Spesen Deutschland 2026: Tagessätze, Umrechnung und Reglement

Welche Spesen ein Schweizer Arbeitgeber für eine Reise nach Deutschland vergütet, richtet sich nach Art. 327a OR und dem eigenen Spesenreglement, nicht nach dem Sitzland des Kunden. Rz 52 der ESTV-Wegleitung zum Lohnausweis 2026 legt fest, bis zu welchen Werten die Spesen nicht betragsmässig deklariert werden müssen – mit oder ohne genehmigtes Reglement. Diese Werte gelten für In- und Auslandsreisen gleich; eigene ESTV-Ansätze für Deutschland gibt es nicht. Höhere oder andere Ansätze setzen ein vom Sitzkanton genehmigtes Spesenreglement voraus. Einen Überblick über weitere Länder bietet die Seite Auslandsspesen nach Land.

Ein Beispiel: Eine Projektleiterin reist am Montag von Basel nach Stuttgart, übernachtet zwei Nächte im Hotel und kehrt am Mittwochabend zurück. Sie erhält für drei Tage je CHF 30 für das Mittagessen, für Montag und Dienstag je CHF 30 für das Abendessen, dreimal CHF 20 Kleinspesen sowie die Hotelrechnung und das Bahnticket effektiv. Pauschal ergibt das CHF 210 plus die belegten Kosten. Wer statt der Pauschalen die effektiven Restaurantkosten vergütet, braucht für jede Mahlzeit einen Beleg; welche Methode gilt, legt das Spesenreglement fest.

In Suchergebnissen zu Spesen Deutschland 2026 erscheinen meist die deutschen Verpflegungspauschalen nach § 9 Abs. 4a EStG (Quelle: gesetze-im-internet.de, Stand Oktober 2026). Sie regeln, was ein deutscher Arbeitgeber seinen Mitarbeitenden steuerfrei auszahlen darf. Für ein Unternehmen mit Sitz in der Schweiz sind sie nicht massgebend, taugen aber als Orientierung, ob die eigenen Ansätze marktüblich sind.

Die Schweizer Ansätze liegen deutlich über den deutschen Pauschalen, weil sie Mehrkosten pro Mahlzeit und nicht einen Tagessatz abgelten. Ein Schweizer Reglement, das die deutschen EUR-Sätze übernimmt, ist zulässig, benachteiligt aber die Mitarbeitenden. Umgekehrt dürfen Schweizer Arbeitgeber deutschen Grenzgängern, die bei ihnen angestellt sind, ebenfalls nur die Schweizer Ansätze steuerfrei auszahlen; der Lohnausweis richtet sich nach Schweizer Recht.

Belege aus Deutschland lauten auf Euro. Für die Spesenabrechnung werden sie in Schweizer Franken umgerechnet; welcher Kurs gilt, legt das Spesenreglement fest. Verbreitet ist der ESTV-Monatsmittelkurs. Bei einem Kurs von CHF 0.94 pro Euro wird eine Hotelrechnung von EUR 150 zu CHF 141.– erfasst. Bei Kartenzahlung entspricht die Erstattung in der Regel dem belasteten CHF-Betrag. Mehr dazu unter Tages- und Monatskurs der ESTV.

• Deutsche Umsatzsteuer: Die auf deutschen Belegen ausgewiesene Umsatzsteuer von 19 % beziehungsweise 7 % auf Übernachtungen ist keine Schweizer Vorsteuer und darf nicht in der Schweizer MWST-Abrechnung abgezogen werden. Der Bruttobetrag wird als Aufwand verbucht.
• Vergütungsverfahren: Schweizer Unternehmen ohne Umsätze in Deutschland beantragen die deutsche Umsatzsteuer im Vergütungsverfahren für Drittlandsunternehmer elektronisch direkt beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt), nicht über das ESTV-Portal. Frist ist sechs Monate nach Ablauf des Kalenderjahres, also der 30. Juni des Folgejahres (§ 61a UStDV). Die ESTV stellt dafür eine Unternehmensbescheinigung aus.
• Belege sichern: Hotel- und Restaurantrechnungen müssen die deutsche USt-IdNr. des Ausstellers, Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag enthalten, sonst wird die Vergütung abgelehnt.
• Spesenreglement: Das Reglement sollte für Deutschland festhalten, welche Methode gilt (Pauschale oder effektiv), welcher Umrechnungskurs verwendet wird und wann Frühstück und Abendessen vergütet werden – im SSK-Muster etwa Frühstück bei Abreise vor 07.30 Uhr, Abendessen bei auswärtiger Übernachtung oder Rückkehr nach 19.30 Uhr. Die Ansätze stehen im Reglement selbst; eine ESTV-Tabelle mit Länderansätzen, auf die man verweisen könnte, gibt es nicht.

Halten sich die Vergütungen an alle Vorgaben von Rz 52 der Wegleitung zum Lohnausweis, genügt ein Kreuz bei Ziffer 13.1.1; sind sie nicht erfüllt oder liegt kein genehmigtes Spesenreglement vor, sind die effektiv vergüteten Spesen betragsmässig anzugeben (Rz 53). Pauschalspesen für Zeitabschnitte (z. B. monatlich) gehören immer betragsmässig in Ziffer 13.2, auch mit genehmigtem Reglement; Einzelfallpauschalen nach Rz 52 fallen nicht darunter. Wer höhere Ansätze vergüten will, braucht ein vom Sitzkanton genehmigtes Spesenreglement; andere Kantone anerkennen es, wenn es auf den SSK-Mustervorlagen beruht (Rz 59).