotzdem als Geschäftsreise abgerechnet, droht bei einer Steuerrevision eine Aufrechnung als Lohnbestandteil. Geschäftsreisen beginnen erst ab dem regulären Arbeitsort oder bei direkter Fahrt zu einem Kunden.
Fehler 2: Privatanteil bei gemischt genutzten Gütern nicht abziehen
Wer das private Mobiltelefon oder den eigenen Laptop auch geschäftlich nutzt, darf nur den beruflichen Anteil als Spese geltend machen. Ohne dokumentierte Schätzung des Privatanteils riskiert das Unternehmen, dass die gesamte Erstattung als Lohn aufgerechnet wird. Eine schriftliche Nutzungsvereinbarung schafft Klarheit.
Fehler 3: Pauschalspesen ohne genehmigtes Reglement auszahlen
Pauschale Spesenentschädigungen sind nur dann steuerfrei, wenn ein von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigtes Spesenreglement vorliegt. Ohne Genehmigung gelten Pauschalen als Lohnbestandteil und müssen im Lohnausweis deklariert sowie mit Sozialversicherungsbeiträgen belastet werden.
Fehler 4: Repräsentationsspesen ohne Geschäftszweck abrechnen
Geschäftsessen und Kundengeschenke sind nur absetzbar, wenn ein konkreter geschäftlicher Anlass dokumentiert ist. Fehlt die Angabe der Teilnehmenden und des Zwecks auf dem Beleg, kann die Steuerbehörde die Absetzbarkeit verweigern. Auf jedem Bewirtungsbeleg sollten Name der Gäste, Firma und Anlass vermerkt sein.
Fehler 5: Verpflegungspauschale am regulären Arbeitsort beanspruchen
Die Verpflegungspauschale von CHF 30.-- steht nur bei auswärtiger Tätigkeit zu, also wenn Arbeitnehmende nicht an ihrem üblichen Arbeitsort essen können. Wer im Büro arbeitet und in der Kantine oder im Restaurant nebenan isst, hat keinen Anspruch auf eine Verpflegungsspese.
06.Häufige Fragen
Muss mein Arbeitgeber Spesen erstatten, auch wenn es kein Spesenreglement gibt?
Ja. Die Erstattungspflicht ergibt sich direkt aus Art. 327a OR und ist zwingend. Ohne Spesenreglement müssen Arbeitnehmende die Auslagen mit Einzelbelegen nachweisen. Der Arbeitgeber muss dann die effektiven Kosten vergüten, kann aber keine steuerfreien Pauschalen auszahlen.
Sind Parkgebühren bei Geschäftsterminen absetzbare Spesen?
Parkgebühren bei geschäftlich veranlassten Fahrten sind absetzbar und werden zusätzlich zur Kilometerpauschale erstattet. Voraussetzung ist ein Beleg (Parkticket oder Quittung) und die Zuordnung zu einem konkreten Geschäftstermin. Parkbussen hingegen sind nie absetzbar.
Kann ich Spesen für Weiterbildung absetzen, die ich selbst gewählt habe?
Entscheidend ist, ob die Weiterbildung beruflich veranlasst ist und im Interesse des Arbeitgebers liegt. Eine vom Arbeitgeber angeordnete oder genehmigte Weiterbildung ist klar absetzbar. Bei selbst gewählten Kursen hängt die Absetzbarkeit davon ab, ob ein direkter Bezug zur aktuellen Tätigkeit besteht und ob der Arbeitgeber die Kosten übernimmt.
Wie weise ich den Privatanteil bei meinem Geschäftshandy nach?
Der Privatanteil wird in der Regel prozentual geschätzt. Üblich ist eine Aufteilung anhand der Nutzungsdauer oder der Anzahl privater und geschäftlicher Anrufe. Die Schätzung muss plausibel und schriftlich dokumentiert sein. Viele Unternehmen setzen einen pauschalen Privatanteil von 20 bis 40 Prozent an.
Zählen Trinkgelder als absetzbare Spesen?
Trinkgelder bei geschäftlichen Anlässen fallen unter die Kleinspesenregelung. Sie sind absetzbar, sofern sie angemessen sind, typischerweise bis 10 Prozent des Rechnungsbetrags. Bei genehmigtem Spesenreglement werden sie über die Kleinspesenspauschale von CHF 20.-- pro Tag abgedeckt.
Was passiert, wenn absetzbare Spesen falsch deklariert werden?
Falsch deklarierte Spesen können bei einer Steuerrevision als verdeckter Lohn aufgerechnet werden. Das hat Nachsteuern, Sozialversicherungsnachzahlungen und allenfalls Verzugszinsen zur Folge. Bei Vorsatz drohen zusätzlich Bussen wegen Steuerhinterziehung. Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmende tragen ein Risiko.